对新形势下地勘单位档案管理工作的几点体会

文/河南省地矿局第三地质矿产调查院 樊艳霞

对新形势下地勘单位档案管理工作的几点体会

文/河南省地矿局第三地质矿产调查院 樊艳霞

本文论述了地勘单位档案管理的重要意义，并提出了目前我国地勘单位档案管理工作存在的问题，分析了加强地勘单位档案管理的举措。

新形势；地勘单位；档案管理工作

地勘单位的档案管理工作对地勘单位的发展水平产生了重要的影响。地勘单位档案囊括了单位在发展中的文件和材料，还可以作为地勘单位重要的信息资源，为管理者的决策提供依据，在工作中，要规范地勘单位的档案管理工作。

一、档案管理工作在地勘单位的重要性

（一）管理者决策的依据。领导者的决策在单位中的意义重大，在处理日常事务时，领导者不仅要提高自己的管理能力，还要充分利用目前已有的资源，保证决策的科学性和准确性。其中可以利用的资源包括市场信息、政策信息和单位的资料等。在档案中获取有关的信息和数据，为管理者的决策提供依据，并得到有效的验证，从而确保决策的科学性和合理性。

（二）地勘单位合法权益的保证。地勘单位在开展活动后，也会在档案中记录活动的资料和数据，这也是对地勘单位权益的反映。在档案中，包括很多文件和内容，比如地勘单位制定的规章制度，单位人员的名册等。随着市场经济的发展，可以借助很多资料维护自身的合法权益，在社会主义市场经济的背景下，地勘单位和政府之间的交往越来越密切，在施工中，也会形成一些文书和凭证，要加强对这些文书和凭证的管理，维护自身的合法权益。

二、地勘单位档案管理工作中存在的问题

（一）归档资料不全面，缺乏系统性。目前，很多地勘单位的归档资料都比较单一，缺乏对市场数据信息的整理和汇总，还有很多单位没有专门保存市场的有关信息和决策等。如果地勘单位没有技术对市场经济政策和经营协议信息进行归档，一旦出现了问题，则会给地勘单位造成一定的损失。同时，尚未规范地勘档案管理组卷，档案管理缺乏科学性。

（二）档案工作服务机制不完善。要加强档案的管理，就要不断完善档案管理和服务机制。目前，很多工作人员还没形成自觉的档案管理和服务意识，地勘单位在档案管理工作中，组织的力度不够，有关的档案信息的质量水平有待提高。在档案管理工作上，很多单位尚未建立服务体系，导致档案服务水平低下，掌握的专业知识不够，信息量小。因此，没有为地勘单位的勘察和施工提供有效的信息支持，影响了决策的准确性和科学性。同时，档案管理部门的档案服务水平不高，影响了档案管理工作的开展。

（三）档案工作基础建设不足。在市场经济的影响下，地勘单位过度强调经济利益，而相对忽视内部的完善工作，以及社会效益的提高。因此，地勘单位会在信息收集中投入大量的时间和财力，而在档案管理的基础设计上，长期停止不前。基础设施有利于提高档案管理的质量，若没有基础设施作为档案管理的保证，将会降低档案管理收集和整理的效率，影响档案管理的质量。而且，很多地勘单位将精力集中在提高经济效益上，有些单位将办公房出租，缩减档案管理库房，档案管理和办公同处一室，档案管理的基础设施难以保证，降低了档案管理工作的整体质量。

三、地勘单位档案管理改进对策

（一）实现档案管理工作的标准化、规范化管理。要加强标准化、规范化的档案管理工作，首先，要规范档案的收集、管理工作，保证对每个环节进行严格的管理，若出现管理上的问题，则要及时进行修正；同时，随着信息化社会的发展，计算机的应用范围越来越广泛，因此，在档案管理中，要充分利用计算技术，提高档案管理的效率。

（二）加大投入力度，做好档案基础工作。很多地勘单位受到经费的限制，在档案管理中投入不足，随着市场竞争的加剧，地勘单位在生产中投入更多的时间和精力，相对忽视档案的管理工作。因此，导致档案管理的基础设置不完善，影响了管理的水平。所以，要使地勘单位档案管理获得更大的进展，就要加大资金的投入，要建立专门的档案管理室，购买计算机设备、扫描仪等。

（三）稳定档案管理队伍。提高档案管理工作的效率和水平，增强档案管理人员的素质，对他们进行定期培训，使他们掌握更多的档案管理知识，做好档案管理的研究工作，同时，要采取措施，稳定人员，打造一支高素质的档案管理队伍，提高档案管理人员工作的积极性。

（四）提高档案安全管理。加强档案的安全性管理，这也是档案管理人员必须要做到的一点。档案管理人员在工作中要培养档案管理的责任意识，重视档案管理工作，保证档案信息的安全性。建立有效的制度和安全防范措施，防止档案被损坏，提高档案的利用率。

四、结语

在地勘单位的改革中，要强调档案管理工作的重要性，提高档案管理人员的责任意识。目前，在地勘单位，归档资料不全面，缺乏系统性；档案工作服务机制不完善；档案工作基础建设不足；因此，要推动档案管理工作的标准化、规范化管理；加大投入力度，做好档案基础工作；稳定档案管理队伍；提高档案安全管理，不断提高档案管理的水平。

[1]王文岩.新形势下地勘单位档案管理工作的几点体会[J].档案天地,2015（06）:55-56.

[2]刘艳花,陈汇.加强基层机关档案管理工作管见[J].档案天地,2014（01）:56-57.

[3]廖海媚.做好新形势下地勘单位地质档案管理工作的几点思考[J].办公室业务,2014（13）:177.