谈谈新校区档案馆建设的策略——以达州职业技术学院为例

文/达州职业技术学院 陈玄

谈谈新校区档案馆建设的策略
——以达州职业技术学院为例

文/达州职业技术学院 陈玄

档案馆建设是新校区项目建设的重要组成部分，抓好新校区档案馆建设，需要从硬件建设、档案资源建设、信息化建设和档案队伍建设四个方面入手，有的放矢，以不断提升新校区档案馆的建设效率与服务水平。

新校区；档案馆建设；策略

达州职业技术学院新校区档案馆建设是达州职业技术学院新校区项目建设的重要组成部分，属达州市的重大建设项目之一，其建设工作已经全面展开。抓好新校区档案馆建设，探讨新校区档案馆建设的策略，对全面完成达州职业技术学院新校区项目建设具有十分重要的意义。

一、完善设备设备，强化档案库房建设

现代化的高校档案库房应实现馆藏库房、阅览、办公室分开，并配有档案柜、计算机、打印机、刻录机、复印机、空调机、除湿机、防磁防潮柜、消毒柜、缝纫机、装订机等档案专用设备，以满足现代化档案资源的收集、整理、归档和收藏要求。但目前达州职业技术学院没有符合上述标准的现代化档案库房。对此，一是结合达州职业技术学院新校区的办学、科研、管理需求，尽快完成档案库房的规划、设计与建设。二是结合档案管理信息化的实际需求，适时购置信息化设备，支持电子档案建设与存储工作。三是强化对现有设备、信息系统的维护与管理，包括强化设备的日常维护与定期检修，及时进行系统安全维护、漏洞修补，以及经常更新计算机软件等等，以保证现有设备良好运行。

二、强化管理制度建设，规范档案资源开发

首先，强化新校区档案馆制度建设，这对提升新校区档案馆档案收集、归档、开发、利用等一系列工作的规范性和有效性具有重要意义。根据《高等学校档案管理办法》的原则和要求，结合达州职业技术学院档案管理工作的实际，修订完善《达州职业技术学院档案管理实施意见》，其内容应当涵盖档案的收集、整理、保管、鉴定与销毁、统计、借阅、利用、保密工作、档案库房管理等的规定，该项制度可使档案工作有章可循。在此基础上，新校区档案馆应进一步完善制度建设，对档案管理工作中的各项核心业务流程提出明确要求。

其次，达州职业技术学院现馆藏分为原达县教育学院、达州农业学校、达州卫生学校、达州农业机械化学校、达州职业技术学院5个卷宗，党群、行政、教学、科学研究、基本建设、仪器设备、外事、出版、财会、学生、声像、实物12个档案门类。种类丰富、数量较多，为对上述档案资源进行妥善归类、规范归档。今后应按照《普通高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》要求对现有档案资料进行整理、分类、组卷、编目，建立规范的全宗卷。在此基础上，达州职业技术学院档案馆应结合学校各专业办学活动和科研项目情况，积极做好档案资源的收集工作，并适时开展专题档案资源编研活动，使馆藏资源得到有效开发和利用。

三、加强信息化建设，丰富档案服务形式

达州职业技术学院新校区档案馆目前装配有《档案管理系统》，基本实现档案数据录入、检索、查询、统计、编目、维护、编制档案检索工具等的计算机管理，但在实际工作中，档案管理人员对相关设备、信息系统的应用水平仍然偏低，今后需要继续强化档案管理信息化人员建设。一方面要适时引进新技术、新软件。另一方面要组织档案管理人员积极学习信息化技术的应用方法，使其树立信息化管理意识，并主动利用信息化设备开展档案收集、管理与开发工作，提高档案工作的信息化水平。同时，新校区档案馆建设中应着重突出档案管理工作的服务职能。新校区档案馆工作人员应结合学校基建项目的开展、专业教学的发展、科研项目的开展与党建、管理工作的发展等情况，积极与相关部门的领导、同事进行沟通，结合其需求主动查找、提供相关档案材料以供参考并积极开展档案编研工作，充分发挥档案资源在行政管理、教学、科研、深化改革等方面的作用。

四、强化人才队伍建设，提升档案人员素质

档案馆人员的专业素质是搞好档案工作的重要因素，为了提升达州职业技术学院新校区档案馆人员的专业素质，需要采取以下措施：一是完善档案干部终身教育体系，对现有专、兼职档案员进行培养，鼓励档案员继续深造学习，或到知名档案馆进行参观学习；二是提高档案培训质量，提升现职档案管理人员的文化和专业程度，除了加强档案管理新知识、新理论的教育外，还应切实增强档案管理人员运用专业理论解决实际问题的能力，尤其是提升其利用信息技术解决档案管理实务问题的能力；三是要适时引进高素质档案管理人才，尤其是加大对优秀青年档案工作者的引进与培养力度，加强多层次复合型专业人才队伍的建设，优化档案管理队伍结构，加大专职档案管理员的比重。

总之，达州职业技术学院新校区档案馆的建设是一项系统性的工程，档案工作人员应结合新校区人才培养、科学研究、建设与管理等工作的实际需求，从硬件建设、档案资源建设、信息化建设和档案队伍建设4个方面入手，有的放矢，循序渐进的开展新校区档案馆建设工作，以不断提升新校区档案馆的建设效率与服务水平，促进档案资料质量的不断提高和馆藏资源数量与种类的不断丰富，同时为档案利用、档案开发等活动奠定坚实的基础。

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