档案管理信息化的现状、困境及出路

2016-11-26吉林省四平市铁西区郊区卫生保健监督检验所李凌燕

办公室业务 2016年10期

文/吉林省四平市铁西区郊区卫生保健监督检验所李凌燕

档案管理信息化的现状、困境及出路

文/吉林省四平市铁西区郊区卫生保健监督检验所李凌燕

【摘要】新时期，档案管理工作迎来重大的变革，已不能固守原来的管理方式，现在只有适应新的科学技术并正确和有效地利用信息化的手段来提高档案管理水平，应对新时期的挑战和困难。本文主要论述了档案管理信息化的目前状况，档案管理信息化现在面临的各种问题，以及实现档案信息化的有效策略。

【关键词】档案管理信息化；目前状况；问题；对策

21世纪，人类步入信息化时代，信息技术进入人们生产、生活的诸多领域，并在“潜移默化”中发生了深刻的变革。现在，我国虽然逐渐关注档案管理工作，但是现在档案管理上依然有着很多的问题，实现档案管理的信息化还需人们的不断努力。

一、档案管理信息化的现状

现在，随着计算机等高科技产品的不断发展和普及，档案信息资源具备了先进的技术资源，并且现在社会的信息化，使得档案的信息化具备了发展的社会环境，同时国家对档案管理工作的政策支持，这些都加速了档案信息化在各个行业中的发展。虽然档案的信息化在不断地发展，但是存在一些问题，例如，还是没有足够重视档案管理、人才的缺失以及档案不够标准化。档案部门应该适应时代的要求，培养更多的人才和积极发展，使得档案事业更上一个台阶。

二、档案管理信息化的困境

（一）人们对档案管理不够重视。现在，人们对档案没有一个正确的认识，认为档案管理的工作不是十分的重要，不能给予档案管理足够的重视。不管是外部人员，还是一些内部人员都没有足够认识到档案管理的重要地位，对其也不会投入大量的精力和资金，这样使得有关档案的设备短缺，并且不能跟上时代的脚步，没有一些先进的现代化设备，根本就不能达到档案室的自动化、数字化。同时，对档案部门的不重视，使得档案工作人员相对其他部门的待遇比较差，从而造成档案部门人员流动较大和工作不认真等。

（二）没有严密的档案管理标准。档案的信息化管理需要有一个严格的档案管理标准。虽然我国已经实行了档案标准化并在国家的推动下，经过不断地完善和发展形成了一个比较完善的体系，但是档案本身的复杂和多样以及档案中的地区和行业等的不同，又使得分散管理特点突出，这些都影响着档案管理的标准。现在，由于经济、硬件设备、技术等多方面的影响，档案信息化管理水平不能有很大的提升，收集不到完整的数据，影响档案管理信息化的继续向前发展。

（三）没有专业人才。现在，档案管理更应引进更多先进的现代技术，丰富档案管理的内容，实行专业的分工，这就要求档案的管理人员要有较高的综合素质。不同的档案管理人员都应掌握相应的知识，高级档案管理专业人员应该具备较高的政治理论和政策水平，使得他们能科学有效地规划档案事业的发展，解决其他人员在工作中遇到的问题。但是往往是档案管理人员群体缺乏具有较高综合素质的高级档案管理人员，多数都是档案管理人员的素质偏低，严重影响和制约着档案管理的进行。

三、档案管理信息化的出路

（一）提高人们的档案意识。人们应该改变现在人们对档案的错误认识，提高人们对档案管理工作的重视，让人们意识到档案管理工作的重要性。在档案管理工作中，领导要重视与其他部门的加强交流与合作，充分发挥优势，提高档案现代化管理的工作水平，同时让其他人认识到档案的重要作用。加大档案知识的宣传，让更多的人了解档案的意义，提高档案部门的社会地位，引起更多领导的重视。加大档案工作的资金投入，随着现代化的进程要逐渐改善档案室工作环境、办公设施等，例如，计算机、扫描仪等基本办公设备是不能缺少的，从而提高工作人员的工作效率和推进档案信息现代化的进程。

（二）建立完整和严谨的档案信息化标准。在档案的管理工作中需要一个完整和严谨的档案信息化标准。在新的时代，要实现档案的现代化和信息化更加需要一个标准的档案体系，不论是在档案书写的形式上，内容的规范上等，因为信息传递和共享等，都需有一个完整和严谨的档案管理标准体系，从而避免一些地域差别等造成的错误，从而有效地实现档案管理现代化工作。

（三）提高人员的整体素质。21世纪是科技生产力时代，人才是知识的载体，更是档案管理信息化建设的主力军。因此，应有意识地打造高素质档案管理队伍，以档案人员的素质为档案信息化建设夯实基础。培养更多的高级档案管理工作人员，平衡高级档案管理人员与普通档案管理人员的比例。高素质的档案人才拥有更多紧跟时代步伐的知识和技术，并能够运用档案管理方面的知识，推进档案信息现代化的发展。