探究新形势下档案管理工作的规范化策略

2016-11-26王润玲

长江丛刊 2016年36期

王润玲

探究新形势下档案管理工作的规范化策略

王润玲

随着社会的不断发展，信息化技术也逐渐深入到人们的生活中，对我们产生了深刻的影响。近几年来，档案管理工作也愈加多样化。传统档案管理方法多以纸质的形式出现，其中存在着很多弊端。主要表现为纸张不易保存，并且容易损坏，管理人员需要花费很长的时间进行维护。而新形势下的档案管理工作多以电子形式为主，使管理方法更加规范。本文针对档案管理工作中存在的一些问题，提出几点规范化策略。

新形势下档案管理规范性策略

一、前言

作为社会劳动保障单位来讲，档案的管理工作是非常重要的一个环节，它具有较高的保存价值，也记录了每位在职人员的主要信息。从建设意义上来讲，它能够更好地为事业单位做出科学性指向。因此，在实践过程中，档案管理人员应该利用现有条件，积极探索档案管理的新方式。

二、新形势下档案管理面临的问题

（一）档案管理工作制度的不完善

档案管理工作制度的不完善是目前许多事业单位中常有的现象。信息技术的发展也带动了档案管理工作的突破，但少数单位并没有意识到这一情况，对档案管理工作呈现出不重视的现象，主要体现在管理者并没有做出符合时代发展要求的制度改进方案。许多单位的档案管理条约都有着“千篇一律”的特点。事业单位没有结合实际情况，进行档案管理工作的灵活性变通。从档案管理的执行性来讲，工作人员没有一个合理的约束机制与工作标准，使得档案管理方式受到了阻碍。

（二）档案管理人员的素质不高

许多档案管理人员仍然采用传统的方式进行管理，并没有体现出新形势下的要求。甚至有一些人认为，档案管理工作不需要任何技术，它只是单纯的对单位人员的相关信息进行保存与整合，没有更高的要求。这样的思想是极其错误的。新形势下的档案管理人员不仅要有缜密的思维与高度的工作耐心，还应该对现有的计算机软件进行掌握，达到能够利用科学方式进行管理的目的。

三、新形势下档案管理工作的规范性策略

（一）完善档案管理工作的规章制度

档案管理工作的规章制度不是千篇一律的，它要根据单位的具体情况进行变通。首先，档案管理工作的规章制度主要包括三个方面：第一，档案管理工作的约束制度。新的档案管理制度应该与时俱进，管理者要根据当前的单位情况来制定相关的条约。条约中要明确档案管理人员的责任与义务，在不断学习中促进工作水平的提升。第二，在档案管理与资料收集方面进行规则制定。要求档案管理人员应该学会进行管理方式的转变与创新，以符合当前多样化的档案类型。第三，从单位领导的角度来讲，领导者应该在提高档案管理工作认知的情况下，做到“因地制宜”，将责任落实到每个人身上。例如：领导者要使工作人员明确档案借阅的原则、档案保存的基础和条件、档案的保密制度与销毁原则。这样才能够实现多角度管理，综合性运用[1]。

（二）引进新型的技术手段

新型技术手段是体现目前档案管理工作的主要方式。在传统档案管理过程中，管理人员要根据每个职称管员的信息录入工作，其中包括身份信息、职位与职称，以及入职时间等等。在录入的过程中，档案管理人员要保持高度的集中性，否则很容易出现问题。但新形势下，管理人员主要依靠计算机进行信息录入与保存。我们可以将每个人的信息进行统一输入，使工作效率得到提升，误差情况减少。管理人员可以根据计算机程序进行信息的自动检验，将其中没有参考价值的信息删除。在这个过程中，档案管理人员无需逐一查找，直接在电脑中输入相关名称，进行对应化检索，信息就会呈现出来。这种方式能够极大程度上节约管理人员的时间，做到精准管理的要求。另外，档案管理人员使用计算机进行录入可以避免信息遗漏或者是重复记忆的情况，体现出管理的科学化与有效化。同时，利用计算机对档案进行管理可以减少因保存时间过长而出现的遗失问题。传统管理过程中，纸质档案会随着时间的增加而发黄，其中的信息也会变得模糊不清。而电子档案管理可以在10年甚至20年内都能够得到很好的保存[2]。

（三）档案的科学分类

在形式下，档案的分类工作也是多种多样的。工作人员可以形成自己的整理方式，进行实际规划。首先，以案卷的明确性为标准，将这部分比较齐全的档案划分为一类。在计算机中按照相关目录进行排版，在末尾添加标识，做出科学化的分类方式。对于一些比较特殊的档案，管理人员要仔细进行区分。按照相关程序以“姓名”、“编号”的形式进行筛选，在类别明确的前提下进行逐一对应以及审核[3]。