信息时代背景下如何才能做好机关档案工作

文/莱州市政府采购管理办公室 刘子菡

信息时代背景下如何才能做好机关档案工作

文/莱州市政府采购管理办公室 刘子菡

信息化建设对于机关档案信息化有着十分重要的作用。如今机关档案信息化建设仍然属于起步阶段，需要进一步地改善。而机关档案工作目前还存在着较多的问题，对机关档案工作造成了十分严重的影响。因此，本文将进一步阐述信息时代背景下做好机关档案工作的策略。

信息时代；机关档案工作；策略

由于信息时代的到来，计算机和网络技术不断加快发展并且逐渐广泛应用。各大单位信息化程度不断提升，促使文档管理、存储和方法方面发生较大的变革。加上这些年机关档案管理水平不断提升，以及档案急剧增多，用户对于档案管理资料的需求也在不断地提升。因此必须要做好机关档案工作，下面将进一步探讨信息时代背景下做好机关档案工作的方法。

一、改变管理观念

基于信息时代背景下，必须要改变以往对机关档案工作管理的观念，从根本上提升机关管理工作的认识，营造一个适合机关档案工作的环境。在信息时代，档案发挥得作用也更加重要，因此，要求机关档案管理人员以及领导必须要转变之前档案管理的思想，提升认识，将档案管理的工作融入自己的工作计划以及每日工作中去，给相关部门提供适合的工作氛围，要大力支持档案部门的人员参加大型的档案会议以及业务培训等活动。加大培养相关人员学习档案法律法规的力度，树立正确的目标。还有就是将以人为本这种管理观念真正地落实，对档案管理人员必须要给予必要的关心，只有这样才能将其积极性充分地调动起来，给档案管理工作人员提供一个适合的工作环境。

同时，还需要进一步改善档案管理的制度，处于信息化时代，构建档案管理制度和办公自动化属于是一体的。通过信息化的管理手段目的在于避免采集归档这项工作存在盲目性和随意性，保证档案信息系统的应用能够更加正规，确保信息的安全，使其能够充分地发挥出作用来。机关档案相关部门必须要针对真实的情况制定出具有较强操作性的档案。要求管理制度必须要具有明确的分工，将责任落实到每个人的身上，对于每一个环节都需要进行监控，不要出现意外情况。还有就是准备应急处理的预案，对于有些有可能会出现问题的地方需要制定应急处理的方案。

二、提升业务训练

构建健全的考核评价机制，提升机关档案管理人员对于工作的积极性。要求客观并且真实地进行机关档案管理考核工作。能够有效提升机关档案管理方面的水平。将档案工作添加到年终考核中去，要求必须要注重考核的方法，针对部门考核，档案工作完成的质量需要和年终考核联系起来。针对个人考核，在规定时间内对其采取评优奖励。

加强业务方面的培训指导工作，对其进行严格的管理，并且机关单位应该时常组织一些业务方面的交流讨论会，增强对于档案法律方面的学习，进一步拓展自己的视野。使工作人员在精神以及业务方面的水平都能够得到有效的提升。

三、培养工作人员安全意识

由于档案安全对于我国根本利益有着直接的影响，同时也是档案工作的核心所在。因此，档案管理工作人员必须要将档案安全保密当作是档案部门的首要任务，并且不断提升工作人员网络安全方面的意识，以及计算机应用方面的能力。针对那些重要档案的原件进行安全保护，可以采取数字化扫描的方式将其拷贝，并且将原件封存。选择电子件的方式提供给需求者。除此之外，还要增强对于电子档案存储、传输、利用和计算机硬件以及软件系统这些方面的方案预防。要以定期地对电子档案进行备份和异地储存这些方式保证档案信息的安全性。

四、优化档案信息工程

想要对档案信息工作进行进一步地优化，首先要和有关部门相互合作协调，进而对档案工作进一步的完善和改进。其次，还需要调整检索系统，提升检查的准确率和速度。给更加快速准确地提供档案打下良好的基础。再次，必须要做好平时的查阅接待工作以及相应的查阅记录，将档案给各个机关单位提供的参考以及凭证作用最大限度地发挥出来。还有就是使用科学合理的服务手段，依照档案数字化提出的要求以及基本需求，采购并使用符合标准的统一档案系统，构建归档文件目录以及图片档案的数据库。同时，对于纸质类的这种档案要采取数字化处理这种方式。最后，要对网络独有的优势进行充分地利用，进而使远程服务成为现实，实施社会化有偿服务，使有查询档案的单位以及个人，能够在任何地点使用计算机下载并打印自己所需的档案，给人们提供相应的便利。

五、结束语

通过本文对信息时代背景下如何才能做好机关档案工作的进一步阐述，使我们了解到由于信息时代的到来，计算机和网络技术不断加快发展并且逐渐广泛应用。各大单位信息化程度不断提升，促使文档管理、存储和方法方面发生较大的变革，用户对于档案管理资料的需求也在不断地提升。因此必须要做好机关档案工作。通过改变管理观念、提升业务训练和培养工作人员安全意识，还有优化档案信息工作的方式，能够有效提升机关档案管理的水平。希望通过本文的阐述能够给信息时代背景下，做好机关档案工作方面提供一定的参考和帮助。

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