积极推进档案信息资源深度开发

文/神华神东煤炭集团公司档案室 王军



积极推进档案信息资源深度开发

文/神华神东煤炭集团公司档案室 王军

【摘要】档案信息资源的开发与管理是企业在办公室工作过程中把握信息利用需求的有效手段之一，能够协调企业内外工作流程顺利进行。传统的企业文书档案管理方式已经无法满足人们在企业中的工作需求，只有不断改善档案信息资源管理的方法，深入研究档案信息的开发，才能逐渐加强档案工作管理的技术性与服务性。

【关键词】档案信息管理；资源开发；机制；实施

档案资源的管理工作是各个企业档案工作的核心内容，主要包含整理、搜集及保存企业重要的文档资料，以及存储、下载、上传、传送、分类、检索等各个环节，涉及到企业工作的各个方面。其整体工作质量对企业办公室管理服务效率起着重要影响，主要包括对文书档案的数字化、安全化、网络化的全面管理，需要科学、有效的处理方法来支持引导。为了保证档案管理工作的科学、有序、高效、稳固，相关企业及工作人员应当开展现代化档案信息资源开发，制定科学有效的实施策略，促进档案管理的优化。

一、深入把握档案信息利用需求的变化趋势

针对当前档案管理工作逐渐提升重要性的发展现状，企业必须充分了解档案信息利用需求的变化趋势，全面把握该变化趋势进行管理方法与资源开发的完善，才能应对社会信息化飞速发展的时代特征。笔者将从以下三大方面进行档案信息利用需求变化趋势的分析，便于企业进一步提高档案工作效率。

（一）档案信息资源实现信息化管理是必然趋势。档案信息资源在企业办公室工作中愈发重要，只有实现其信息资源的现代化信息管理，才能在保持档案文件历史原貌的基础上增强档案管理的准确率和便捷性。传统的档案信息资源管理方式往往通过人工的排列、整理及装订、存放，必然会出现遗漏文件的现象，一旦档案数量增加，出现错误信息，工作人员就必须拆卷重做进行多次检查，不仅影响档案管理的工作效率，还容易造成工作人员的工作倦怠，发生遗漏文件查找不到，检索效率低下的现象。通过实行档案资源的信息化管理，能够改善档案文件的装订效果，使装订更加整齐美观，而对于遗漏的文件则不需要多次修改查找，将档案的案卷级转变为文件级，提高档案管理工作的工作质量，避免不同工作人员对档案管理标准的衡量尺度不同而造成的使用不便，极大降低了工作人员的劳动强度，避免文档的存积，使工作人员在放松身心的情况下对档案管理工作的投入更多精力，从而提升档案信息资源管理效率。

（二）档案信息用户数量增加，档案类型复杂多变。我国经过经济的迅速发展和政治民主化的进程加快，传统档案信息的管理从后台逐渐公开于前台，使人们在就业、工作等方面对各自档案信息的资源保护愈发重视。因此，人们的档案意识逐渐增强，档案信息用户的群体也逐渐庞大起来。用户群体的扩大避免不了用户类型的增加，不同类型的档案信息用户对应着不同程度的管理方式，档案资源的利用方法需要工作人员从其目的、对象及角度等多方面进行评判，档案信息资源的开发工作面临着巨大的压力。

由于现代化档案信息的管理工作对档案工作人员的要求较高，相关企业则需要聘用更高知识层次的工作人员进行培训，而当下企业的档案部门恰恰缺少现代高技术人才，进而使复杂繁琐的档案工作疏于管理，无法发挥企业现代化设备及工作方法的作用。电子文件没有固定的形式，在修改和整理的过程中无法保存任何痕迹，一旦出现问题难以恢复期原始样貌，保密工作无法顺利进行，从而丧失了文件的原始性，档案工作则更加复杂多变，难以控制。

（三）档案信息利用向多元、自主、专业化方向发展。档案信息用户的增加使档案管理工作的范围逐渐扩大，其内部容易因档案管理类型的丰富而导致不同特性的变化。例如，由于档案信息资源的剧增，信息所包含的重要内容可能出现不够精准、时效的特性，这使得许多档案信息的浓度逐渐下降，甚至出现冗余信息、虚假信息的增多，导致用户需求向精品化、个性化及专业化的形势发展，更多用户注重对档案效用的关注。此外，档案信息用户往往习惯通过网上检索等便捷方法对所需信息进行查询，甚至希望能够更加简便地通过档案的目录及关键词查询来获取自己所需的重要内容，往往认为通过档案部门的特定查询缺乏时间上的便捷，这使得档案信息利用的需求也更加依赖于档案部门提供的服务方式，从而使档案管理出现多样化、自主化、广泛化的趋势，这就要求相关部门需要加强先进技术的学习与投入，从而更加全面地把握档案信息资源发展的走势，使档案管理工作在保证用户便利的基础上逐步实现自我创新与完善。

二、开展档案信息资源深度开发的基础保障与反馈机制

档案信息资源的开发工作主要包含不断充实档案信息服务内容、构建政府内部档案信息共享平台，重视档案信息增值服务以及推进档案信息产品专题开发与加工等，是一项较为复杂的系统性工程。由于其资源开发的保障因素受到开发方法与策略的影响，因此笔者从开展档案信息资源开发的各项系统保障机制来分析其开发利用的状况。

（一）制度保障。从1980年起，中共中央开始决定开放历史档案，从此以后档案信息的开发与利用受到多个部门的管制和发展环境的影响，制度的规定也随着时间的推移逐渐改变。但由于档案信息资源的特性发展方向无法确定，制度改善的角度跟不上档案资源的改变，因此至今为止，有关档案信息资源开发的法律规定仍然不够完善，处于不断修改、不断翻新的过程中。一项完整有效的档案信息资源管理需要基本法律、企业规定、法律实施细则和信息开发规则等多项规章制度的制约，因此，企业应当分配不同类型的工作人员负责不同规章制度的制定，并真正将其贯彻落实到档案管理的实际工作中，才能使法律规则的制定真正变得有效。同时，在监督法律规章的落实情况时，应当注重细节的量化，认真听从来自基层管理者的建议，使各项规章制度在注重原则的同时得到更加合理的补充改善。

（二）组织保障。由于档案信息资源开发的组织保障从整体和局部来看设置情况是有所差异的，档案馆网的设置仍然存在管理问题，各级档案部门都应当围绕党委、政府的中心工作，把服务大局放在档案工作任务的首要地位，加强对重要档案的管理与开发。

首先，从整体上来看，档案信息资源的开发离不开全国性的档案行政管理体系。该体系能够在信息化的时代背景下促使档案管理体系以坚持推进档案信息资源开发为目标，通过调节档案管理与资源开放的关系来设置档案馆网，从而使档案信息资源的影响与效用扩大更加条理、实用。其次，从局部上来看，档案信息管理的组织保障还应包含基层档案工作的顺利开展。只有基础工作部门的档案管理真正落实到基层工作的各项任务中，并加以监督和整改，档案信息管理工作才得以顺利进行。

（三）人员配置。随着档案信息资源管理难度的逐渐增加，普通职工已经无法适应高强度、高难度的档案工作，相关企业需要聘请高素质的技术工作者，才能满足档案信息资源开发工作的需求。现代科学技术的广泛应用迫切需要档案工作者的主动学习，缺乏新型技术水准的管理方法是无法适应复杂多变的档案工作的。有关资料显示，我国高素质的档案人才数量较少，相关企业对工作人员的监督与培训力度不够，导致我国专职档案工作人员的结构不稳定，大多数工作人员的意识仍然停留在档案实体保管的简单工作层面。因此，档案信息资源开发的人员配置应当逐步提高对档案人员的资质要求，通过先进技术手段的运用简化档案管理工作人员的工作，使工作者在充足的时间中对档案信息资源开发投入更高的精力，注重各个档案部门的工作交流，实现优势互补的工作状态。

（四）反馈机制。档案信息工作者通过对信息产品的管理与加工将资源发放于档案用户，从而实现用户需求的跟踪与档案信息资源的互馈；而档案用户则通过信息产品的使用情况将所发现的问题反馈给档案信息工作者，即资源深度开发对用户的反推作用。二者构成一个反馈机制循环结构，能够在收集、组织档案用户需求信息的基础上挖掘用户需求的特征及变化规律，引导档案工作者不断变化和改善工作状况，推动档案信息资源的优化发展。

同时，反馈机制的构成离不开制度的保障与制约，档案信息资源的开发只有将工作人员、信息产品及档案信息用户三者关联起来，促进其工作的协调发展，才能真正通过反馈机制实现档案信息资源的质量控制。

三、深入推进档案信息资源开发工作的实施

针对档案信息资源管理情况较差、规章制度不健全、工作手段先进性低的工作现状，我们应当从不同角度和标准出发，在遵循档案信息资源及时性、客观性、特色性的原则上完善信息开发工作体系，在档案信息实体开发、内容开发及知识开发三大方面进行档案信息资源开发工作的逐步推进。

（一）拓宽信息开发途径，探索档案信息资源的实体开发。尽管传统档案管理工作对档案实体管理的重视程度仍然保持在较高的状态，但仅仅是保管和整理是远远不够的。档案信息资源的管理应当在保证实体保管工作完备的情况下同时加强实体信息的开发，例如通过档案阅览服务、档案信息复制以及档案陈列展览等具体方式进行，从而保证利用者迅速查阅相关档案的基础上扩大信息传播的范围，提高社会档案意识。

通过对档案进行分级处理、对查阅人员的情况进行客观严格的登记审查以及对档案实体进行开发且不泄密的方式，能够逐步拓宽档案管理的工作范围，提高信息利用的效率，从而充分利用信息资源的管理与开发进行相关工作安排和管理，克服任人唯亲、以权谋私的恶劣事件发生，实现实体档案开发利用的最大化，在保证档案实体有序性和保密性的前提下最大限度地为档案信息用户服务。

（二）加强工作制度落实，完善档案信息资源的内容开发。档案内容开发主要指在档案原文的基础上进行的信息整理加工工作，不得掺杂档案信息资源开发者的个人观念。因此，工作人员在档案编研、档案资讯、档案信息公布及档案编目、著录等方式中进行，从而在满足社会利用需要的前提下克服档案信息的分散性和信息浓度低的弱点，利用公共媒介如电视、网络、报刊等方式与用户进行交流。

档案信息资源的内容开发同时可以通过加强管理制度的建设来保障，只有真正将管理制度落实到内容开发的工作流程中，才能形成档案管理工作的系统。具体可以在不违反制度规范的前提下加强档案资讯工作，例如对档案收藏的分布状况、为特定用户定向查找传递档案信息等情况的分析，促进档案信息传播的速度，真正将接受档案信息咨询申请、分析咨询问题、查询文献资料和收集反馈信息等重要步骤一一落实，从深层次上满足档案信息用户的需求，也不妨碍相关深层内容的进一步开发。

（三）推进信息化建设，推进档案信息资源的知识开发。相关企业应当注重提高档案管理人员的综合素质，加大档案管理人员的培训力度，使其通过自身学习能力和实践能力的提高紧跟信息化时代发展的步伐。档案信息资源的知识开发主要是根据用户需求进行的开发内容与方式相结合的深层次开发，其要求档案信息工作者在结合相关资料文献的基础上对信息资源所具备的隐性知识进行开发与重组，最终整理出档案信息资源的隐藏知识内容，使档案信息资源的利用具备更高的实效性。

档案信息资源的知识开发是整个开发内容中难度最大、层次最深的一项，也是继档案信息资源的实体开发、内容开发后的最高形式。除了进行开发方法的改善，知识开发还应当对信息资源的内容开发进行延伸，使档案工作者在消极被动的保管档案实体的工作中逐步转变为积极主动的创造人员。在具体工作过程中，开发人员可以通过先进方法的学习改善档案的形式特征，对档案信息资源进行重新整理，从而满足不同用户在不同层面的需求，但要注重不得违背档案原本的核心精神，对档案信息用系统、辩证的方法进行深入研究，组建知识开发工作小组进行资料的汇集，在更大的范围内寻求开发档案信息资源的支持与储备。

综上所述，只有顺应档案开发与管理的整体趋势，将先进的管理方法与实际工作相结合，才能更好地提升档案资源开发与信息管理工作的作用效果。相信在企业及相关工作人员的共同努力下，档案资源的开发情况一定会进一步得到重视与发展，档案资源的开发与管理将在相关企业的办公室工作中发挥更加实效的能力效用。

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