关于做好档案收集工作的几点思考

徐丹丹黑龙江省黑河航道局

关于做好档案收集工作的几点思考

徐丹丹
黑龙江省黑河航道局

众所周知档案收集的重要性，在对档案管理的时候，档案收集是第一个步骤，而且这个步骤与档案管理的有效性有直接的关系。因此为了能够做好档案管理的工作要重视对档案的收集。通过对档案的收集，可以知道哪些档案属于重要档案需要小心保存，而哪些档案需要处于次要或者是废弃档案，可以直接销毁。下面我们来分析下档案的收集工作。

档案收集；管理；重要性；思考

一、规范文件处理

档案就是完成了书面工作处理程序，将接收的信息和所记叙的内容进行备案的历史工作文件。因此书面方式的文件的准备工作是档案工作的第一步，要规范的处理文件，细致的审查文件，文件形成的过程要严格把关，这是把档案管理工作做好所需的基础。文件的草案拟制是文件形成所需的一个重要环节，有了大致的计划方向才能更好的进行下一步，不同单位的草案拟制部门各不相同，有些单位的文件草案拟制是由相关办公室统一拟制，有些则是由相关的部门先立草案然后递交给办公室负责印制。但各个部门文件起草人员的水平和质量有一定差异，可能会导致拟制的文件质量上不尽人意。主要存在着以下几个问题：1、体裁使用不正确，比如请示文件和报告文件没有明确区分；一份文件却请示多个事件；没有按照规则运动文种。2、一些文件的附件标识不明确，一些文件有附件，没有在规定的地方做出任何标识，也没有在文件附件的名称前标注出详细的序号，整个文件的行文程序混乱。3、文件主题标注不明确，不便查阅。4、文件中没用规范的使用数字。以上情况，对于文件转变成档案的立卷和归档有着较大影响。因此，负责文件起草拟制的工作人员，有责任和义务对各个部门的文件进行查看，仔细审核，尤其是一些关键的字、句、词要严格把关，在有问题的情况下，要尽快通知提供文件初稿的单位，告知对方具体情况，将出现错误的地方及时协商解决。

二、做好档案收集工作

我们先将档案收集，然后在慢慢的整理中保存档案，如果一些档案与重大的决策有关，在收集的时候，就要特别的标注。在收集档案的时候，要做到一下几点：

（一）要想做好档案的收集工作首先要有一个正确的认知，知道如何才能将档案的收集工作做到最好。首先要知道档案收集的管理规范。其次是在收集某一部门的档案的时候，要提前了解这个部门的情况，然后简单的翻查这个部门有关档案，通过翻查可以简单的了解这个部门的收集信息，从而保证收集到的档案都是高质量的。在收集档案的时候，要避免档案的重复，进而才能使档案的收集便捷。

（二）档案的收集工作较为沉闷，但是每一个工作人员都要有责任感，通过对档案的收集知道档案的重要性。而且在收集的时候也有学习意识，将收集到的档案牢记在心里，同时能够客观的评价每一个档案。使其实现正常化。

（三）档案的收集还是具有专业性的，因此需要掌握基本的收集技术。而在掌握收集技术的是，就要将自己的职业素养提高。可以在日常收集档案的时候，查看与档案收集有关的数书籍。而且在收集的工程中也要不断的积累经验，逐渐的提高自己的工作效率。

三、完善材料

档案收集部门在分类入档的时候，需要先检查形成文件的前期材料，在过程中，需要翻阅其他附属资料，如果发现文件前期资料中有没入档的附件要向相关部门或单位催要，过程中发现同一文件中有个别文件没有按照规定时间交还的，要跟踪回收，坚决不能让文件档案长时间的停留在他人的手中，这不但可能会对档案造型损坏、遗失，也会因为时间过长而遗忘档案的收归，对档案收集工作带来重大的失误。

（一）档案的收集工作要要在日常的时候做起，不能为了完成档案的收集任务而临时的收集一些档案，尤其是在企事业单位，每一天都会有很多的档案出现，如果不能及时的收集整理，会造成档案的挤压。如果是上级发出的文件，首先要做好登记，然后判断这份文件是否具有收集的价值。如果一些文件已经完成，那么就没有收集保存的意义，因此这些档案可以淘汰。但是也有一些文件即使不属于现在的领域，但是还是具有收集价值，因为后人可以将这些档案重新的利用。因此收集环节需要收集人员对文件有正确的认知，从而做出合理的判断。

（二）在收集当档案时要注意细节，在领导发完文件之后，就要立即将文件收集整理。然后按照文件的内容装订文件，那些文件是正式的文件，哪些文件属于初稿，哪些文件属于定稿等，装订文件的过程就是将零散的文件汇总的过程。然后将文件整理到一个收藏盒中。这些步骤是档案入库前的基本工作，在这一过程中不能有遗漏，不然文件会不完整，也影响后期的查阅。如果能够在档案的收集工作做到万无一失，那么就会方便基层单位的查阅，而且还能成为调整档案的重要依据，同时也向社会上证明了本单位的优越性。做好档案的收集工作也是保证档案管理顺利的重要前提。档案的收集方式也要不断的创新，这样才能保证收集的有效性。

四、善于交流，接受新信息

要想做好档案的收集工作首先是有丰富的经验，而经验需要积累。在收集的过程中，也会遇到难题，如果遇到难题就退缩，档案的收集工作不会做好。因此在遇到问题的时候，应该积极请教，将自己的观点以及看法告诉其他的工作人员，决不能按照自己的想法收集。而且在收集的时候，还要结合档案的具体内容，在整理档案的时候，要有创造性。有着高尚的职业道德以及职业精神可以使档案收集工作事半功倍。因此收集人员要加强自己的职业道德建设。

五、结束语

档案收集工作是我国政府、企业良好长远发展的重要一环，是为了让我国现在的档案收集工作更加的完善，提高档案收集工作人员的工作水平及素质，加强档案收集人员对于档案收集工作的热情和责任感，全心身的投入到档案收集的工作之中。使得档案收集更加科学规范化，更好的完成与各部门的工作配合，提高整个工作流程效率，减少繁琐的环节，为政府、企业发展形成良性循环。

[1]安爱君.如何管理“纸质档案”和“电子档案”.河北科技图苑,2008.