加快学校档案信息化建设提升学校档案管理水平

2016-11-25山西省司法学校高晓玲

办公室业务 2016年23期

文/山西省司法学校高晓玲

文/山西省司法学校高晓玲

眼下在这个数字化的时代，信息化管理已成必然趋势，学校档案建设亦是如此。随着信息化档案管理的推进，暴露出的问题也越来越多。针对这些问题，我们应如何分析和处理，又该拿出怎样的改进措施，保证档案建设步入正轨，成为摆在学校面前的一大挑战，这也正是笔者将要探讨和研究的内容。

学校档案；信息化建设；问题与措施

在学校发展建设的过程中，档案管理工作不可或缺。在这个数字化的时代，学校各项管理信息化已成必然趋势，学校档案建设亦是如此。如果学校档案管理仍固守陈规，止步不前，采用传统管理手段，势必无法跟上学校建设步伐，更会阻碍学校的长远发展。全面实现信息化档案建设，利用计算机软件提高档案管理效率与水平，在当今形势下，已然成为学校的不二选择。

一、学校档案信息化管理过程中存在的问题

（一）重视不够，投入不足，信息化建设较缓。学校的管理层对学校档案管理工作的重要性认识不足，重视不够，片面地认为学校作为教书、育人的场所，只要做好教书育人和相应的科研工作就足够了，从而忽视了学校的档案管理工作，没有意识到档案管理对于总结学校的教育经验，积累和探索学校的教育方法，维护学校的教师和学生的合法权益和人力资源档案等方面的重要作用，对档案管理建设投入不足，导致档案管理信息化建设迟缓。

（二）教职工档案管理意识差，主动上交档案的积极性不够。学校对档案管理的宣传不到位，导致教职员工对档案认识不够，认为档案管理无足轻重，对这项工作没有从思想上予以重视。另外，对学校档案管理信息化建设认识程度不深，没有明确信息化建设对学校档案管理工作重要影响，出于对安全性和知识产权的保护，不愿把已形成的教学资料主动上交。也是阻碍学校档案信息化建设的因素。

（三）数据库系统不完善。部分学校的档案管理虽然已开始采取信息化手段，也拥有自行研发的应用软件，但是软件大多只能实现编辑目录、输入人员基本资料等几个简单功能，至于统计数据、分析资料方面则无法利用计算机操作。档案数据库系统的建设尚有欠缺，档案提取、查询等功能还没有实现信息化，仍需要人工管理。

（四）没有建立网上服务平台。以往在档案服务方面，学校通常采取的是人工操作，不仅服务效率跟不上档案使用者的需求，而且容易出现差错，导致档案服务质量下降。传统人工方式的档案服务已然无法适应快节奏的信息时代，使用者对档案的更新速度、内容信息必然会提出更高的要求，学校的档案服务如果依然采用人工操作手段，无法跟上学校信息化建设步伐，必将拖学校发展和建设的后腿。

二、实施信息化档案管理的有效措施

（一）树立档案管理意识，推进信息化建设。增强档案意识是做好学校档案工作的前提，要强化学校档案管理，不能仅仅要求档案管理专员加强服务，而应当从全员入手，要求学校的各个岗位、各个部门都通力配合，树立全员档案意识，协助档案管理专员做好档案管理工作。负责档案管理的工作人员应从思想上认识到信息化建设的价值，特别是对学校的整体建设及长远发展所产生的影响，成立档案管理部门并委派专人管理，学校应适当予以资金支持，购买信息化档案建设所需的硬件设备，将档案管理工作提到与教育教学同样的高度上予以重视，将其纳入到学校重大事件的规划建设中，并专门制定出针对档案管理的规章制度，为全面落实信息化档案管理做好万全准备。

（二）完善安全制度，提高安全防护措施。为确保档案资料不外泄，提高档案管理的安全性，学校应实行信息化档案分级制，即根据教师、学生以及各部门的具体职责来设计与之相符的应用级别，只有达到该级别的人员与部门，才能提取该级别下的档案资料，而且档案的级别不同，所采取的数据管理方式以及管理制度也应有所区别。如此这般，才能很好地保护学校档案以及在校人员的个人信息，才能弥补网络信息化保密性不足的漏洞。

（三）加强人才建设，提升档案管理人员素质。学校是人才培养基地，当今社会需要的是高质量综合性人才。因此，学校除了做好基础教育工作之外，还应积极开发、研究先进的科学技术，比如成立符合学校实际情况和人事档案数据库，把各种教育教学资源、科研成果、专利、实践活动、培训讲座等全部纳入数据库中，便于师生更有针对性地查阅信息资料。当然，这也给档案管理工作人员提出更高的要求，有必要的话，学校应聘用计算机领域的专业人才，建设一支责任心强、热爱教育工作、基础知识扎实的档案管理队伍，定期组织培训，学习相关知识技能，保证档案信息化建设的顺利实施。

（四）加快建设网络服务平台，提高档案利用率。网络服务平台必须站在档案使用者的角度考虑，能够提供通畅的交流环境，便于使用者及时反馈信息与建议。网络平台的传播结构具有交互性与分散性特点，信息反馈通道更加便捷，能够为使用者提供丰富的服务咨询。学校档案网站上可以开辟读者留言、信箱、问答、互动等专栏，公开档案管理平台的E-mail，以便随时接收到广大师生的反馈信息。另外，还可以在网上成立“聊天室”，让档案使用者能够实时地交流、共享资料信息，档案管理员也可在“聊天室”里与大家实时互动，第一时间内了解档案使用者的需求与想法，避免了“闭门造车”的尴尬境况，从而不断完善档案管理，为师生们提供丰富、高效、高品质的档案服务。