新时期事业单位档案管理的创新思路与方法

2016-11-26武汉市土地利用和城市空间规划研究中心宋晶

办公室业务 2016年17期

关键词：档案资料纸质事业单位

文/武汉市土地利用和城市空间规划研究中心宋晶

新时期事业单位档案管理的创新思路与方法

文/武汉市土地利用和城市空间规划研究中心宋晶

档案是事业单位日常管理的主要组成部分，也是承担事业单位各类信息的主要载体，更是事业单位实现高效运行、有序运行、协调运行的首要保障。本文结合笔者多年的工作经验，深入探讨了新时期事业单位档案管理的创新思路与方法，具有一定的参考价值。

事业单位；档案管理；创新思路

一、引言

随着我国国民经济的迅猛发展，事业单位的档案改革已成为了必然趋势，档案是事业单位日常管理的主要组成部分，也是承担事业单位各类信息的主要载体，更是事业单位实现高效运行、有序运行、协调运行的首要保障；事业单位应该要积极落实档案管理责任，强化档案资料的收集、整理、立卷和开发利用环节。本文就新时期事业单位档案管理的创新思路与方法进行探讨。

二、加强组织领导

事业单位应该成立由单位一把手任组长、分管领导任副组长、各部门相关领导为组员的档案管理工作小组，明确领导责任，落实成员负责档案文件材料的收集、鉴定、整理、立卷、归档，使档案整理工作做到事事有人负责，环环有人把关。与此同时，把档案管理工作作为事业单位的一项重要的内容纳入年度目标考核，与其他工作同部署、同组织、同考核，并认真落实了责任领导、责任科室、责任人员，切实做到有人抓、有人管；同时对档案工作进行常态化管理，有效地提升了单位全体人员的档案责任意识。另外，要建立分管领导负总责、档案室主任具体负责、各部门协助共管的三级档案管理网络，进一步增强责任心。并为档案室配备了专用电脑、电子扫描仪和复印机，做好档案数字化的目录、扫描、挂接和备份工作，推进档案传统载体的数字化，实行档案查询目录电子化，简化档案查阅手续。定期组织档案管理人员学习《中华人民共和国档案法》《档案管理违法违纪行为处分规定》《归档文件整理规则》等相关法律法规。

三、加强档案信息资源建设

通常而言，档案信息资源的建设主要包括两个方面。一方面，是数字化转化原始馆藏资源。众所周知，在大规模应用计算机技术之前，事业单位的档案信息资源基本都是以纸质化为载体，这些历史纸质档案在时间的流逝下已经不同程度地出现了破损的现象，再加上历史纸质档案会受到时间、地域的较大影响，不利于相关人员的有效使用，针对这种情况，应该将事业单位的纸质档案转化为数字化文件，但值得注意的是，在扫描完纸质档案之后，要注意认真核对，以免出现扫描信息不对称、扫描遗漏的问题出现。另一方面，要注意收集档案的电子文件。电子文件主要包括2个方面，分别是新出现的档案文件和已扫描的纸质档案，注意要对其格式予以规范，并且对收集时间、收集人员进行注明。

四、推进软硬件建设

不断加大资金投入，设立了综合档案室、档案调阅室。还应该拨出专项经费来添置档案密集架、底图柜、防磁柜、计算机、打印机、除湿机、灭火器、空调、温湿度计等设备，同时投放了防虫、防潮药剂，保证了各类档案的安全，提高了档案管理工作的效率，促进了档案管理工作健康发展。在安全管理上，事业单位要配有专人值班，有监控摄像，档案室的钥匙有专人保管，定期投放药剂，定期打扫卫生。

五、加强档案资料的全面收集

（一）提高档案资料的收集深度和收集广度。无论兼职还是专职，档案管理人员都应该要提高档案资料的收集深度和收集广度，尤其是要注重收集与事业单位相关的建设工程、社会活动、重要会议、优秀事迹、重大历史事件、重要成果等档案资料。值得注意的是，在收集过程中要注意对各部门特色进行突出，要多去收集一些具有独特价值的档案资料。

（二）加强各个部门之间相互协作。事业单位的档案管理人员在收集档案资料的过程中要注意脑勤、脚勤、嘴勤。“脑勤”是指要基于事业单位的实际情况来思考档案管理工作的方向、思路以及利用途径；“脚勤”是指事业单位的档案管理人员要注意与各个业务部门及时的进行交流和联系，以便能够获得第一手档案资料；“嘴勤”是指事业单位的档案管理人员要对各个业务部门的新工作进行了解、掌握。总之，事业单位务必要通过脑勤、脚勤、嘴勤来拓宽档案资料的信息收集渠道，以便为事业单位管理层提供可靠的参考信息。

（三）基于发文的种类来分类登记。第一，事业单位要单独设置收文登记本，不能混用；第二，若来文是传真资料，那么要将接受时间在备注栏进行详细注明，若传真是由专人送交，那么还应该要将送交人的姓名、单位进行注明；若来文是红头文件，那么需要在备注栏中详细注明文件标题、来文文件号、收文号、收文日期、来文单位、机密等级等。第三，基于事业单位的实际工作需要，每季度或半年做一次备案，可根据记录内容进行打印，避免因笔体不同而造成难以辨认。年终时，将做好的备案表装订成册，即形成一本档案明细账。