新时期如何加强人事档案的信息化管理

李美丽

包头日报社 014026

新时期如何加强人事档案的信息化管理

李美丽

包头日报社 014026

信息技术的快速发展，推动了人事档案管理工作的信息化建设步伐。如何把握新时期信息技术发展的机遇，加强人事档案的信息化管理，成为了档案管理工作者需要深入思考的问题。对此，本文从人事档案信息化管理的意义入手，分析了人事档案信息化管理的现存问题，并提出了相关优化策略，以期加快推进人事档案现代化管理进程，做好新时期的人事档案管理工作。

人事档案；信息化管理；意义；问题；策略

随着信息技术的发展，社会进入了信息化时代。在此背景下，各行各业纷纷引入信息技术，以加快发展步伐，提高工作效率，人事档案管理也不例外。随着人事档案信息资料的增多，以及人们对档案管理要求的提高，传统的档案管理方式已难以满足现代社会的发展需求，而信息技术在人事档案管理中的应用也因人员管理和技术原因而存在诸多不足之处，亟需完善。对此，我们需明确人事档案信息化管理的意义，并探讨档案信息化管理中存在的问题及改进对策，才能更好地实现传统人事档案管理向现代管理方式的转变，进一步做好人事档案管理工作。

一、人事档案信息化管理的意义

信息化是时代发展的趋势，也是现代档案管理的主要特点。人事档案信息化管理之意义主要体现在：其一，有利于降低人事档案管理成本。传统档案管理以纸质档案为主，需占用大量存储空间，还要进行防火防潮保护，且纸质档案容易损坏，需要投入较多人力进行管理，也会增加人力成本。而人事档案的信息化管理则不会出现上述问题，只要进行计算机系统的安全维护，做好资料备份，则能有效进行档案资料保存，且资料信息的补充、修改更为便捷，还能实现资源的网络共享，能较大程度地减少人力成本，保障信息安全。其二，有利于提高人事档案管理工作效率。人事档案的信息记录多而杂，涉及人员各方面信息，进行档案的信息化管理，不仅能快速找到需查找的档案，还能快速定位需查看的信息，提高工作效率。其三，有利于人事档案管理形式的多样化。传统人事档案以文字记录、照片记录为主，形式较为单一。若采用信息技术手段进行人事档案管理，则能使管理形式更为丰富，不仅能以文字的方式记录人员信息，还能以图像、视频和音频的形式进行档案信息存储，极大地丰富了人事档案信息的内容。

二、人事档案信息化管理现存问题

（一）信息化管理意识不足。目前，人事档案虽已实现了信息化管理，但还存在诸多问题，档案管理者信息化管理意识不足则是其中的主要问题之一。部分档案管理工作者未能充分认识档案信息化管理的作用，认为只要不使档案信息泄漏、更改、丢失，及时补充档案资料信息即是完成了人事档案的信息化管理。其实，这只是档案信息化管理的一个方面。现代社会，人员流动频繁，人事变动较大，在人事档案信息化管理工作中，还需实现档案的共享，进行多角度、多方面的人员信息搜集，实时更新、完善人员信息，进行跨单位、跨部门的交流，才能使人事档案的信息化管理发挥最大的作用。

（二）缺乏规范的信息化管理制度。由于人事档案信息化管理是最近几年才出现的新的管理手段，还缺乏统一的管理规范，相关制度还不完善。有的单位未出台针对人事档案信息化管理的制度，而是使用单位内部其他档案信息化管理制度，抑或借用其他单位的人事档案信息化管理制度，这都难以满足本单位人事档案信息化管理的现实需要，不利于人事档案信息化管理工作的高效开展。

（三）管理人员信息技能较低。人事档案信息化管理对管理人员综合素质要求较高，不仅需要工作者掌握档案管理专业知识，还需其具备一定的信息技术，懂得网络管理。而目前的人事档案管理工作人员大多熟练于纸质档案管理，对于计算机信息技术掌握度不高，仅能进行简单的信息录入和检索工作，这就制约了人事档案管理的现代化建设。

三、新时期加强人事档案信息化管理的策略

（一）提高信息化管理意识。不管是传统档案管理还是现代档案管理，都需要人来完成，因而，人是档案管理的重要因素。在人事档案信息化管理工作中，首先需提高档案工作者的信息化管理意识，端正其工作态度，改变其固执、守旧的档案管理思想，才能促进档案信息化管理水平的提升。在日常工作中，档案工作者一定要形成信息化管理意识，及时对档案信息进行数字化录入，并及时更新、整理数据信息，做好数据的保存与安全防护，区分档案的保密级别，实现档案的共享，提高档案利用的便捷性和利用率。

（二）建立健全信息化管理制度。人事档案管理不是一个部门就能做好的工作，还需要其他部门人员的积极配合。因而，相关单位要联合单位领导、人事部门、档案管理部门共同做好这项工作，制定各部门协同配合的人事档案信息化管理制度。例如，可制定《人事资料管理制度》，让人事部门工作人员按照档案电子化存储的规范格式进行人事资料填报，再交由档案部门保存，这既能获取更完整的人员信息，也能减少人事档案管理者的工作量，提高工作效率。此外，还需参照《档案法》制定符合本单位实际的《人事档案信息化管理制度》，以规定相关工作者的职责，落实责任到人，提高档案管理实效。

（三）提高人事档案管理人员的素质。人事档案的信息化管理对相关工作者的信息技术要求较高，这就需要人事档案工作人员不仅要加强专业素质培养，还要努力提高自身业务水平，积极学习计算机信息技术知识，懂得基本的档案信息化管理技能，并对网络安全防护有基本了解，能解决一般的网络安全问题。此外，要学习人事档案管理软件的应用技能，不断提高自身信息化管理水平。同时，要通过多种途径了解行业发展新动态，完善知识结构，提高业务能力，对人事档案进行高效管理。

总之，人事档案信息化管理是时代发展的需求，也是档案工作的需要，相关工作人员只有改变思想，创新方法，提高认识，与时俱进，才能做好现代人事档案管理工作，为我国档案事业贡献力量。

[1]张金金．浅析人事档案信息化管理的策略[J]．黑龙江史志,2015(14)．

[2]武庆文．新形式下人事档案管理的信息化建设分析与研究[J]．人力资源管理, 2015(1):263-263．

[3]李雪波．浅谈人事档案的信息化管理[J]．办公室业务,2014(3):167-167．