整合单位档案工作管理模式与规章制度探索

文/中国科学院国家天文台 赵澍

整合单位档案工作管理模式与规章制度探索

文/中国科学院国家天文台 赵澍

本文以单位档案工作管理模式与规章制度的整合为基点，述内涵、析问题、寻良策，旨在拓展单位档案工作管理模式与规章制度整合的有效路径，良性推进单位档案工作可持续发展。

单位档案；管理模式；规章制度；整合

2015年10月26日，在党的第十八届五中全会上，习近平强调：“要坚持以人为本，厚植发展优势，加强国家治理体系建设，促进社会持续健康发展”。正确方向的指引，为加强公共服务能力建设提出了新的要求，同时也为优化资源配置效率赋予了新的含义。档案工作作为社会建设的重要组成部分，近年来，按照依法、规范、服务社会的要求，深化改革，眼睛向下，较好地发挥了档案信息资源功能，但一些单位仍然存在重视程度不够、管理手段落后、制度体系不健全等问题。当前，对于如何加强档案管理，国家有要求，档案管理部门也出台了相应的管理办法。然而，在末端管理中，有一个需要我们着重把握的关键点，这就是档案工作管理模式与规章制度的整合。

一、单位档案工作管理模式与规章制度整合的涵义

各单位在档案管理中，收集并保存党务工作、行政管理、科学研究、基建工程等活动中直接形成的有保存价值的文字、图样、声像等材料，形成了预立卷、档案接收、借阅、库房管理、保密和销毁等制度。基于现行管理模式与规章制度实际，将两者相整合，就是按照目标实现、系统集成、资源整合的原则，在项目实施内容上渗透、运行体系上融合、管理办法上支撑，进而规范管理流程、细化工作内容，增强集中统一管理和利用的科学性、系统性和实用性。

二、当前单位档案管理存在的主要问题

（一）机构设置不够合理。当前，在档案工作管理中，存在着归档制度不健全、人档分离、档案材料不规范等现象。究其原因，有管理力量薄弱、硬件建设力度不大、信息化程度不高等问题，但根本的还是机构设置不够合理。比如，在开展二级法人单位档案工作中，上级缺乏有效地指导和规范的管理，未建立各单位档案部门和人员良好的沟通机制，由法人单位综合档案室牵头，二级法人单位档案部门共同参与的档案工作网络还未形成。

（二）规章制度亟待完善。档案管理规章制度，来源于收集、保管与利用实践，是确保档案管理规范化、科学化、系统化的基本抓手。从文件运行轨迹看，基本遵循制作、使用及暂时、永久性管护规律。基于我国档案管理工作实际，一些单位在归档管理工作中，没有将暂时性、永久性保存阶段作为文件管理，在缺乏统一的运行路径、管理手段、规章制度的情况下，造成各个阶段相对孤立，与当前文件档案一体化趋势相背离。另外，在当前单位信息日趋公开的大背景下，一些单位对档案内容公开的范围、内容、方式研究不够，缺乏行之有效的管理、开放、知情制度。

（三）管理模式相对滞后。当前，社会各行各业对档案的管理及利用率较高，尤其在利用群体持续增加的情况下，档案管理集约化、规范化、现代化发展要求，对当前相对落后的管理方法、单一的运行路径、传统的管理手段提出了严峻挑战和考验。当前，在档案常态化管理工作中，一些单位以收藏为主，忽略了档案信息电子化功能的外延，不注重利用价值功能的挖掘与发挥。比如，在档案目录数据中，未采用集中统一管理的方式，单位文件级目标数据库尚未形成，导致目录资源分散，管理和利用效果不突出。

三、整合单位档案工作管理模式与规章制度的有效路径

（一）整合机构，健全共同参与的管理模式。当前，要建立由法人单位综合档案室牵头，二级法人单位档案部门和人员共同参与的档案工作管理模式，明确责任，整合力量，优化机构，创新管理模式。要拓宽沟通渠道，设置管理岗位，配备专职档案管理员，业务部门和科研团组（项目组）根据实际配备兼职档案员，充分发挥专兼职档案管理员的管理与兼职档案员的科研背景优势。要加强对单位各类档案工作的检查、指导工作，现场办公，有效破解档案工作管理模式与规章制度整合中的难题。

（二）整合内容，完善档案管理的规章制度。基于规章制度不健全问题，对文书、科研课题、工程、基本建设项目等档案，制定管理规范，明确归档范围和保管期限。健全综合档案室管理办法，制定管理流程，量化管理人员职责。将档案管理与业务工作相结合，着力推进档案管理理念的渗透与融入，强化业务工作支撑功能的发挥，促使档案与其他业务工作融通发展。比如，完善人事档案鉴定制度，扩大收集广度与深度，尤其针对历史材料多、动态成效不足的问题，建立跟踪收集制度，增强内容收集的即时性及管理的实效性。

（三）整合体系，建立管理利用的服务模式。整合档案管理模式与制度体系，关键要顺应文件档案一体化、档案信息电子化、档案利用多层化发展趋势，深度挖掘信息资源，有机结合电子与纸制管理元素，创新档案管理体制。以国家天文台档案管理为例，可在归口管理的基础上，从档案资源收集入手，探讨收集、清点、移交的分级管理办法，研究各单位全部档案目录数据，实施集中统一管理的模式，建设单位文件级目录数据库。同时，要适时总结单位档案利用服务好的做法，汲取经验，弥补不足，推进单位档案工作管理模式与规章制度在整合优化中持续发展。

［1］杨群英.新时代人事档案管理制度与模式的创新探索［J］.劳动保障世界，2015（1）.

［2］朱传芳.关于创新人事档案管理制度与模式的探索［J］.黑龙江史志，2014（23）.

［3］曹航，杨智勇.档案管理模式改革：困境与对策——从和县模式的现状说开去［J］.档案学通讯，2010（3）.