网络环境下档案工作标准化重要性的思考

文/重庆市酉阳自治县农村土地整治开发中心 王勍

网络环境下档案工作标准化重要性的思考

文/重庆市酉阳自治县农村土地整治开发中心 王勍

档案工作标准化内容很多，涉及面也很广，网络环境下的档案工作标准化，以共同的衡量准则和规范，使档案工作质量与效率得到保证。档案工作标准化需要根据不断发展的技术条件完善和改进，从而使档案工作沿着正确的方向持续发展。

网络环境；档案工作；标准化

一、档案工作标准化概述

我国档案工作标准化在经历三十多年的发展过程中，逐渐形成以获得最佳社会效益和经济秩序为基础的实施标准，通过这些标准实现了档案的科学管理，节约了人力物力，极大地提高了档案工作的质量和效率，也推动了档案学的发展。档案工作标准化是档案工作现代化的必要条件，档案工作管理的原则和方法，质量和设施等，都有统一的规划和执行力。由于档案管理中存在诸多重复性很强的概念和事物，因此需要标准化的管理实事求是，简明扼要，服从大局，兼顾各方，这也是档案工作标准化的指导思想。

二、网络环境下档案工作标准化的重要性分析

（一）相互协调，联合开发，实现档案工作现代化。网络环境下的档案工作标准化，是建立在先进的技术和广泛的协作的基础之上的，既有严密分工，又有密切合作。在技术上要相互协调，联合开发，保持档案管理系统的高度协调统一，并且通过标准化的实施，使各部门形成一个有机的整体，各个业务环节按照科学的准则和依据来执行，使档案管理工作的衔接更加顺畅，配套更加完善。并且在网络环境下要更好地发挥微技术和电子计算机的优点，在管理、配套、维护、联网等方面实现一定范围内的资源共享。

（二）提高效率，节省资源，实现档案工作科学化。网络环境下的档案工作标准化，是建立档案管理工作的科学高效基础之上的。任何一项科学的管理制度必须是以标准化为前提，通过制订和发布档案工作标准，使档案管理范围内如整理、鉴定、保管、检索、利用和编研等工作获得最佳的秩序和状态。科学化的管理能提高工作效率，节约大量的人力物力和财力，是克乱求治的有力武器，是以统一、合理、科学的安排，减少各种无效劳动，并且使工作质量得到可靠的保证。

（三）共同遵守，严守纪律，实现档案工作规范化。网络环境下的档案工作标准化，是建立综合实践和共同遵守的规范化基础之上的。档案管理是一门综合性的工作，档案学既是一门社会科学，也是一门自然科学，内容有很强的实践性。档案的产生、形成和发展中，通过档案工作实践，探求其基本理论和方法，以更好地为社会主义现代化服务。通过制订标准的形式，将大家共同遵守的纪律准则更加规范，并且，随着时代的进步和社会的发展，技术的革新等，档案管理工作的标准化必将增加新的内容，注入新的活力，使其更加成熟和完善。

三、网络环境下如何做好档案工作标准化管理

（一）文书档案标准化。档案工作在集中统一管理的原则指导下，形成了严密和完整的组织体系，网络环境下的档案工作，硬件建设不断得到加强，在此条件下，文书档案标准化的管理非常重要。公文是档案的前身，档案中有很大一部分是由公文转化而来的，文书档案标准化管理，决定着日后档案的质量和档案工作标准化的进程。文书是档案的来源，档案是文书的归宿，二者虽然工作任务各不相同，相对独立，但是在档案工作管理中，却具有非常紧密的关系，只有把好文书处理工作的标准化，也就把好了档案标准化管理的入口，使档案管理的质量和效率得到可靠保证。

（二）检索服务多样化。网络环境下的档案管理工作，必须建立强大的档案信息资源数据库，那么完善的检索服务必不可少。借助便捷的检索系统，使档案管理人员能迅速查找到档案信息资源，一是检索系统中检索分类要清晰明确，容易查找，并且界面友好，一目了然，方便档案查阅者使用。二是检索途径要多元化，通过各种查询模式，去吧档案信息资源的查全率和查准率，检索系统的广度，要涵盖面广，检索深度要足够深入，使档案信息资源得到有效利用。三是检索权限设置要严密。档案信息资源有的可以公开查询，有的需要限制查询，所以在网络检索系统中，要设定严密的权限，对于后台信息资源使用的权限要严加保密，确保档案机密不被泄露。

（三）管理人才复合化。网络环境下的档案工作标准化管理，管理人员必须有全心全意的服务意识，必须由传统的被动服务向主动服务转变，在此过程中，一是要加强档案管理人员的服务意识，使之积极通过网络互动平台与使用者进行交流，了解用户需求，并且能够及时解决用户在查阅档案中所遇到的困难和问题，及时反馈他们的意见、需求和建议。二是改善档案管理人员的知识结构，大力培养适应网络时代发展需要的复合型人才。要对档案管理人员和网络技术人员进行分工调整，特别是要引进相关网络安全技术人才，对他们进行档案业务培训，使档案管理人员的知识结构不断更新完善，满足新时期网络环境下档案管理工作的标准化要求，确保档案管理工作与时俱进，不断发展。

四、总结

网络环境下贯彻实施档案工作标准化必然会触及到许多具体的情况，既不能一味强调本地区、本单位的特殊性而对标准化敷衍了事，又不能不顾实际情况，强迫执行，这就需要对标准的掌控采取慎重态度，不要轻易加以否定。通过档案工作标准化的实施，给档案查找带来方便，节省人力物力财力和时间，节约大量的社会资源，是我们最终的目标。

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