做好房产证未发证资料的及时归档

文/温岭市房地产管理处 李艇

做好房产证未发证资料的及时归档

文/温岭市房地产管理处 李艇

随着房地产经济的迅速发展，房产档案受到越来越多的重视，作为一种极其宝贵的资料，房产档案在解决由房产所产生的纠纷、深化住房制度改革等方面发挥了特别重要的作用，但是从房产登记档案管理来看，普遍存在着房产登记档案未发证档案资料未及时归档的情况。因此，结合实际工作，分析了现代房产档案管理中存在的问题，并且提出了相应的解决对策。

房产证；未发证资料；及时归档

房地产登记档案是房地产档案中的一种。是登记机构在房地产物权登记活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种形式的历史记录。它反映了房地产物权设立、变更、转让、消灭的情况，是城市房地产物权登记工作的真实记载和重要依据。狭义地理解即为包括了登记过程中产生的申请、审核、发证等原始资料。加强对房地产档案管理，不仅为社会公众在对产权归属进行查询时提供方便，而且又能为解决由房产所产生的纠纷提供依据，同时为政府部门研究房产政策提供可靠的参考资料，在深化住房制度改革方面有着不可替代的作用。

在笔者从事的房产登记档案管理来看，普遍存在着房产登记档案未发证档案资料未及时归档的情况。了解相关周边县市，这一情况基本雷同和存在。登记机构常规的做法是完成了一宗房产权属登记打印房产权证后，待领证人在领证单上签字后，才能汇同该卷所有登记资料移交档案部门接收。究其原因，从登记业务层面看，房产证已打印未发证，但领证人未在领证单上签收，即认为该宗业务还未办理结束。这一观点和思想，得到了相当多的认同和支持。但由于领证人的不确定原因，少则一、二月，多的甚至一年多的时间都未前来领证。登记资料却一直在业务科室存放。这样容易产生的弊端：

一是造成了档案部门年度接收数量与业务部门的统计数据不符，这就给档案管理工作带来不便，也不能充分发挥档案的价值和作用。

二是由于发证后接收归档，造成归档案年度流水归档号的非随机打印，必须人工逐卷予以后台修改调整甚至手工填写，这样既给档案管理工作人员增加了工作量，又容易出现失误。

三是登记资料存放的环境与库房环境天差地别，增加了后期档案整理修复的难度。档案管理过程中虽然采用了一些基本的预防偷盗、火灾、潮湿的措施，但如果遇到不可抗力因素时，产权档案抗风险能力差的问题就显露出来了。

四是对登记资料卷宗的查找窗口人员对档案资料的查找不便，不利于工作的开展。

五是随着单位人员的划转调整和资料的交接，会造成部分档案及相关内容的缺漏散失，造成不可弥补的严重档案安全问题。首先是由于对房产档案移交不重视，造成档案移交不及时，其次是因为各种登记过于简单，不按程序办事，移交手续不按程序执行，另外监督力度不够，监督工作不严格。

那么如何解决衔接好这个问题呢？笔者认为可以从以下几点着手解决：

一是登记业务部门要解放思想，按照相关的规章制度规定，从审核、登簿到缮证，就视同该宗登记业务已办理结束。在产权人超出领证时间，业务部门应在与档案部门协商的规定移交时间内，即将该卷的全部资料及证件移交档案部门，因此为了适应档案管理工作发展的新形势，登记业务部门也要积极改进工作方式，对登记这一工作既要保证做到规范化，同时也要做到工作方式简单化、灵活化。

二是档案部门充分认识到档案工作的重要性和必要性，以负责任的态度做好档案工作，对有未发证的资料按常规归档整理后，要及时上架。对待领证的档案统一做好汇总统计及备注，为后期工作的顺利开展打好基础。

三是档案部门对于待发证的，要落实专人管理，定期催告产权人前来领取房产权证。在产权人领证的同时，调出对应的权证档案，产权人在领证单上签字按印后，再对领证单进行数字化扫描补录。这样做的目的不仅有效解决档案管理工作中出现的问题，而且有利于最大限度的发挥档案信息资源的价值和作用，同时能够提升档案部门在人民群众和社会中的形象，因此档案部门要明确服务方向，树立全心全意为人民服务的态度，促进档案管理工作健康持续的发展。

房地产档案管理意义显著，已经成为社会信息系统的基础，也是国家信息系统建设的重要组成部分，发挥着不可估量的作用，因此加强房地产档案管理工作势在必行，这项工作必须紧跟时代的脚步，从理念上更新认识，采取有效的措施，解决房地产档案管理中存在的问题，促进社会各项事业的开展。

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［2］宣冬柏.试论如何做好新时期房产档案管理工作［J］.办公室业务，2013（23）.

［3］于红.浅析如何做好档案管理工作［J］.华章，2012（16）.

［4］王怡妍.浅谈当前档案管理的存在问题及对策［J］.网络财富，2010（16）.

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