事业单位人事档案管理探究

2016-11-26曹丛林

北极光 2016年8期

文/曹丛林

事业单位人事档案管理探究

文/曹丛林

随着我国事业单位人事制度改革的日益深入，事业单位人事档案管理存在着一些问题，因此，切实做好当前事业单位人事档案管理，促进事业单位人事档案管理工作的科学化、规范化、制度化就显得尤为重要。本文对当前事业单位人事档案管理进行了深入的思考，具有一定的参考价值。

事业单位；人事档案；管理；思考

一、引言

事业单位人事档案属于干部人事档案的主要组成部分之一，人事档案是事业单位人才信息的主要载体，它能充分反映出事业单位干部职工的历史背景、行为轨迹、个人经历、奖惩情况、工作表现、德才能绩及其经历的重大事件，是选贤举能、知人善任的主要工具。随着我国事业单位人事制度改革的日益深入，事业单位人事档案管理存在着一些问题。因此，切实做好当前事业单位人事档案管理，促进事业单位人事档案管理工作的科学化、规范化、制度化就显得尤为重要。

二、提升事业单位人事档案基础管理水平

一是组织保障。把人事档案管理列入当前事业单位人事人才的一项重点工作来抓，事业单位应该成立由单位一把手任组长，分管领导任副组长，1名专职人员，1名兼职人员为成员的“干部档案工作领导小组”，并层层签订干部档案管理责任书。

二是经费保障。事业单位应该加大资金投入，对档案室进行装修改造，安装了铁门、铁窗等，配备铁质档案密集柜，更新冷暖空调机、计算机、打印机、照相机、录音机、灭火器、温湿度计，不断完善防火、防盗、防光、防尘、防潮、防蛀等设施。

三是人员保障。选配年纪轻、思想品质好、工作认真负责的党员干部担任档案室管理工作，并保持相对稳定。在人事档案审核要求上牢牢把握“严”、“细”、“全”、“准”、“精”、“实”六字关口，对手续不全和不完整、不真实并有疑问的材料，坚决不准归入人事档案。同时，要选拔重用档案管理干部。坚持选拔政治素质好、工作能力强、知识水平高、服务态度好、原则性强的年轻干部从事人事档案管理工作，并把这个岗位作为人才培养、成长的平台。注重抓好人事档案管理人员教育提高和选拔使用。

三、优质服务提高事业单位人事档案工作效能

一是严格防范。结合本单位的实际情况，制定完善的人事档案管理制度，如《档案保密制度》、《档案整理制度》、《档案查询借阅制度》等，并根据制度规定，实行定期或不定期的检查，切实把各项防范措施落到实处，同时坚持“三不转递”（接受单位不明不转、没有调函不转、个人带档不转）、“四不借出”（亲属档案不借、手续不全不借、没有经领导批准不借、非特殊需要不借）、“五不查阅”（牵涉到亲属不准查、未经批准不准查、无查阅介绍信不准查、本人不准查、非党员不准查）制度，并认真做好档案查、取工作台账，坚持工作标准，严格工作纪律，对进出的档案严格把关，履行好一系列手续，来龙去脉一落分明，确保人事档案管理工作万无一失。

二是方便快捷。结合档案查阅特点，要指派专业人员预先对所管理的档案进行科学合理的分类编排和存放，对干部查、取档做到“随调随查，随查随用”。

三是主动服务。在接待查借阅档案中，事业单位要注重创造良好的查阅环境和提高服务质量，及时、准确、主动地提供服务。

四是档案资料及时归档。事业单位要定期对本单位人事考核资料归档，严防丢失。对人事的年度考核表、工资变动表、入党材料等及时予以整理填充，做到人事档案分类准确、材料齐全、外观整齐。

五是人事档案管理员在人事档案收集工作中要增强责任感和使命感，耐心细致，不厌其烦地开展人事档案工作。

四、充分发挥事业单位人事档案作用

始终把加强人事档案管理的最终目的，定位在为广大干部职工提供优质服务上，注重发挥人事档案工作的作用。

一是决策参谋作用。人事档案可以为事业单位干部职工调整工资、评定职称、复查历史遗留问题等方面，提供大量的参考信息，发挥重要的参谋作用。

二是考核依据作用。在每次事业单位干部调整、选拔任用中，人事档案都能够发挥人事参谋作用，对干部结构进行分析，为事业单位领导决策提供了可靠的依据，促进了事业单位干部队伍结构的进一步优化。

五、加强事业单位人事档案业务工作

第一，建立科室预立卷和文件整理规定，进一步明确各类人事档案归档范围，规范了文书档案、业务档案、人事档案立卷整理程序和案卷质量要求。

第二，规范相关档案资料的数据录入，由过去文件级数据录入转为各类档案案卷的目录的录入，为今后实现人事档案资料完全计算机检索创造条件。

第三，加强文书档案的归档整理。为了彻底纠正过去事业单位文书档案管理原先存在的不规范的现象，可以请档案局的专业人员亲临现场指导，传授知识。同时，定期催缴应归档的档案，齐全完整地收集好各科室所形成的文件、材料并进行核对，发现问题及时与当事人联系，避免发生有文无档的现象。

第四，大力加强人事档案信息化建设，这有利于推行事业单位人事档案现代化管理水平，是信息化时代的需要，也是社会发展的需要。档案管理人员要仔细核对人事档案中的基本信息内容，将审核无误的干部档案信息输入微机，确保归档材料的真实性、准确性、完整性，这样就能够为人事档案的查阅起到很好的向导作用。

六、加强人事档案管理人员的继续教育制度建设

众所周知，加强人事档案管理人员的继续教育制度建设，旨在提高人事档案管理队伍的专业理论基础、业务知识能力和服务工作技能，建设高素质、高水平、高能力的人事档案管理队伍。采取请进来、送出去等多种形式进行分批、分阶段、分成次培训。培训时，要从人事档案的整理、归档、移交等方面注意的问题及事项进行专题讲解，培训人员还可以就人事档案实际管理中存在的问题与培训专家进行深入交流和探讨。通过培训能够使事业单位全体兼职档案管理人员的理论水平及业务素养有较为明显的提升，为事业单位做好人事档案管理工作夯实了基础，也为今后人事档案整理工作更加科学化、精细化、规范化奠定了基础。