浅谈文件资料的收集与档案价值之间的关系构建

2016-11-26广州市花都区人力资源和社会保障局李巧美

办公室业务 2016年10期

关键词：收集关系构建

文/广州市花都区人力资源和社会保障局李巧美

文/广州市花都区人力资源和社会保障局李巧美

【摘要】为了使得档案具备相应的社会价值以及能够为人民提供全面的服务，需要对文件资料的收集和档案价值之间的关系进行重新认识和理解。本文对文件资料和档案价值进行概述，并分析了文件资料的收集与档案之间的关系。

【关键词】文件资料；收集；档案价值；关系；构建

根据我国档案行业的执行标准对档案的具体概述为：“国家部门、社会机构以及个人的行为活动在社会发展过程中形成的具有记录价值的历史事件。”对于历史事件的记录具有广泛的意义：其中包括文件资料、影像录音以及图纸等。也可以说，档案是社会活动或者个人活动在社会环境中直接形成的具体信息。为了使档案信息具有较高的利用价值，需要提高对文件资料收集的完整性，认清文件资料和档案价值之间的关系具有重要的现实意义。

一、档案文化的存在价值

档案是对人类真实活动的记录，是人们认识客观规律的主要依据。根据档案资料能够很好地了解历史事实，把握现在的社会生活。档案是人们从事社会活动的真实记录和文化保存，具有特定的文化价值以及利用价值，是人类对历史强而有力的考察证据，档案文化不仅有利于当代子孙的发展，其所蕴含的价值财富远远超越了其它文献资料。档案文化是我国的巨大财富，是人类文化发展史的主要载体。一个国家的档案保存得越是久远，越能说明此国家的文化程度较高。档案文化的具体利用价值主要有以下几点：其一，记录历史。档案是对历史发展的真实记录，这类记录具有真实性，深刻地反映了人们对自然的认识和改造，推动了社会发展的历史进程。根据以往的数据实践证明，历史研究需要依靠真实的数据资料，特别是以档案为历史研究的依据，才能够准确地反映出历史进程，科学、合理地总结历史的发展规律。档案文化是连接过去和现在的历史纽带。其二，是人类社会活动的历史凭证。在人们的日常生活中就可以感受到档案文化的作用。对于历史事件的争议，最具有说服力的依据是来自于档案，档案可以帮助现代人还原历史真相，再现当时场景，解决争议之人的心头疑惑。档案的原始记录决定了档案的利用价值，是其他材料所不能代替的，具有一定的法律效益。其三，档案是科学研究的依据。科学研究需要具备一定的信息依据，一方面，档案能够提供原始的历史借鉴；另一方面，档案能够为科学研究提供大量的实验数据以及信息资料等。科学研究的发展主要依靠研究人员不断总结前人留下的宝贵经验和研究成果，避免在科研过程中走不必要的弯路，档案是记录历史研究成果的主要依据，其真实性和可靠性是其它材料所不能替代的，因而现代研究的任何成果都离不开档案文化的数据支持。

二、文件资料的搜集是保证档案价值的前提

档案是文件资料或者是固化信息在一定条件下的转化，其条件需要符合以下几点：其一，需要保证该事件的文件资料是办理完毕的。其二，需要保证文件资料具有一定的利用价值。其三，需要文件资料是经过查考凭证的。档案的价值主要体现在档案价值的具体作用，即档案对个人、社会以及国家是否能够具有一定的价值性和可用性，有价值的档案信息必须是完整的、齐全的、真实的信息。要想使档案具有较高的价值，并为所需者提供优质的服务，需要使文件资料的收集尽可能做到完整。因此，文件资料的收集具有重要的现实作用。文件资料的收集相对于完整、齐全，其利用价值也就越高。例如，以某人社局档案管理中心为例，机关单位的档案管理与企业单位不同，因此档案管理工作也存在一定的特殊性。长期在机关单位工作的人员通常会发现以下情况：各个科室工作人员的管理工作不够集中，而且工作事物分配不够明确，已经形成的档案管理材料不能够合理完整地存放在管理负责人的手中，这样对档案资料的收集工作产生了一定难度，档案管理人员认定的有效材料，不能够让其他工作人员也认定为有价值，而档案材料的价值性往往存在于具体的细节当中，除此之外，绝大部分的档案材料不够规范和完整。因此，会出现重视主件而忽视附件的现象，需要档案管理人员进行相应的添加和补充。由此看来，文件资料的完整收集是保证档案价值的前提和基础。

三、构建文件资料和档案价值的关系

（一）加强宣传力度，提高相关认识。文件资料的收集工作涉及到不同方面，需要根据对档案工作的认识程度，有针对性地进行宣传指导。使我国各级部门领导以及人民群众能够认识到档案对于国家来说具有重要的现实价值，是重要的资源来源。由于档案具有共享资源的特点，所以认为文件资料在谁手中就归谁所有的现象只不过是一些工作人员为了方便自身使用时的做法，这些做法与档案法的规定是相背离的。通过对《档案法》进行宣传，将会使全社会的档案意识有所提高，是我们需要适应新时代的重要任务和要求，同时需要我们采取相应的措施，根据法律法规及各种条例，在一定程度上满足使用者的需求才能够使文件资料的收集工作得以顺利进行。

（二）建立健全的档案管理制度。建立健全的档案管理制度是保证档案具有价值的基础和前提，因此，我们需要在建立健全档案管理体制的同时，建立以专业技术为保证的档案制度。为了能够保证档案制度的文件资料收集完整和齐全，比如可以按照不同类别、不同内容进行归类，可以根据类别归类分为政府档案、事业单位档案、机关档案等；也可以根据档案内容归类为行政档案、军事档案、科技档案等，不同的档案分类对于档案管理有着重要的作用，可以根据不同的分类构建较为完善的档案管理体制，使人力资源与社会保障局的工作效率能够得到提升，使档案管理更加具体化，有利于构建更加完善的档案管理体制。根据《档案法》制定相关的实施计划。伴随现代社会媒体网络的迅速发展，可以建立起以计算机为载体的档案信息网，明确其中工作人员的具体工作职责，通过各种形式开展对文件资料的收集工作，将散落于社会各个角落以及个人手中的资料保存于档案信息中，并根据当前档案的具体情况有针对性地进行收集工作。现代化的管理体系不仅需要专业的操作人员，同时也需要计算机的网络人才。目前，我国的档案团队依然存在知识结构过于陈旧、现代管理人才缺乏等现象，因此，建设能够收集完整文件资料的人员队伍是非常有必要的。

（三）加强档案管理人员的综合素质。定期进行文书以及档案工作人员的培训和业务训练等，能够提高其专业技术和业务能力，这是做好档案工作的具体保证，也是档案建设工作的重要改革内容。因为档案人员是各部门机关、各单位资料整理以及归档的主要执行者，其业务水平和能力的高低是影响档案工作能否顺利展开的关键因素，建立一个具有业务水平高、管理能力强以及具有高度责任感的优秀团队，是有效保证档案工作顺利进行的前提和基础。档案管理工作的好坏在一定程度上取决于档案管理的工作人员。而档案涉及过于复杂和庞大的内容，这就要求档案管理人员需要对专业知识和业务进行深入的钻研和学习，既需要具有相应的技术知识还要有解决问题的实际能力。应该使工作人员积极地进行交流和讨论，相互学习和交流档案管理的相关规定以及管理理念，档案工作人员的业务水平只有进一步地提高，才能够有效保证档案工作的质量。