如何规范地整理归档文件

文/四川省成都市第六人民医院档案室 王彬

如何规范地整理归档文件

文/四川省成都市第六人民医院档案室 王彬

通过理论与实践相结合，转述了归档文件规范整理的步骤，重点描述了归档文件分类与鉴定的技能，整理当中的要素和实践。我们采用六步法，也就是六个步骤来进行归档文件的规范整理。笔者认为，不仅条理清楚，而且事半功倍。

归档文件；规范整理；原则

本文作者在一所三甲医院档案室从事档案工作多年，每年都对行政政务管理等活动中产生的大量文件材料进行整理，在整理过程中发现条理一定要清晰，尤其是对归档文件的分类与鉴定的技能要掌握好，笔者有几点见解，现阐述如下。

一、明确文件整理原则、规则

（一）遵循文件形成规律，保持文件有机联系。人们在处理事务的过程中通常以文件为载体真实地记录其活动的内容和过程，随着社会实践活动的发展变化，文件也随之从少到多，后一份文件是前一份文件的延续，如召开一次会议，有会议通知、会议议程和日程、与会人员名单、会议报告、会议总结、会议简报等，如果孤立地看待其中每一份文件，无法获得该活动的完整信息，只有把特定活动的相关文件联系起来，才能反映整个活动的全貌，从而维护社会真实的历史面貌。

还要保证归档文件在内容和形式上齐全完整。文件的内容反映发文者的思想和意图，是归档文件价值的客观基础，一旦形成，应忠实地保存原意，不允许随意更改。而它的形式反映了当时的现状，要完整地保留下来。是以后进行档案管理和开发利用的基础。

（二）区分保存价值，确定保管期限。一份文件是否整理、立卷归档保存，是由文件有无历史查考价值来决定的，不是所有文件都全部归档保存，必须通过鉴定，确定文件的保存价值，根据其价值的大小决定保管期限的长短，对保存价值大的文件重点整理和保管，期限也长一些；对保存价值小的文件，视情况区别对待；无保存价值的公文不必整理和立卷。

（三）便于保管和利用。这是档案整理的根本目的。为便于保管和使用，盒内文件数量存放适度，以绳带扣住卷盒为限。针对不同种类的文件，灵活采取不同的保管方法，如一般文件装盒，而财会账册等则保持其原来的形式。有传真等其他类型文件也一并整理、立卷归档，确保同一问题的相关文件之间不脱节。

（四）立足本单位文件，以“件”为整理单位。因为本单位的职能活动才是本身所特有的，反映本单位自身的历史面貌，把它加以整理保存，具有连续反映本单位的历史查考价值。整理时按照2000年档案工作行业标准《归档文件整理规则》（DAT/22-2000）规定，以每份文件为一件，以它相关联的定稿、附件、复制件、转发文、复文等也一并组件附后，另外如报表、名册、图册之类，依照原样组为一件。

二、采用六步法，也就是步骤来进行归档文件的规范整理

第一步鉴定文件。结合《国家档案局关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》（即国家档案局8号令），制定本单位的文件归档范围和档案保管期限表，区分：不归档、永久和定期。

划分方法如下：

永久：

1.收文：A、是否为主送本单位的批复类文件。B、内容是否反映本单位人与事，如任免、表彰、处分类文件。C、政策性文件，如决定、规定、办法、意见等。

2.发文：本单位主要职能活动的重要文件材料；开展重大活动形成的文件材料。

3.本单位计划与总结、各类人员名册、工资册、劳动工资年报等。

定期30年：

1.收文：长期执行的文件（如试行的、暂行的办法、条例、规定等；非主要职能工作但要贯彻的政策法规）；

2.发文：本单位比较重要的业务文件材料（包括：内部管理制度、奖励制度、业务操作规程等）。

定期10年：

1.收文：短期内查考的文件；

2.发文：本单位事务性、一般性工作形成的文件。

第二步按件装订。文件材料已有电子文档的，可采用缝纫机轧边（固定）；后期要扫描加工的，推荐用不锈钢推订来装订，以便于还原和高速扫描。装订后的文件材料，每件敲上“档号章”。

第三步排列文件。按“党群”“行政”“业务”三大类。

党群类下设：（1）党务；（2）工会；（3）共青团；（4）妇女工作；（5）学（协）会。在（1）-（5）之下按时间排列文件。

行政类下设：（1）组织人事；（2）政务；（3）财务；（4）总务。

业务类：本单位业务管理工作中形成的文件材料，根据各单位主管业务的不同情况，区分属类、排列文件。

第四步编号。永久、定期30年、定期10年分别编三个流水号，一年一编（即填写档号章上的归档信息）。

第五步编目。按保管期限分别填写《归档文件目录》。

第六步填写备考表，装盒、填写脊背（可统一用数字、代码章印上，以保持整洁与美观）。

三、运用六步法整理后的体会和做法

这六步当中，第一步鉴定文件是重点，把文件划分归档与不归档，逐份鉴定其保管期限，是永久、定期（30年、10年），遇到不确定的，我的做法是先暂时不要盖档号章，用铅笔编号，放至最后一秒，或上柜之前，确定了才盖。

第三步排列文件要仔细，第一大类之后的同时，第二步装订之前，还要检查文件质量，检查归档文件种类、份数、页数齐全完整，不遗漏短缺。有破损或字迹模糊的应予裱糊和复制并与原件一并归档。归档文件的书写材料、纸张符合档案保护要求。

二级类目，可根据各单位性质的不同分设不同的类别，比如我们在行政类下设二级类目（3）财务管理，包含了审计、会计、经费；（4）后勤保障管理，包含了车辆、设备、房产管理、安全保卫等工作中形成的文件材料。业务类下设二级类目，其业务包含医务（技）管理、纠纷、质控管理、护理、院感、科教。

每年经过以上步骤一步一步做下来，感觉忙而不乱，有条不紊，归档文件能够较为规范系统地得到整理，使文件材料保存完整，便于查阅使用，利用价值也能得到最充分的发挥。各个单位根据自身情况，也有不同做法，笔者也结合实际，除了按照上述的六步，具体还做了如下方法：

1.编制《医院职能科室的文件分类表》。笔者认为，档案人员应该充分熟悉你所在单位的所有行政职能部门的业务工作范围，你才能知道哪些工作内容重要，哪些不重要，哪些需要归档，哪些不需要归档，心里面有个数。因此，编制了《医院职能科室的文件分类表》，所有工作进行全面梳理，与相关职能科室核对确认，每年逐项进行文件资料收集，做到不遗漏，达到充分归档的目的。

2.调整归档范围和保管期限表。每年应根据各部门工作内容情况，及时调整本单位的文件材料归档范围和保管期限表。

3.编制归档文件目录。采用计算机管理，2014年3月购买宏博科技有限公司出品的《紫晶文档一体化管理系统》标准版ver2011，录入内容齐全，包括文件类型、单位、日期、文件题名、保管期限、密级、页数、附件数量等，卷内目录打印出来比较规范，查找快捷，便于管理。

4.分发卷内目录。将上一年整理好的归档文件卷内目录分发一套给各职能科室，让他们了解本部门哪些东西归档了，可以再利用，哪些没有，哪些需要补归。

四、小结

综上所述，规范整理的目的：1.按文件形成规律，保持文件天然联系。2.区分保存价值，确定保管期限。3.便于保管和利用。更好地为医院各项工作，特别是为医疗、教学、科研服务，为医务人员、患者及社会服务。随着现代计算机技术的飞速发展，档案信息化的建设已提上议事日程。档案数据的详略、对错决定着数字化工作的成败，应当对档案案卷进行准确无误的分类、整理、编页，建立高质量的案卷目录和文件目录。因此，档案整理的标准化、规范化为以后档案信息化的建设奠定坚实的基础，为档案数字化工作做好充分的准备。

［1］陈建林.文秘与档案管理［M］.人民邮电出版社，2011.

［2］高建华.归档文件整理操作要领［DB/OL］.中国档案咨询网.

［3］蔡学美.当前档案信息化建设的目标和主要任务［J］.四川档案，2013（2）.