立卷档案多层档号设置探索与实施

文/河北省卫生和计划生育委员会综合监督执法局 张冬夏

立卷档案多层档号设置探索与实施

文/河北省卫生和计划生育委员会综合监督执法局 张冬夏

对于业务档案种类繁多且交叉属于不同科室的单位来说，忽略科室给不同种类的档案编制代码，大类下面根据此类档案的不同性质（档案所处科室的不同职能）设小类，从而形成多层档号的档号设置方式，能够解决档案整理及录入中出现的种种问题。我局从2004年10月开展立卷档案多层档号设置以来，经历了3次大的科室调整，增加了6类不同性质的档案和几十种新增项目，档案分类清楚，档号设置条理分明，科室档案管理人员操作简单，容易接受，节省了档案整理和录入时间。

档案；立卷；档号

档号是档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。具有唯一性。业务档案是各单位由于职能不同而产生的系统内所独有的种类档案。对于很多单位来说，由于工作职能多，业务档案种类繁杂，想要将大量种类繁杂的档案理出清晰的条理，并在档案种类和档案所属科室不断变化的前提下给每一类档案准确定位，让每一类档案都能够像穿在线上的珠子一样，有清晰明确的所属位置，达到快速查找的目的，需要有一个科学的档号设置方法。

一、方法

采用河北省科怡档案管理软件的格式，并做了详细分类，主要是根据省档案局的档案管理要求进行整理并实施。

二、结果

例：我局业务档案共分为十二大类。案件、抽检、日常监督、医疗卫生、职业卫生、卫生许可、企业现场审核、企业标准备案、职业病诊断鉴定、量化分级、重点监督检查、专项监督检查。每一大类下面又分小类。

案件又分为：场所类案件、市场类案件等。

抽检分为：场所类抽检、市场类抽检等。

医疗卫生分为：医师注册、护师注册、医疗机构等。

职业卫生分为：职业卫生类和放射卫生类等。

卫生许可分为：消毒产品、食品添加剂、涉水产品等。

职业病诊断鉴定分为：职业病诊断鉴定、放射类职业病诊断鉴定等。

重点监督检查分为：环境类重点监督检查、传染类重点监督检查等。

专项监督检查又分为：环境类专项监督检查、传染类专项监督检查等。

为了使多种类的档案脉络明晰，条理清楚便于查找，经过不断地摸索，终于找到一种方便可行的档号设置方法。

首先将所有的业务档案用Y来代表，Y后面是十二大类业务档案的顺序编码，之后是每一大类不同小类的顺序编码，然后是年度，最后是年度内的大流水号

即：Y—大类代码—小类代码—年度—案卷号 的组成方式。例：

1.案件 Y1

（1）环境类案件 Y1-01

（2）医疗类案件 Y1-04

2.抽检 Y2

（1）环境类抽检 Y2-01

（2）传染类抽检 Y2-03

3.日常监督 Y3

场所类日常监督 Y3-01

4.医疗卫生 Y4

（1）医师注册 Y4-01

（2）中医机构 Y4-02

（3）西医机构 Y4-03

（4）护师注册 Y4-04

5.职业卫生类 Y5

（1）职业卫生 Y5-01

（2）放射卫生 Y5-02

6.卫生许可 Y6

（1）消毒产品 Y6-01

（2）保健食品 Y6-02

（3）.食品添加剂 Y6-03

（4）营养强化食品 Y6-05

（5）涉水产品 Y6-09

（6）建设项目审查 Y6-10

（7）放射卫生许可 Y6-11

（8）职业病诊断机构许可 Y6-12

（9）职业卫生技术服务机构许可 Y6-13

（10）职业健康检查机构 Y6-14

（11）社会团体 Y6-15

（12）科研机构 Y6-16

（13）普通食品碘盐加工 Y6-18

（14）辅助生殖 Y6-19

（15）实验室生物安全 Y6-21

（16）互联网医疗卫生信息服务审核 Y6-23

7.企业标准备案 Y7

8.职业病诊断鉴定 Y8

（1）职业病诊断鉴定 Y8-01

（2）放射类职业病诊断鉴定 Y8-02

9.量化分级 Y9

10.企业标准备案 Y10

11.重点监督检查 Y11

（1）环境类重点监督检查 Y11-01

（2）传染类重点监督检查 Y11-02

（3）职业类重点监督检查 Y11-03

（4）放射类重点监督检查 Y11-04

12.专项监督检查 Y12

（1）环境类专项监督检查 Y12-01

（2）传染类专项监督检查 Y12-02

三、讨论与分析

这样分类之后，每年档案录入时，在选择相应的类别，输入归档年度后，软件系统会自动生成“Y—大的类别—小的类别—归档年度”的档号格式。最后的案卷号（顺序号）则由同一小类别每年一次大流水形成。

例：2012年形成的医疗类案件的第5卷的档号为：Y1-04-2012-005

在现实中我们经常会遇到这种情况，那就是同一类别的档案分属不同的科室，如果想让每个科室都有自己独立的档案录入系统，不同的处室档案录入不受其它处室的影响，那么在设置档号时就可以设置成同一类别档案的代码相同，不同科室的用不同的小二层代码来表示。

例：“案件”这一类别，就分布在医疗处、传染病与学校卫生监督处、环境卫生监督处、稽查处等不同的处室。于是在“案件”这一类别下面又分为“医疗类案件”“传染类案件”“环境类案件”“稽查类案件”等不同的小类别，档号代码分别为“Y1-01” “Y1-02”“Y1-03”“Y1-04”。后面加年度，每一小类别按年度排大流水。例2015年稽查类案件的第一卷的档号应该为：Y1-04-2015-001。

这种档号设置方式，以类别为分类标准，所以在科室变动时，档号并不受影响。在不同科室有相同类别的情况下，既能使相同的类别具有相同的代码方便统计和查询，又因为后面不同的小二层代码使处于不同处室的相同类别的档案各自独立方便档案的录入。避免了因科室变动给档案管理带来的不便。

采用这种档号设置方式，能够一劳永逸将业务档案不同的种类串成不同的串，条条清晰明确，粒粒位置精准。同时也为将会产生的新种类的档案理好了脉络。我局从2004年在省档案局专家的指导下实行这种业务档号设置到今天11年的时间里，经历了3次大的科室调整，增加了6类不同性质的档案和几十种新增项目，科室档案管理人员操作简单，容易接受，我们感到思路清晰，管理科学，一直运行良好。