新时期高校办公室管理存在的问题及其对策探析

文/沈阳大学 陈娟娟 黄英婉

新时期高校办公室管理存在的问题及其对策探析

文/沈阳大学 陈娟娟 黄英婉

本文在阐述推进高校办公室管理必要性的基础上，从宏观和微观视角提出高校办公室管理中存在的问题，并在此基础上有针对性地分析了推进高校办公室管理的对策。

高校办公室；管理；以人为本；去行政化

一、新形势下推进高校办公室管理的必要性

（一）“以人为本”办学理念的宏观要求。国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010-2020）提出要坚持“以人为本”的办学理念，同时，在高素质人才培养工程中也提到建设一支高素质、创新型教育人才队伍，以完善人才管理体制。这就要求高校领导在行政管理中，要将教育管理人员置于管理的核心位置，确立主导地位，塑造和谐环境，注重人文关怀，通过沟通协调管理目标来调动教育管理人员的积极性与创造性，以提高教育教学质量的高校内涵建设。

（二）提升高校办公室管理人员综合素质的内在要求。高校办公室作为重要的行政组织机构，主要围绕高校整体部署和中心工作，负责日常管理的综合协调、重要工作的督促落实等工作，发挥着承上启下、联系左右、协调各方的桥梁和枢纽作用，拥有服务、协调、参谋、督办四项职能，具有其他部门不可替代的作用。高校办公室工作的特殊性和重要性对办公室管理人员的思想觉悟、业务能力、职业道德等综合素质提出了更高要求和巨大挑战。

二、新时期高校办公室管理中存在的问题

（一）宏观管理不完善。1.管理运行机制不健全。在实际工作中，高校办公室管理工作往往处于被动状态，管理人员缺乏工作的动力、热情以及对工作的敬畏之心，工作效率不高。究其原因，主要是缺乏一套健全的管理运行机制，难以形成一种有效的竞争机制和淘汰机制，缺乏自我评价标准和工作业绩评估制度等，导致管理人员工作积极性不高，办事效率低，严重影响了办公室的管理效益。

2.管理方式缺乏创新性。随着科教兴国战略的实施和高校教育管理体制的改革，高校逐渐由社会边缘进入社会中心，高校与政府、社会、企业联系日益增多，因此，高校办公室业务范围也在不断扩展，这就要求高校办公室管理能够做到与时俱进，开拓创新。目前，高校办公室管理方式大多是在长期工作中逐渐形成的固定模式，工作靠会议、靠文件、靠指令，忽视管理者自身的创造力和抽象思维能力。

（二）微观管理人员综合素质不高。1.服务意识淡薄。高校办公室工作既具体又繁杂，在沉重的工作压力之下，有些高校办公室人员易出现服务意识淡薄、工作态度不端正、工作应付过关，或将工作像推皮球一样，能推则推，缺乏勇于承担的精神，甚至出现“门难进、脸难看、话难听、事难办”的现象，官僚作风严重。

2.业务能力不强。高校办公室工作的特殊性和重要性，对高校办公室工作人员的业务能力提出了更高的要求。业务上既要了解国家的政策方针和学校的相关政策，又要具有较强的沟通、协调和应对突发事件的应变能力，还要具有熟练使用电脑、传真机、网络等现代化设备的能力。目前，高校办公室工作人员大多数是从党政机关、教师、辅导员、教辅人员中抽调，或是留校的本校毕业生，都未经过专业的培训，业务水平参差不齐，这些都不同程度地制约办公室作用的有效发挥。

三、推进高校办公室 管理的对策

（一）完善运行机制，调动工作积极性。第一，实施竞争机制，可根据岗位空缺情况，通过设置严格考核程序，包括资格审查、笔试、面试等环节，面向社会公开招聘。同时，可设置轮岗制度，最大限度地激发管理人员的工作潜能。第二，完善奖励机制，实施绩效考评，将绩效考核、绩效工资和年度评优相结合，真正做到奖惩公平，调动工作人员积极性。第三，引入淘汰机制，对于不作为、工作拖拉推诿、不能完成绩效考核的管理人员，可根据情节严重程度，调离本部门，调入后勤等附属机构或直接解除聘用关系，以改善部门工作氛围，提高工作效率。

（二）创新管理方式，逐渐施行去行政化管理。在管理方式上，突破以往的工作靠会议、靠文件、靠指令模式，在坚持基本原则的基础上，创新管理方式，积极发挥管理者自身的创造力和抽象思维能力，善于发现新的问题，提出新的见解。另一方面，应避免行政过多的干预学术研究和教学管理，逐渐实行去行政化管理。

高校行政化是指高校像行政组织一样依靠行政命令，行政权力全面支配组织的决策和管理。过度的行政化管理将制约学术研究和教学管理的顺利开展，阻碍中国特色现代大学制度的完善和推行。

（三）增强服务意识，塑造和谐环境。高校办公室属于窗口服务单位，办公室工作人员的一言一行，一举一动都代表着学校的整体形象。在办公室管理工作中，增强服务意识，树立“以人为本”的服务理念，注重对人性的理解，做到尊重人、关心人、爱护人、教育人。作为学校领导，要注重对下属工作人员的人文关怀，把握下属的工作进展、生活状态和心理情绪，让下属体会到领导的人文关怀；作为办公室工作人员，要端正态度，不仅对领导积极主动，更要对教师和学生做到服务周到热情，塑造一个和谐向上的工作环境。

（四）加强业务能力，提高管理效率。第一，在思想作风建设方面，应不断加强政治理论学习，提高思想政治道德修养，保持优良工作作风，以高度的政治责任感与使命感去做好各项工作。第二，在业务能力培养方面，应加强专业技能培训。通过持续的培训和“干中学”相结合的方式，增强工作人员的组织沟通协调能力、应变能力、文字编辑表达能力以及现代化办公设备的熟练使用能力，提高办公效率。

［1］严发萍，赵琦兰.高校去行政化与以人为本理念关系探析［J］.赤峰学院学报，2014（11）.

［2］孙平."高校去行政化"命题之反思［J］.教育考试，2010（5）.

［3］赵丽娟.新时期改进高校管理的创新思考［J］.前沿，2013（10）.