试论实行文档一体化管理势在必行

文/中国工程物理研究院材料研究所 王爽



试论实行文档一体化管理势在必行

文/中国工程物理研究院材料研究所 王爽

【摘要】文档一体化能有效促进档案部门提高工作质量、工作效率和档案管理现代化，是档案信息化的一个重要方法和途径。

【关键词】文档一体化；办公自动化；档案管理

一、文档一体化的理论依据和制度保障

文书与档案工作二者之间到底是什么关系？西方档案学家提出的“文件生命周期”理论有助于我们了解它们二者之间的关系。文件从形成到使用管理再到处置最后到档案管理。每个阶段都是完整和不可分割的过程，根据这个理论我们可以这样理解，文书和档案不外乎是文件不同阶段的表现形式，其实质是一体的，文档一体化管理的理论依据即在于此。

2012年修订版的《国家行政机关公文处理办法》同样阐述：公文处理实际上包括了一系列工作，由公文办理、整理（立卷）、管理及归档等内容所构成。其更加注重档案工作与公文间的联系，从制度上加强了对文档一体化的管理工作。

二、目前存在的问题

（一）无法确定档案的完整性。档案机构尚未建立有效的措施能完整、全面地收集文件，以上问题是长期以来机关部门实行档案与文书工作分列制度文件收集一直存在的问题。文件在归档之前分散保管在各个部门的办公室，档案部门只能在文件办理完毕后次年归档时被动的接收文件。文件的收集依赖于机关部门办公室的文件管理人员，如果某个部门的文件管理人员工作认真负责、专业素养高，那么这个部门的文件收集的齐全完整性可能就高，反之亦然。这就使归档文书的完整性缺乏保证并最终影响档案工作的质量。

（二）办公室工作与档案工作发展不平衡。办公室由于具有职能权力，加之文书工作与现实利益有直接联系，因此更重视文书工作而忽视档案工作。档案部门没有实权，虽然有许多管理制度却得不到落实，导致文件材料的归档有较大的随意性和不完整性，虽然档案室已实现办公自动化但对归档工作的监督指导毫无实质性。

（三）文书工作与档案工作的有些内容具有重复性。比如，在OA系统中生成或流转的文件形成之初就进行过著录却不能直接与档案管理系统挂接。又如，OA系统中流转电子文件的纸质文件归档后再进行数字化扫描也属重复劳动。

三、实行文档一体化管理的迫切性

（一）文书与档案工作间的紧密性。认为发挥现行效用的是文书，发挥历史凭证作用的是档案，这种认识是有局限性的。事实上如有些法规等文件拥有多年的有效期，发布后便属于档案管理的范畴，但却仍归为现行文件。另外，如部门内部发文，如果依据在文书处理相关程序后便属于档案的划分标准，进而实现历史凭证的功效，但事实上其却标志着开始实行现行效用。再举一个现象，调阅文书工作与提供利用档案工作两项内容，均属于同性质、同类别的工作，其区别仅仅是前者是文件完成了相应办理手续后还未归档，后者完成了归档程序。

（二）文书与档案工作需要相互融通。实行文档一体化管理，使文件制发和档案管理部门作为掌握信息的中心，把文书登记和档案著录结合，做到一次输入，多次输出，既避免了重复劳动，又使档案部门把握了机关文书的源流，有利于更全面、系统、准确及完整地收集档案，构建一个全方位的信息网络，集信息的生成、传播、开发、储存及利用为一体，促进档案信息及相关情报的深入挖掘，及时地查询所需资料，体现出档案具有的多功能特征，提升档案管理的利用强度和范围，全面体现文档信息蕴含的综合功效。

（三）文档一体化管理适应现代办公自动化的需要。随着电子文件的诞生和不断推广，为实行文档一体化的管理工作提供了便利。在物理归档电子文件前，便可以实现在单位局域网线上逻辑归档，电子文件可在单位局域网上随时调阅，不会使文书部门因文件移交至档案部门而感到使用不便。

四、完成文档一体化管理应满足的前提

（一）实行标准化、规范化的文书和档案工作。开展标准化的文书和档案工作，严格按照国家标准、行业标准制订相应的管理制度。开展档案工作规范化等级评估，全方位地建立文件整理、综合加工、一体化管理等的统一标准。对文档一体化所需的硬件设备、网络软件及数据库系统以及数据采集的标准化也须不断探索。

（二）加强对文书和档案人员的培训。建立档案工作体系中文书和档案工作人员的长效培训机制，坚持不懈且有针对性地对人员进行培训和指导。使文书和档案工作人员都懂得档案学理论，丰富其知识内涵，提升其综合技能，成为该领域的复合型建设人才。

（三）配置辅助实行档案信息化管理的硬件设备及设施。文档一体化有利于促进档案工作发挥全方位的利用功效，与此同时也需要配备相应的硬件，以实现信息化建议工作，还需定期地对系统进行升级和改进。近年来通过信息化建设项目的实施，基本都具备高性能服务器、系统应用微机、高速网络接口、高速扫描仪等，持续开展档案信息数字化工作。

传统的管理手段和方式已经不适应管理工作的要求，全面、系统地考虑实施文档一体化的具体办法和措施，从而催进档案部门提高工作质量、工作效率和档案管理现代化，最终实现档案信息化。