传统档案管理与电子档案管理的利弊分析

文/河北省承德市兴隆县六道河镇政府 秦立新

传统档案管理与电子档案管理的利弊分析

文/河北省承德市兴隆县六道河镇政府 秦立新

随着信息技术的发展，档案管理形式有所变化，电子档案管理是随着信息技术发展兴起的档案管理形式。本篇文章从操作环节和操作内容上对传统档案管理和电子档案管理的利弊进行对比分析。

传统档案管理；电子档案管理；利弊

一、从操作环节分析传统档案管理与电子档案管理的利弊

（一）档案收集归档。传统档案收集归档是将有查考价值的文件材料收集齐全后按照类型、来源、内容、形式进行分类组卷。归档时间通常分两种，行政类文件一般为第二年上半年归档，科技类文件项目结束后即可归档。传统档案收集归档初期工作量较少，非常直观，易于辨认，但材料归档周期长。电子档案接收归档比传统档案管理稍复杂，档案管理人员在接收到文件的第一时间或一定周期内对文件进行编号、标注分类、标注主题词等，电子档案生成后利用局域网或互联网传输给档案上级管理部门或存贮。电子档案归档与传统档案管理相比多些工作量，不过这种方式能更好地保证档案的完整性，而且更利于档案管理的下个环节的工作，而且文件归档的周期短，档案信息的时效性更佳。

（二）档案鉴别整理。传统档案价值鉴定其实在归档前已经开始了，归档前文件材料已经进行了资格审查，并逐份逐页地审查文件以判明其保管价值和保管期限，归档后还需进行价值复审。传统档案鉴别过程复杂且严格，最终档案记录的信息质量比较高，不过也因此，档案数量会受限。电子档案会从内容和技术两方面对其保存价值进行判断和预测，对于电子文件来说，技术状况与文件的真实性、可读性、应用性范围密切相关，可对其保存价值发生直接的影响，因此除了按照传统档案鉴别原则对其内容评判外，还要对其可读性、有无病毒等方面进行技术分析。电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的调阅查询整序，档案鉴别整理的整体工作效率会比较高，相同时间内处理的档案量会大很多，档案的信息质量不如传统档案高。

（三）档案存贮。传统档案管理和电子档案管理最明显的差别之一是档案存贮方式。传统档案存贮需要大量人力物力，而且以上投入还是持续性的，这不仅仅是资源上的消耗，随着时间变化，档案不断累积，新旧档案的融合、旧档案的应用也会受到影响。电子档案形态多样化了，文字、图形、声音、影像等多种媒体信息都可以单独或相互搭配成电子档案的内容，这就造成了电子档案的多媒体集成性，使电子档案比纸质档案更加全面、形象、生动。而这些电子档案的储存形式如光盘、缩微胶片、磁盘都具备了存储密度大、容纳信息量多、记录速度快、传播速度快的特点，所需存储空间小，有效地节约了档案占用的空间。 不过电子档案具有特殊的重复性和可逆性，可进行无痕迹修改。这个特性便于纠正档案归类录入时的错误，但难以保证档案的原始性和真实性，在这方面，传统档案管理反而有优势，传统档案更改会留下痕迹，而且更改流程繁杂，倒能更好保存档案的原始性和真实性。

（四）档案应用。在档案应用方面，电子档案管理与传统档案管理相比有了非常大的变化。传统档案由于物理限制，查询翻找某份档案的工作量大，而且需要到当地的档案藏馆，且一份档案只能被当时接触到的人浏览。电子档案则没有这些限制，网络上传递电子档案的时间是按秒计算，不仅信息传输速度较传统档案管理有大幅度提高，而且不受空间的限制，手机、电脑等网络终端设备能够实现公开档案的多人群多地域的访问。但是电子档案是将信息数字化，它有着对设备的依赖性，必须满足其运行条件。而且它并非是直读的。传统档案应用则没有运行条件，接触到即可浏览。

二、从操作内容分析传统档案管理与电子档案管理的利弊

（一）档案信息的真实性。传统的纸质档案鉴别审核严格，一旦形成内容和形式基本不再变化，保管得当，原始性和真实性容易保证。电子档案建立在现代信息技术的基础上，数字化信息易于删改变化，载体多样，单从内容、形式和载体特征难以确定档案的原始性和真实性。而且档案电子形式生成的由实态变为虚态的档案，转化的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实，信息内容出错的概率和机会远高于传统档案。

（二）档案管理的操作性。传统档案归档、整理、应用全为实体人工操作，工作量繁杂庞大。电子档案管理以先进的信息技术，而且现在有很多信息处理软件，这对于批量处理信息大有帮助，大大降低了同任务下档案管理的工作量。不过，电子档案管理工作方式与传统档案管理相比更为专业化，它对管理人员有较高的素质要求。操作人员不仅要有档案管理的专业技能，还要有计算机及多种软件的操作技能。

（三）档案管理的安全性。传统档案文件材料多为纸质，需防水防火防虫防蛀。如果措施完善，不出意外，能很好地保证档案的完整性。电子档案是数字化信息，没有上述存贮安全隐患。但电子档案存储载体多，数据程序复杂，部分程序出错易影响整个档案信息库的安全性。此外，应用信息技术，就不能完全避免计算机的安全隐患——病毒和网络攻击。公开档案的开放浏览端口也可能成为非法篡改档案的入口。因此，电子档案管理虽没有传统档案管理的物理担忧，但需要从计算机技术方面加强防护，以保证档案的安全。

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