浅议如何做好企业档案管理工作

2016-11-26嘉兴市城建职工培训中心张靓

办公室业务 2016年1期

关键词：管理问题管理制度档案管理

文/嘉兴市城建职工培训中心张靓

浅议如何做好企业档案管理工作

文/嘉兴市城建职工培训中心张靓

【摘要】在本文中，笔者通过企业管理的概念、企业管理存在的各种问题以及解决问题的方法，再与实际情况相结合，分析了档案管理的具体工作内容。本文旨在提高员工对档案管理工作的了解。

【关键词】档案管理；管理制度；管理问题

一、企业管理的概念

企业档案管理的最终目的就是让使用档案的人可以清楚、迅速地获得相关的内容。那么，档案管理人员要将杂乱且繁多的档案按照科学有效的方式进行分类整合，这就是企业档案管理人员的最基础也是最重要的一项工作内容。现今社会，任何企业想要发展，都无法离开有效的档案管理，一个好的档案管理制度对企业的发展起决定性的作用，因此，建立一个有效、科学的档案管理制度对一个想要发展的企业是必不可少的。

二、企业管理存在的问题

（一）企业不够重视。在企业中，这样一种情况时常会发生：即一些企业往往忽视了档案管理工作的重要，导致企业的档案管理工作无法得到有效的开展，只停留在表面上，无法发挥其效果给企业带来利益。目前我国经济形势一片大好，企业要发展，就必须对档案管理这项工作有足够的重视，进行规范化的管理，使档案管理有效化，发挥其应发挥的作用。

（二）制度不够完善。不同的企业往往会有自己的档案管理制度，但是无论是收集整理，还是外借给员工，这些方面的制度还不够健全。而造成这种情况的原因是企业管理制度的执行力存在问题，无法有效地使档案管理人员快速、精确地对档案进行分类整理。

（三）评估体系不够健全。在企业的档案管理工作中，评估工作是一项非常重要的工作环节，它是档案管理工作的关键所在。一般企业往往会忽视这个环节，没有根据企业自身的发展情况制定档案管理工作的评估系统，导致企业对自身的档案管理工作欠缺了解，无法有效制定相对应的工作调整，严重限制了企业的发展。

（四）管理信息化存在问题。一般企业都有自己内部专用的网络，但是没有很好地利用起来，致使档案、文件的传输速度过于缓慢，严重影响到需要这些资料员工的工作质量，导致企业工作效率的降低。而造成这种情况的原因是企业还未意识到建立高效的档案管理信息系统的重要性，没有优质的技术来支撑档案管理信息系统的发展。

（五）管理人员水平问题。近几年来，随着社会的快速发展，社会经济能力的增强，企业犹如雨后春笋一般涌现出来。随着企业的增多，从事档案管理的工作人员也随之增多，这些工作人员普遍都是新人，他们缺乏对企业档案管理的理解，认为这项工作可有可无，不会对企业造成什么影响。而企业也没有对这些员工进行系统的训练，即使有的单位对这些员工进行了培训，也大都是应付了事，这种情况直接影响了档案管理工作的工作效率。

三、企业管理问题的优化方法

（一）企业提高重视度。企业高层必须加强对档案管理工作的重视，对档案管理与企业发展之间的关系有着基础的了解，只有这样，才能使员工感受到工作的重要性，促使员工增强工作责任感。只有从领导层开始重视档案管理，才能使下属部门真正重视这个问题，及时、妥善地对档案管理进行安置，使用科学、有效的管理技术制定工作程序。如此，企业就会紧随时代步伐，不会落伍。

（二）完善档案管理制度。完善企业的档案管理制度，可以非常有效地提高企业的档案管理工作效率，从而保证企业的稳定发展。企业档案管理制度应该进行完善与加强，使档案管理制度符合国家的统一标准，如此才能长久使用。

（三）规范评估体系。在企业中，为了确保企业档案管理工作能够正常实施，对档案管理工作进行科学评估是关键环节。当今企业往往会忽视这个环节，认为这个环节并不重要，然而此环节对档案管理工作有着不可忽视的作用。对管理工作进行评估，可以对工作中出现的问题进行发现并且纠正，不至于以错误的管理方法一错再错。

（四）完善信息化管理系统。要完善档案信息化管理系统，有以下二点需要重视：

1.加强硬件配置。计算机有计算速度快、精确度高、信息储存容量大等优点，在工作中要充分利用计算机的这些优点，提高档案管理的工作效率。企业需要建立优质的企业内部网络，保证网络的畅通，使档案、资料可以在第一时间被需要的人得到。

2.加强资源建设。对实体书籍进行收集，录入为电子文档，并且保持这些电子文档的整齐性、清楚性，使各部门可以在企业内部网络第一时间获得相关的档案。

（五）提高档案管理人员专业素质。随着企业的不断发展，企业档案管理工作对档案管理人员的专业素质有了更高的要求，要使档案管理更加科学化、有效化，就要提高档案管理人员的专业素质。企业需要对档案管理人员进行有效培训，不能只做表面工作，只有培训真正产生效果，才会在无形中为企业带来利益。