对大中型医院人事档案管理的建议

文/鄂尔多斯市中心医院 冀芸芸

对大中型医院人事档案管理的建议

文/鄂尔多斯市中心医院 冀芸芸

随着卫生事业单位人事制度改革的深化，各大中型医院员工不断持续增加，增加了人事档案管理的难度。如何加强人事档案管理就成了很多大中型医院需要面对的问题。

大中型医院；人事档案；管理

医院人事管理工作是一项重要的信息资源管理工程。医院人事档案是卫生人才个人经历和社会实践的记录，是一个人思想品德、业务能力、工作表现、工作业绩的反映，是重要的人事信息资源，也是人力资源管理的重要依据。重视和加强医院人事档案管理，充分发挥医院人事档案的管理作用，是促进卫生人事制度改革，合理有效配置卫生人力资源，促进医院卫生事业发展的有力保证。随着近年来卫生事业单位人事制度改革的进步深化和人民群众医疗服务需求的不断提高，大中型医院承担的医疗服务随之猛增，大中型医院自主聘用员工不断增加，再加上医院原有编制人员的档案管理，极大增加了人事档案管理的难度。以内蒙古自治区某三甲医院为例，为满足医疗服务工作的需要，医院陆续向社会自主聘用员工，至2014年底，在岗员工达到1991人，其中聘用工作人员1655人，占员工总数的83%，成为医院人力资源的重要部分。如何系统规范地管理所有员工的人事档案，已成为很多大中型医院需要面对的问题。

一、大中型医院人事档案管理现状

医院人事档案管理是一项系统工程，要加强管理，就要充分认识到目前医院人事档案管理的现状，并从实际出发，科学合理地进行人事档案管理的完善。

（一）档案意识薄弱。医院人事档案管理中的档案意识应包括医院领导、职工和人事档案管理人员对档案以及档案工作的认识。在人事制度深化改革的今天，许多医院在招聘工作人员时，更多看中的是个人的能力，而不是个人的身份，尤其是引进人才时更是如此。医院对员工的约束主要是靠法律合同或协议，而不是靠个人档案。所以导致大多聘用人员从一进入医院起就没有从头脑中自觉形成档案意识，从而使得在后期工作中有些该归档的材料比如成人学历、进修材料等不能及时交付档案管理人员存档。因此，实现医院档案资源的科学化管理，需要提高全员档案意识。而且长期以来，人们形成这样的观念：医院的中心是医疗，医院管理的重点是如何提高医疗技术水平，改善环境条件，为病人提供优质的服务。因此，在医院管理和建设中，不能够形成由上而下对人事档案的重视氛围，人事档案管理体制也欠健全。

（二）档案管理人员业务水平低，人手不足。由于大多数医院人力资源不够充分，造成很多档案管理人员身兼数职，要忙于其他业务工作，直接导致的结果就是档案管理人员对档案工作不熟悉或者力不从心。并且因为受到专业和时间的限制，档案管理人员不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术，造成业务水平较低且滞后的局面。其实潜在的问题是医院领导未能高度重视人事档案管理工作，配备的档案管理人员人手不足。再加上医院工作人员数量大，形成的档案材料非常多，如专业培训、技术考核考试、医德医风考核、年度考核、奖惩记录等，如果不能及时对这些材料进行收集、鉴定、归档、整理，就会造成人事档案的归档材料未能及时准确得到补充，使存档材料不能真实地反映本人现实情况，导致人事档案的不完整。

（三）很少参加专业的档案知识培训。因为档案被认为是一个缺乏生气和前途的职业，而且枯燥烦闷，就连很多上级档案部门工作人员也不愿开展此类培训。即使开展，参加人员也是迫于职称晋升等原因，需要取得继续教育学分证明，并不认真用心学习，使得档案培训流于形式，起不到培训的真正作用。

二、关于大中型医院人事档案管理的几点建议

（一）增强档案意识，从而加强档案管理。越早形成的习惯就越难改变。首先建议应该从大学院校开始培养毕业生的档案意识，通过典型案例分析使他们认识档案的重要性，同时在他们毕业时就如何转接档给予充分指导，督促他们按照要求办理，做到“档随人走”，从而形成档案意识习惯。其次，医院领导和人事部门应当通过讲座、宣传栏、OA系统等方式多渠道宣传档案意识的重要性，提高全员职工对档案工作配合的积极性，强化档案管理意识，提高档案管理人员的工作责任心和主动性，做好人事档案的咨询服务和利用工作。

（二）加强档案管理工作的监督、审查。上级档案主管部门要重视档案管理工作的监督和审查，从而促使医院领导认识到档案管理工作的重要性，保证档案管理硬件设施的投入，建立正规的档案室及档案管理队伍。

（三）招录档案管理专业人员，从专业角度系统管理和研究医院档案管理。即使不能保证是档案管理专业人员，也应该首先保证档案由专人管理，而不是兼职人员管理。其次，因为档案的整理和管理工作本身是一项繁琐、枯燥、趣味性较差，又具有保密性的工作，医院领导在挑选档案管理岗位人员时，要考虑到这一特性，选择政治素质好、认真细致、有耐性并且严谨负责的人员担当。再次，由于大中型医院人员数量较大，无形中增加了档案管理的工作量，这就又同时需要配备充足的档案管理人员，使得档案整理不积压，能按期、按要求归档，保证档案的完整性和利用价值。

（四）加强档案培训的考核管理。建议上级部门举办档案管理知识培训，要及时通知到各下级部门，首先使各级档案管理人员有机会参加专业的档案知识培训。其次，要加强档案培训考核的力度，使培训不流于形式，建议可加强培训考核和学分管理，不要以签到人名来直接发放继续教育学分合格证明，使培训真正起到学习、交流和提高档案管理水平的作用。

［1］李明.妥善处理流动人员档案的滞留［J］.档案管理，2011（4）：78.

［2］杨巧.重庆某医院编外聘用员工人事档案管理探讨［J］.中国卫生人才，2014（01）：83.