事业单位会计电算化后会计档案的管理方法

2016-11-26河北省岗南水库管理局王丽涛

办公室业务 2016年3期

文/河北省岗南水库管理局王丽涛

事业单位会计电算化后会计档案的管理方法

文/河北省岗南水库管理局王丽涛

目前，我国事业单位在会计档案管理中，应用了电算化管理方法，这一方法的应用不但可以获取更加精确的信息数据，而且大大提高了工作者的工作效率。探讨和分析事业单位在管理会计档案中，应用会计电算化后所取得的实际效果，希望可以推进会计电算化在其他领域得到更广泛的应用。

事业单位；会计电算化；会计档案管理

在实施会计电算化之后，不但提高了数据信息的准确性，而且也提高了工作人员的工作效率。显然，在实施会计电算化后，对会计档案管理者的工作能力提出了较高的要求。在新的档案管理策略中，虽然可以解决在传统档案管理中存在的问题，但是在实际应用过程中存在着很多不足之处，这就需要事业单位因地制宜地完善这些不足之处。

一、会计档案在实施电算化后具有的特点

（一）扩大了存储范围。在会计电算化没有实施之前，会计所有工作都是纯手工的，手工记账、手工登记账簿、手工记录报表等等。在会计电算化实施之后，大大减轻了财务人员的工作量，只需要在利用财务软件的基础上，就可以制作凭证，并轻松打印出所需要的报表，在年度总结会计档案时，只需要直接打印出来账簿就可以。在实行会计电算化后，会计档案不但包括所需打印出来的纸质档案，而且也包括计算机软硬盘上的电子数据，同时也包括用户服务卡、用户手册、软件系统的安装等等方面的资料数据。

（二）提高了保管要求。在对传统会计档案进行查看时，可以直接查看到，不需要利用任何介质。但是查看在磁盘上或者光盘上的会计档案，必须要在利用计算机技术的基础上，才能进行查看。因此，在保存电子档案时，由于会受到磁盘和光盘等等磁性介质因素的限制，如果保存不及时或者不正确，那么很容易丢失数据，这些数据一旦丢失，就很难找回。

（三）提高了安全性要求。在磁盘、光盘等等磁性介质上所记录的会计数据，具有不可修改、删除等等特性，因为一旦有电脑黑客侵入其中或者有不法分子企图篡改数据，可以任意销毁或者伪造数据，那么将会给单位造成无法估计的经济损失。同时，在保存硬盘和磁性介质时，应保存防病毒、防火、防潮的环境中，因此，对介质存储的安全性要求高了。

二、事业单位实施电算化后会计档案管理的有效对策

（一）建立健全的管理制度。在实施会计电算化之后，档案管理所涉及的内容较多，因此，对制度规范的要求也随之提高。因此，要结合当前先进的信息技术，有效地发挥出电子档案的优势，实现信息化档案管理工作的实施。结合档案管理的特征，事业单位想要建立健全的制度体系，应结合自身实际发展情况以及会计资料实际情况，制定出完善的制度规章，确保档案妥善保管，并完善在资料管理、备份存储数据、维护档案日期等等方面的不足。同时，还需要明确规定出每位工作者负责的工作事项，做到权责一致，从而加强管理档案的工作效率。

（二）提高档案管理者的管理意识。传统的手动化档案管理形式与实施电算化的档案管理形式来讲，二者存在着很大的差异，但是应该明确的是，唯有档案管理者真正提高对档案管理的意识，才能从根本上提高管理档案的效率。简单来讲，事业单位目前正处于积极转型的时期，要转变工作人员过去只注重纸质资料管理的意识，提高对电算化管理的意识，改进电子档案管理中的不足之处，及时解决在工作中出现的各种问题，确保各项工作的顺利完成。另外，在实际工作过程中，要建立起专门的电子档案管理室，配备相应数量的电子设备，及时更新和升级软件系统，确保档案管理各项工作稳定进行。

（三）定期检查档案数据。在实施电算化后，会计档案资料会涉及很多方面的内容，由于计算机自身的问题，很容易发生丢失数据资料的情况。为了防止档案数据出现丢失或者篡改的情况，事业单位必须要采用强有力的措施，定期对档案数据进行检查，并且选择一些质量较好的硬件来保存资料，注意磁盘存放的环境应温度适宜，并定期派人检测磁盘数据是否完整无缺。

（四）提高档案管理者的工作能力。在档案管理过程中，事业单位应注重培养档案管理工作人员的职业素养，唯有他们具有良好的职业素养，才能做好档案管理的各项工作。在选拔档案管理工作者时，应注重考察工作者的工作能力和职业素养，挑选出高素质、高水平的人才负责管理档案，定期组织他们进行培训，对于表现优秀者进行更大力度的培训和教育，在加强他们综合能力的同时，进一步提高档案管理的质量和效率。

（五）同时保存纸质会计档案。纸质会计档案具有一定的原始性，纸质会计档案与其他档案形式形成了区别。同时纸质档案还具有安全性，与信息化档案相比具有更高的安全性与稳定性。纸质档案原件中的内容不会发生变化，在保密性方面更具有一定的优势。要确定纸质档案的保存能够更安全，真正做到纸质档案不丢失、不传递。此外，在保管纸质档案时，要采取合理的方法，确保其资料保存的期限能够更长。当需要利用纸质档案时，可以能够做到一目了然，不需要通过一些辅助方式，就能够达到档案的使用，在某种程度上可以促进档案的使用率。