档案管理电子化实现的路径分析

孙冬辰

黑龙江省哈尔滨水文局 黑龙江哈尔滨 150010

档案管理电子化实现的路径分析

孙冬辰

黑龙江省哈尔滨水文局 黑龙江哈尔滨 150010

随着社会的快速发展，传统意义上的档案管理越来越无法与当前社会发展过程中对档案的需求相适应，特别是电子档案的出现，其以方便、快捷及省时省力等特征有效的提高了档案管理的水平，而且档案管理电子化也成为未来档案重审工作的主要发展趋势。文中分析了档案管理电子化实施中存在的问题，并进一步对档案管理电子化实现的路径进行了具体的阐述。

档案管理；电子化；问题；路径

信息技术在档案行业中广泛应用，办公自动化及无纸化开始成为现实，这也使档案管理电子化成为档案管理工作发展的必然趋势。

电子档案主要是利用计算机来对档案信息进行记录，并将其制作成为能够供人们阅读、传输和处理的电子文件。相较于纸质档案来讲，电子档案在安全性方面还存在一定的不足之处。但由于电子档案的便捷性和高效性，有利于为人们提供更优质的档案服务，因此需要对档案管理电子化给予充分的重视，并对档案管理电子化实施过程中存在的问题进行有效解决和完善，从而使档案工作能够更好的服务于人们的工作和生活。

一、档案管理电子化实施中存在的问题

（一）没有统一的档案管理系统。当前我国档案还处于纸质档案和电子档案共存发展的局面下，在当前档案网络建设过程中，还没有统一的档案管理系统，不仅建设标准缺乏统一性，而且没有数据换的机读目录档案系统，这就对档案开发、服务和共享等工作的开展带来较大的制约影响，无法真正意义上实现档案资源的共享。

（二）不具备通用性。长期以来我国档案一直采用纸质载体的管理模式，档案管理电子化起步较晚，在建设过程中还存在许多问题，不具备通用性，各单位不仅使用的计算机型号和规格不统一，而且所选用的档案管理软件也存在较大的差异，这就导致各单位之间的资源在共享过程中面临着较大的难题。另外，当前档案管理系统软件开发存在一定的滞后性，当前还没有开发出来一个能够共同完成文件检索和管理所有文档档案信息的软件，不利于档案信息管理中快速编辑的实现，也给我国档案管理电子化的发展带来了较大的阻碍。

（三）档案管理缺乏标准性和规范性。档案管理电子化的实现，需要从强化档案管理标准化和规范化的工作入手。但当前档案管理中，长期以来对纸质档案管理缺乏重视，这也使档案管理整体质量不高，缺乏规范性，各类档案著录细则缺乏相容性，而且系统软件移植性也较差，不同的档案管理系统都是针对自身的需求来对档案信息进行归纳管理，从而导致档案管理缺乏标准性和规范性。

（四）档案管理人员的素质有待提高。在档案管理电子化实施过程中需要由具有较强综合素质的档案管理人才的支持。档案管理人员不仅要具备专业的档案管理知识，而且能够对计算机进行操作，掌握各类先进的技术。但在当前许多档案管理部门中，档案管理人员整体技术水平较低，复合型人才缺乏，部分人员对接技术接受能力较差，因此即使配置了现代化的档案管理设备，也无法有效的发挥出设备的重要作用，这对档案管理电子化的实现带来了较大的影响。

二、档案管理电子化实现的路径

（一）加强档案管理的标准化、规范化。在推进档案管理电子化的过程中，主要问题不是硬件设备的不完善，而是软件的功能与单位的实际工作不一致，使用中有许多不便的地方，存在档案标准化、规范化滞后和应用软件太多太乱等问题，对整体应用水平的提高带来了较大的不利影响。要推进档案电子化建设，必须考虑档案工作的各个方面和细节，做到档案标准化、规范化，才能发挥系统的作用。

（二）建立电子档案的资源共享平台。建立统一、完善的电子档案管理制度的目的，是为了使电子档案信息能够更好地被人们所利用，能够更好的进行资源的共享。因此，建立电子档案的资源共享平台就成了目前电子档案管理工作迫在眉睫、亟待解决的问题。例如，可以在单位内部的局域网服务器上建立一个专门的区域，为电子档案的共享提供平台，并按部门或者档案的类型对其进行分类、整理，并按分类的结果编写档案目录，把相关的档案放在相应的目录之下，并对不同等级设置不同的访问权限，在为查询者提供便利、提高工作效率的同时，还能够确保资源的安全性、准确性及可靠性。

（三）重视档案信息数据库的建设。档案管理电子化实施过程中，需要以档案信息数据库作为重要的核心和基础。通过构建档案信息数字库，形成档案信息数据集合，以此来推动档案管理电子化的实现。在具体实施过程中，档案管理软件开发人员需要加强与档案管理人员的沟通和联系，对档案数据收集来源进行我，并针对不同档案信息的来源和类型来对档案进行数字化处理和归档，为后续档案的开发利用奠定良好的基础。另外，在档案信息数据库建设过程中，还需要针对当前计算机软件和硬件平台的快速发展变化情况，做数据库内容结构的完善工作。

（四）加强对电子档案管理人员的培养。在档案管理电子化建设过程中，对档案管理人员提出了更高的要求。这就需要积极引进即懂计算机技术又懂档案专业知识的复合型人才，同时加强对现有档案管理人员的培训，加大培训的投入力度，努力提高档案管理人员的计算机专业技能，增强自身的专业知识的积累，能够熟练操作各种先进的档案电子管理的设备，加快推进档案管理电子化目标的实现。

（五）做好硬件设施的维护、更新工作。由于科技的不断进步，计算机也在不断地更新换代，因此，对于电子档案管理工作所依赖的计算机技术和软件技术也要紧随时代的脚步，才不至于落后被淘汰掉，因此，做好硬件设施的维护和更新工作是相当重要的。

三、结束语

档案管理电子化的实施是一项长期性和复杂性的系统工作，其最终目的是加快推动档案信息的开发利用。在具体实施过程中，各单位需要针对自身的实际情况，做到统筹兼顾，充分的利用各种先进技术来对档案信息管理系统的各项功能进行完善，深入分析当前科学技术发展的趋势，调动各方的积极性，从而有效的提高档案管理的水平，使档案信息更好服务于社会和经济发展。

［1］门伟丽.关于加强新形势下档案管理工作的思考［J］.科技创业月刊，2010（08）.