浅议电子档案的管理

文/滕州市人力资源服务中心　尹波

浅议电子档案的管理

文/滕州市人力资源服务中心尹波

本文论述了电子档案在档案管理中的优点，以及做好电子档案管理工作的主要措施。。

电子档案管理；优点；措施

随着现代化信息技术的迅猛发展和广泛运用，在各种社会实践活动中也产生了大量的电子档案。电子档案作为信息社会发展的产物，已成为档案必不可少的重要组成部分。要做好电子档案管理工作，就必须正确积极地认识电子档案的特点，并根据其特点制定相应的管理措施。同时还要符合本单位的客观实际，加强科学管理，确保电子档案在社会生活中发挥更大的作用。

一、电子档案在档案管理中的优点

（一）电子档案使档案管理更便捷，利于提高工作效率。首先，电子档案采用计算机网络管理后，文档用计算机按“件”即可整理归档。这样可随时补漏增缺，文档也不易形成存积。免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了档案人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度。其次，电子档案形成的信息可以通过网络实现异地的远程利用，为需求者提供便捷的档案信息服务，这样大大提高了档案管理的工作效率。

（二）有效地提高了档案管理工作的质量。档案工作的根本目的在于查阅和使用，是为使用者提供便捷高效的服务。加强电子档案管理，资源信息实现电子化，档案人员也缩短了二次信息加工的时间，有利于提高档案管理的服务质量和利用效率。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案资料可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得使用者在查阅时实现对海量信息的快速筛选。

（三）有利于满足多样化需求。随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。

二、做好电子档案管理工作的主要措施

（一）完善档案管理制度，建立统一的管理体制。要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责，确保从文件的形成归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行。要制定科学、合理、统一的管理标准，建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度，档案收储部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好地满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。

（二）加强电子档案存储设备以及网络的安全性。首先，要保障存储设备的安全，专机专用，定时进行软硬件更新升级，定期对设备进行管理维护，保证存储设备的良好状态；定期对存档文件更新备份，防止文件在意外情况下的丢失；还可以通过网络防火墙、身份验证、数字签名、病毒预防以及档案及时备份、严格规定读写权限，加强电子档案在存储处理过程中的安全性，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密，预防电子文件被非法访问和随意删改。应不断改进现代化管理手段，提升电子档案的安全保护水平。

（三）规范档案利用方式，避免不可挽回的损失。电子档案的利用不能无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。

（四）建立“双套制”模式，确保重要信息完整。所谓“双套制”，指得就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通信技术，否则就无法介入文档的形成和保管。另外，“双套制”所面临的问题，主要是哪些档案应该实行“双套制”，哪些不应该实行“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法，有选择性地实行“双套制”管理，才不会造成人、财、物力的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。

（五）加强工作人员管理，提高电子档案保护意识。电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化，导致了利用工作的复杂化。因此，必须加强对档案管理工作人员的管理，从思想上认识到档案管理工作的重要性。一方面，要优化专业结构，多渠道引进专业的技术和管理人员，加大对档案人员的专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训，建立一批新时代的档案管理人员队伍。另一方面，从技术上确保档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度地被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。总之，必须提高电子文件的制作者和管理人员的责任心，使他们养成忠于职守、认真负责、精益求精的工作态度，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。