我国事业单位档案管理现状及对策研究

2016-11-26菏泽市曹州书画院崔红倩

办公室业务 2016年10期

关键词：事业单位档案管理现状

文/菏泽市曹州书画院崔红倩

我国事业单位档案管理现状及对策研究

文/菏泽市曹州书画院崔红倩

【摘要】本文结合个人多年实践工作经验，对我国事业单位档案管理的现状及对策研究进行分析，希望能起到抛砖引玉的作用。

【关键词】档案管理；事业单位；现状；对策；研究

一、我国事业单位档案管理的现状分析

（一）管理人员对档案的重视程度不够。档案管理人员对单位档案的重视程度不够是我国当前事业单位档案管理中面临的主要问题，工作人员在实际工作中没有意识到档案对于单位未来发展的重大意义，所以，在主观意识上就没有形成一个严谨的对档案进行合理规范管理的思想态度，导致单位内部档案管理混乱，对档案的管理措施实施不到位，造成部分档案的丢失和不完善，在某种程度上，严重影响了事业单位的发展。

（二）基础环节工作薄弱。对档案管理的基础工作做得不到位，比如，对档案的摆放位置等没有严格按照规范来进行，使得工作人员在进行档案的查阅时变得十分困难，严重影响了单位工作的进行。还有，没有定期对档案进行整理和检查，这就容易造成档案的遗失而浑然不觉，同时还很容易出现一些重要档案被意外销毁的情况。档案管理的基础环节工作薄弱是影响档案管理工作质量的一个重要因素。

（三）管理设备落后。由于单位内部对档案的重视程度不够，使得他们在对档案管理工作方面的资金投入较少，一些单位档案管理的设备十分落后，有的甚至没有专门的档案管理室，只是简单地将档案都堆放在遗弃的库房内，内部的环境十分简陋，有的阴暗潮湿，档案堆放进去容易造成腐烂，不利于档案的保存和管理，有的直接将档案与一些易燃易爆物堆放在一起，这也给档案的安全带来了极大的威胁。

（四）对现有档案资源的开发和利用程度不够。单位内部的档案管理工作人员对档案没有一个全面的认识，他们只单纯地认为档案管理就是保证档案不被遗失，在需要时能够很容易地找到就可以了，其实不然，档案对单位内部进行决策时有着非常重要的指导作用，能够让领导层对单位过去的发展进行分析总结，然后对未来提出一些有建设性的意见，所以，对档案资源的开发和利用有着十分重大的现实意义。目前，许多事业单位的内部管理人员还没有意识到这一点，对现有档案资源的开发和利用程度不够，严重制约了单位的未来发展。

二、如何提高我国事业单位的档案管理水平

（一）提高工作人员的工作能力。要想让档案管理做得越来越好，档案管理工作人员的能力必须有所提升。而提高档案管理工作人员的工作能力的最有效、最直接的方法就是对他们进行有针对性地培训，以提升他们的专业素质，档案管理人员的素质提升可以保证工作更好地进行。单位要加强对档案管理人员的能力培训，包括综合运用计算机的能力，文件分类以及快速查找的能力，搜索以及分析能力，记忆力等多方面综合技能，确保档案管理人员拥有足够的能力来完成自己的工作。同时，加强宣传，鼓励他们培养基本职业道德素养，督促他们恪守职业道德。让他们明白档案管理工作的重要性和档案对一个单位发展的影响力，这样他们才会在工作中做到公平公正，实事求是，对自己的工作保持高度的警惕性，真实地记录数据，多方面分析数据，力求把自己的工作越做越好。档案管理和收集对单位的影响极为重大，保证了档案管理人员的工作质量，也就能更快地发现单位工作中的不足，便于单位未来的进一步发展。

（二）加大档案管理方面的资金投入。当前，由于我国许多事业单位对档案管理工作的不重视，导致单位对档案管理方面工作的资金投入不足，档案没有独立的、专门的管理室，档案的管理自然就会出现很多困难，所以，要加强对档案的有效管理，就要加大对档案管理工作方面的资金投入，首先，要设置专门的档案管理室，让单位内部档案能够独立地保存起来，避免跟一些易燃易爆物品存放在一起，减少档案丢失、损毁的风险，还要设置一些关于档案管理的现代化机械设备，使档案管理变得更加专业化、现代化，保证工作人员在查找、检阅档案时能够更加方便、快捷，只有当档案管理更加专业化时，工作人员的操作才会正规化，才能降低档案损坏的风险，档案保存的时间才会更长久，保存质量才会更高，才能发挥档案给单位内部进行决策作参考的作用，这就需要单位工作人员加强对档案管理的重视，加大资金的投入，以便更好地促进事业单位的发展。

（三）完善管理制度。单位的档案管理工作要想有一个良好的发展，就必须完善档案的管理制度，首先要让档案管理人员树立应有的法律意识，多对他们宣传一些比如《档案法》之类的法律知识，从提高他们的法律意识开始，让他们明白自己工作的重要性，然后是完善档案管理机构的各项规定制度，改变以往粗放式的管理模式，要对档案进行分级化管理，然后责任到人，每个人都要分清自己的职责和义务，不能像以前一样，单位档案管理机构内部组织混乱，没有明确的责任分配，导致大家对档案的管理工作都不上心，档案的丢失和损毁也就在所难免了，新型的档案管理制度要求大家都能做好自己的本职工作，强化档案管理意识，把档案管理工作做得更好。

（四）利用现代网络进行档案管理。当前我国许多事业单位在档案收集整理中多采用人工方法，档案信息的采集、分析、核对及查找，都是靠工作人员手动完成的。采用这种方式进行档案收集和整理，既繁琐，又容易出错，而且保存以及查找也特别不方便。采用人工方法，耗费大量人力，付出更多的资金，往往得不到更好的结果，尤其是收集处理冗长的文件时，劳神伤财，大大影响了工作效率。随着现代信息技术的普及，档案收集整理工作可以借助信息技术有条不紊地进行下去，档案收集整理的每个过程，包括对信息进行加工、分类、细化、分析、整理等，在信息技术的帮助下，减少了纸质的使用，同时也减少了数据丢失的可能性，在查找和分析上也能更加方便和快捷。集成化地处理信息，大大提高了工作效率，使得档案收集整理工作可以有条不紊地进行。

另外，原始的纸质文档，记载的信息多、杂、乱，一旦要进行交流，需要携带大量的纸质文档，耗费大量人力财力。信息交流前的整理，更是一项大工程。需要花费大量的人力、财力校对信息，分类、挑拣出有效信息，然后进行整理，才能进行交流，一般都必须整理出厚厚的文件。而采用大型计算机以后，信息的交流和分享可以直接在网络上进行。而且，信息本来就已经分类好存盘，挑拣起来也轻松很多。数字化的管理，现代化的设备，让交流畅通无阻。只需携带小小的U盘，大量数据都可以轻松带走，方便快捷。而且，单位之间相距较远，没有信息技术之前，信息的交流和共享都必须派遣人员进行会面，路途上都会浪费很多时间。随着互联网技术的普及，事业单位可通过互联网这个平台进行档案信息的交流和共享。方便快捷，更保证了信息的时效性。

最后，采用纸质文档保存，由于纸质本身的缺陷，人为的一点点小疏忽，都可能让重要的数据模糊甚至是丢失。而采用信息化方式保存数据，既能生动准确地用多种方式记录并保存数据，增强保密性，又可以确保数据保存的安全性，克服了纸质文件会因为纸张的腐朽而造成数据丢失的缺点，所以被越来越多的人所接受。信息技术普及后，档案收集管理数据可存在于光盘、U盘、移动硬盘等设备中。与纸质文档不同，这些装置具有良好的稳定性，不容易被外界环境所影响，能够长时间地保存大量数据，使得档案的管理更加的安全。