事业单位档案管理存在问题及对策探析

2016-11-26吉林省四平市铁西区法律援助中心孙丽

办公室业务 2016年17期

文/吉林省四平市铁西区法律援助中心孙丽

事业单位档案管理存在问题及对策探析

文/吉林省四平市铁西区法律援助中心孙丽

对于现在的很多事业单位来说，档案的建立和管理是非常重要的工作，因为档案的建立，可以省去很多不必要的麻烦，同样也为以后的工作提供参考，但是由于现在很多的事业单位对此项工作重视程度不够，造成了事业单位档案管理存在着非常多的问题，本文就这些问题进行探析，并提出相应的解决对策。

事业单位；档案建设；档案管理

档案管理对于每一个公司和事业单位来说都是极其重要的一项工作，而这项工作在日后能够发挥出非常重要的作用，本文就现阶段事业单位档案管理的绩效问题出发，提出几点建设性的对策。

一、事业单位档案管理存在的问题

就目前来说，事业单位档案管理存在着非常多的问题，比如说人才问题，考核制度等等一系列问题：

（一）缺少专业的人才。在现阶段的事业单位档案管理工作中，很多人认为这项工作是比较简单轻松的，因此只是选用了一些普通的文员担任这项工作，其实不然，这项工作是非常困难的。需要具备一定的专业基础知识，才能够使事业单位的档案有制度有条理，但是很多的事业单位都选用一些非专业人才担任这项工作，使得档案的管理错综杂乱，从而影响正常的工作和档案的参考。

（二）缺乏档案管理理念。对于现阶段的事业单位档案管理来说，应该选用比较现代化的科学技术来管理现阶段的档案。但是在信息时代高速发展的今天，不仅给数字化档案管理带来了机遇，同时给对数字化档案管理带来了一定的挑战，比如说很多人利用信息网络技术，攻破事业单位的档案库，造成事业单位的经济财产损失。所以说要使用最先进的现代化管理理念，利用数字建立信息档案的同时，也要做好保密备份工作，这样才能够保护好事业单位的档案。

（三）档案更新不及时。这是单位现在普遍存在的问题，比如说大家在浏览一些事业单位网站的时候，想要从中获取最新的资讯，就会发现，事业单位的档案库是没有及时更新的，或者是以前的一些档案数据，这样对于很多人的工作是极为不利的，所以事业单位的档案应该做到及时更新，紧跟脚步和时代的变化，这样才能够使事业单位档案的作用发挥到最大。

二、事业单位档案管理的对策

针对现阶段事业单位档案管理存在的诸多问题，改革迫在眉睫，本文就针对上述的一些问题，提出几点建设性的意见：

（一）培训相关的档案管理人员。因为是比较缺乏高素质的事业单位档案管理人员，所以应该定期去培训一些专业的档案管理人员，让他们增加相关的专业知识，利用专业知识去管理事业单位的档案库，以适应现阶段的工作学习。

（二）采取奖罚制度。现阶段很多的事业单位档案管理人员在工作过程当中态度比较消极，而且一些档案归类非常杂乱，这样就会造成一些工作上的失误和麻烦。所以对于这部分人一定要采取相应的奖罚措施，尤其在重要的档案管理上出现失误的人员应该采取重要的惩处措施，这样才能够使管理人员认真细致的工作，使档案管理有条理。

（三）做好档案的保护工作。一些极其机密的档案文件需要做好相应的保护工作，所以说，档案管理人员应该有保护档案的工作意识，定期去查看档案库中的档案是否有损坏现象，如果出现损坏现象，应该及时对这部分档案进行修补。其次，档案管理人员还应该对现代化的信息技术入侵有所防范，尤其是一些比较机密的档案文件，尽可能采取一些高尖端的保密措施，防止这些档案被一些不法份子所盗用，造成信息的流失和公司的财产经济损失。

（四）建立严密的档案管理体制。各个事业单位应该建立严密的档案管理体制，在档案管理过程中，对管理体制中的一些疏密之处也及时做到调整，这样才能够有效地节省人力物力财力，让档案管理这项工作进入到正轨，这样不仅能够加强档案管理的工作效率，同时也能够通过这样的档案管理体制制度去规范事业单位其他的业务制度，可谓是一箭双雕。

（五）及时更新事业单位的档案库。因为现在的信息发展是极为迅速的，所以事业单位的一些信息每天都在变动，因此事业单位的档案管理人员应该跟紧时代的脚步，及时收集新的档案来充实档案库，让事业单位档案库的信息能够紧跟时代变化的脚步，真正为人所使用。

（六）采用先进的档案管理设备。目前很多事业单位档案管理库的设备非常落后，这样会影响到档案管理的效率以及档案管理的进程，继而会影响到公司各项工作的运转。针对这样一种情况，事业单位应当引进先进的技术设备来管理事业单位的档案库。使档案库能够跟紧时代的脚步，真正为事业单位所服务，为人民的经济发展所服务。