对基本建设档案的管理原则及保障措施

2016-11-26江西省南昌市城建档案馆李红芳

办公室业务 2016年3期

关键词：城建工程质量错误

文/江西省南昌市城建档案馆李红芳

对基本建设档案的管理原则及保障措施

文/江西省南昌市城建档案馆李红芳

基本建设档案是各类工程中第一手管理资料，起着工程规划、维护、监督、资金管理以及账务处理等重要的工程信息，在现代化建设中是不可缺少的基础资料。它同工程一样具有时间、地点、效用、权益的要求，因此必须讲究管理的原则，才能起到法律效力的作用。

基本建设档案；管理原则；保障措施

既然是基本建设档案，因此档案中记载了工程所有的信息，包括筹资、投资、工程施工、财务管理、账务处理、工程营销分析等等，而这些工程的信息每一项都有很强的时间、地点、权益、效用的限制，若是脱离了这些限制，那么基本建设档案就会失去法律效力，档案失去管理的作用，所以没有意义的档案记录，只能是废纸一堆，起不到管理的作用。其次有原则性的档案才能成为法律文件，才能维护和处理各方的权益和矛盾。

一、基本建设档案的管理原则

（一）及时性原则。工程建设档案中记录了所有工程信息，而且这些信息记录都涉及各方的权益，因此必须及时记录工程建设，如开工时间、材料用量、资金筹集、资金运转等，及时性一方面是对业主要求，工程一旦招标成功，那么就要按时完工，否则工程建设就会违约，一旦违约就要对业主赔偿违约金，这对工程营销极不利。二是对工程建设总体要求，及时做好工程建设记录，可以从档案中反映出工程资金使用情况、材料用量、人员调度管理，从而发现工程的盈利问题、质量问题、资金管理问题等，这是档案管理的初衷。若不及时记录工程信息，工程哪儿出现问题，或者资金、材料使用到什么样的程度都难掌握。三是工程未动，档案先行，因为工程建设首先要有详细的施工规划和设计图纸，而规划和设计图纸是档案管理的一部分，因此只有做到及时性，工程建设才能按照图纸设计要求进行，若是没有施工图纸，工程建设也难以进行，只能是瞎子摸象不知从哪儿做起。

（二）准确性原则。档案最大的特点就是记录准确真实，而虚假的档案记录不但没用而且还会害人，因此工程建设的每个环节，都需要准确记录。如工程资金筹集量、使用状况、工程质量、材料使用量及程度、资金周转状况等，这些都关系到工程建设进度和盈利，必须准确记录，真实反映工程信息，否则会给工程建设带来严重后果。工程质量的记录，是否真实反映工程建设，是否严格按照施工图纸进行，若是数据记录错误，就会误导工程建设数据指标不正确，从而使工程建设质量下降，形成危险工程或者危房，对人们居住和施工者都带来危险，最终导致工程拆除。所以准确记录档案信息是确保工程质量的根本要求。三是准确记录还可以发现工程建设中的错误，只有数据准确，才能对比工程建设中的问题，否则档案记录不准确或者记录错误，那么还能找到错误的原因吗？既是找到错误，也不知道该怎样计算才算正确，才能指导和纠正工程错误。

（三）全面管理的原则。基本建设档案中记载了工程所有信息，包括数字、计算单位、工程图形、文字表述等，而且这些记录都涵盖了每一项工程建设重要的内容，因此记载内容的广泛要求档案管理必须做到全面系统反映工程建设，这样就可以做到有据可查，一旦发现工程质量问题或者价款赔付都可以从细微处的档案记录中找到答案和解决的方法。若是档案记录残缺不全，不但对工程建设不利，而且还很难断定和分清责任事故，做个不了了之，最后伤害的还是国家和人民。因此全面管理是工程建设和核算的需要，也是提高工程质量，确保人民财产安全的需要，进行法律裁决赔付的需要。

二、基本建设档案有效管理的保障措施

（一）制定符合基本建设档案特点的档案管理制度。“没有规矩，不成方圆。”首先，在基本建设项目或工程启动之时，相关的涉事单位必须有一位负责人分管档案资料工作，并建立与项目工程档案资料相对应的管理机构。其次，配备专门的档案资料管理人员，统一管理建设项目的档案资料。再次，将基本建设档案工作纳入部门考核范畴之内，档案材料的原始性、完整性、齐全性、规范性是衡量基本建设档案绩效的重要指标。

（二）提高档案管理人员的素质。首先提高档案管理人员的责任心，管理人员的态度决定了档案管理的水平。因为管理人员的丝毫疏忽就会导致档案数字记载错误，从而导致工程建设失败。其次和利益制度挂钩，赏罚分明，对不负责任的管理者一旦发现档案记录错误，应加大处罚力度；最后加强监督检查，随时检查档案，核准其真实性和准确性，监督管理者的责任和工作。