对历史负责 为现在服务 替未来着想——项目档案验收工作有感

文/中国电子科技集团公司第五十研究所　顾晓颖

对历史负责 为现在服务 替未来着想——项目档案验收工作有感

文/中国电子科技集团公司第五十研究所顾晓颖

2015年9月份，我所迎来了两个固定资产投资项目的档案验收，在领导的重视与档案工作人员的努力下最终顺利通过验收。档案验收工作是固定资产投资项目管理的重要环节，且验收要求也越来越严格。笔者作为固定资产档案管理的新手，从最初的手足无措到现在的从容应对，经历了很多阶段的学习与思考。

项目档案； 验收；建设项目；工作效率

一、制度建设是工作的指引

根据《国家重大建设项目文件归档要求与整理规范》，结合我所实际情况，制定了《五十所军工固定资产投资项目档案管理办法》，明确了项目档案的管理职责及管理要求。009和012两个项目建设过程中，在档案部门的指导下，技改办、计量中心、工程科同步开展了仪器、设备、软件、基建等档案的收集和整理立卷归档工作。

项目档案的收集、整理、立卷归档分为综合类、基建工程类、设备仪器软件三大类，针对每一类档案的不同特性,划分了收集范围与保管期限，并制定了《五十所基本建设项目档案管理实施细则》和《五十所设备仪器档案管理实施细则》，保证了项目档案的准确性和系统性，并根据集团公司要求，修订了《五十所档案分类编号方法》，类目设置科学合理。

二、细化流程是提高效率的保障

根据已经制定的制度，项目档案管理流程环环相扣，从档案的收集、整理、组卷到编目、装订、装盒，每一个环节的要求都有据可循，大大提高了兼职档案员的工作效率。在009项目中，新所区的生产研发楼是项目建设的重点，也是项目档案验收的重中之重，由于新建楼房属于建安工程，且工期紧张，对于我所来说是个巨大的挑战，档案工作更是如此，基建工程的管理流程非常复杂，势必造成基建工程文件收集的复杂性。档案员在不同阶段有不同的收集要求，工程准备阶段、施工、监理阶段、竣工阶段都必须保证文件的齐全完整，根据专业的不同，还要对桩基、土建、安装等不同的文件进行分类组卷，工作量之大可想而知。制度的制定及流程的细化很好地指导工程档案员的收集工作，在项目开始签订合同时，就在合同中注明工程各个阶段需要收集的档案，以提高施工单位及监理单位对档案的重视程度。

012项目的重点是设备仪器，对档案员来说，大型设备及精密仪器档案的收集完整程度显得格外重要，如果资料收集不全，今后设备仪器的维修及保养将无据可寻。制度及严格的流程要求设备仪器开箱时档案员必须到场，严格清点开箱材料，对照合同中的条款及装箱单一份份地对照相应资料，保证档案收集的完整性。

项目综合管理文件的收集也是全过程的，如项目建议书、可行性研究报告的请示与批复、初步设计的请示与批复、项目投资计划、三同时文件、竣工验收的批复等，都是项目建设的依据，这些文件在财务审计及最后的现场竣工验收中起着至关重要的作用，在注意收集整理的同时，这些文件的密级都很高，还要注意密级文件的保存。

在这两个项目的建设过程中，各业务部门档案员兢兢业业，对照收集范围及整理要求，细致认真地做好每一项工作，有时还需加班加点赶进度，大家都抱着既然是工作就必须认真、负责、仔细完成的信念，为我所的档案工作贡献力量。

三、迎接档案验收认真整改遗留问题

9月下旬，我所终于迎来两个项目的档案验收，这是集团在技改项目档案验收中第一次实行打分制，各位专家在听取项目档案汇报后进行了现场审查，核验了生产研发楼及所内新增的大型设备仪器，在档案室审阅了档案的基础管理工作，随后就开始两个项目档案的审查工作。009项目共形成档案案卷94卷，888件。012项目共形成档案案卷71卷，1281件，各位专家在肯定了我单位档案工作进步的同时，也指出了很多不足之处。

项目档案验收后，相关业务部门一同讨论了验收过程中的不足之处，根据每一条扣分点制定整改措施。对于我来说，每一次的检查都是学习的机会，大家集思广益，有时候把固定的思想模式打破，便豁然开朗了。

档案管理是一项基础性管理工作，它看似琐碎平凡，但在一代代档案人的努力下，留给后人的是一个真实可信的世界，对于一个单位来说，档案的价值不言而喻，它反映了这个单位的历史，见证了这个单位的发展轨迹，无论岁月如何变迁，只要档案还在，我们便能追根溯源，它是历史、现实与未来的纽带，带给我们无限的启示与思考。

作为一名档案人，我将继承前辈们的精神，在平凡的岗位中默默奉献自己的力量，在档案工作中不断地学习与探索，争取学到更多，获得更大的进步。

[1]朱海群.七六所国防科技工业固定资产投资项目档案验收机构资质[J].机电兵船档案,2007(4).

[2]周艳.固定资产投资项目档案管理质量控制策略[J].机电兵船档案,2007(01).

[3]卢东.对固定资产投资项目档案验收工作的思考[J].经营管理者,2009(09).