基于事业单位档案管理创新思路的探讨

2016-11-26山西省五寨县城乡社会经济调查队路俊英

办公室业务 2016年20期

文/山西省五寨县城乡社会经济调查队　路俊英

基于事业单位档案管理创新思路的探讨

文/山西省五寨县城乡社会经济调查队路俊英

在当前新经济发展环境下，传统的纯人工档案管理已经无法满足现代需求，必须引入创新机制，借助现代计算机和互联网技术，打造全新的档案管理模式。本文即是对事业单位档案管理进行研究，简要说明了事业单位档案管理工作中的问题，并阐述了具体的创新思路，以期能为相关工作提供参考。

事业单位；档案管理；创新思路

我国事业单位在新时期已经基本完成了经营方式的转型，但很多单位内的人事管理模式却没有相应的转变，导致该项工作发展滞后，并严重影响企业自身的发展。

一、目前事业单位档案管理的问题

首先，档案管理的基础业务较差，管理人员缺乏科学的管理理念，对于国家颁布的针对性法规、标准等无法及时更新，导致工作流程设计失调，出现重复、错漏等情况。同时单位领导也未给予应有的重视，使得管理人员产生了惰性。其次，管理方法明显落后，仍停留在以人力管理为核心的基础阶段，导致工作量增加，而且很容易造成档案遗失的问题。第三，管理部门的相关设备明显落后，使得档案的开发、存储、调整以及分类等工作无法执行到位，在单位发展后期时档案资源利用度不足。第四，管理人员业务能力不足，缺乏对新型技术和管理理念的认知，并且在管理工作过程中不知变通，导致工作效率无法提升。

二、事业单位档案管理的创新思路

（一）完善管理体制。管理体制的建立是档案管理工作的最基本业务，应该根据管理工作的特点进行制定。要求统一管理体系不仅对其它部门员工具有约束作用，同时对单位的领导也具有约束作用。管理体系当中应该明确指出，单位领导不得擅自修改员工个人档案，其在提取档案时必须由档案管理科室负责人和负责该员工档案的管理人员进行沟通，在三方确认签字之后才可提取。如果某份档案在未经三方签字时被提取，则直接将单位领导、档案管理负责人以及管理人员作为责任人，三者负共同责任，这样可以提升其管理自觉性。如发现恶意篡改他人档案的情况，则应该加重责任追究力度，并给予领导直接降级处分，主要负责人和管理人员以连带处分惩罚，并扣除三者全年奖金，将这部分奖金用于档案被篡改员工的抚恤金。另外，要求事业单位内所有档案的管理均以统一模式为标准，不得出现第二种参考模式，便于开展奖惩工作，也防止出现“一件事情，两种标准”的情况。

（二）改进管理方法。现代事业单位档案管理不能再沿用传统的方式，而是应该将管理的媒介从人力转变为信息化技术。首先需要加强单位内档案管理部门的设备改进力度，增加设备引入的投资金额，为档案管理部门提供最好的硬件基础。然后由管理部门主管与兄弟单位进行沟通，了解其在档案管理过程中所使用的软件种类和效果，从中选出最适合自身单位、管理成本最小的软件系统。第三，强制性要求事业单位内人员更改管理方式，不得再以传统方法作为主要工作方法，可以以一年作为过渡期，一年之后如再有管理人员以传统方法开展工作，则以扣除奖金的方式进行惩罚，而对已经能够熟练掌握新型管理技术的人员进行奖励，从而激发档案管理部门整体革新的积极性。

（三）建立独立数据库。信息化档案管理的基础就是数据库，其能够为数字化的档案提供存储的媒介，就目前事业单位的能力而言，其中大部分档案管理部门均没有能力建立独立的数据库，那么就可以采用外包或利用云技术的方式。其中云技术数据库就是利用互联网大数据存储技术，使单位员工档案能够被直接存储在互联网当中，使得管理效果能够大幅度提升。这种数据库建立成本较低，而且可以与互联网运行企业进行合作，无需搭建自己的服务器平台。但是也会引发员工档案的遗失风险问题，因为互联网本身属于全开放形式，如遭到黑客入侵，则能保证档案的完整性。也可以采用外包建立的方式，由计算机公司为事业单位提供数据库创建服务，将已经搭建好的平台转接给档案管理部门，这样也能够实现信息化档案管理工作的快速开展。这种方式所需要的革新成本较大，而且还需要额外租用服务器，但员工的档案保密程度会大幅提升。除非管理人员泄露数据库密码、或黑客突破系统防火墙，否则不存在遗失的问题。

（四）加强人员培养。人员是管理的技术，即使完成了信息化档案管理系统的建立工作，也需要人员对基础指令进行操作。因此，应该采用在职培训的方式，每年均应该定期开展学习工作，并配合不定期培训。要求所有档案管理人员均要参与培训工作，并在每次培训前确定到场人数，对不参与或参与不积极的管理人员予以惩罚或开除处理。同时制定统一的考核制度，在每次培训后均要开展，对考核评比优秀的人员予以物质奖励，提升管理人员参与培训的积极性。