会议决议督办系统助力企业管理效率提升

文/中国神华煤制油化工有限公司 付志军

会议决议督办系统助力企业管理效率提升

文/中国神华煤制油化工有限公司 付志军

管理效率的提升蕴含这样几个结果：第一，确保了信息在传递上高效性和真实性；第二，确保了信息在分层接收上的稳定性和连贯性；第三，确保了信息在职能部门内部的有效转换，并获得了预期的成果反馈；第四，确保了信息资源的有效存储。对会议决议督办系统具体的引入模式包括：理性去认识企业管理效率的影响因素、结合组织架构特点设计系统工作流程、建立企业舆论导向尽快适应系统性能、突出战略性产品研发生产的系统应用、努力培养系统后台管理优化专门人才等五个方面。

会议决议督办系统；企业管理效率；引入；提升

在供给侧结构性改革背景下，如何提升企业内部的管理效率，已成为企业管理层十分重视的问题。管理效率的提升蕴含这样几个结果：第一，确保了信息在传递上高效性和真实性；第二，确保了信息在分层接收上的稳定性和连贯性；第三，确保了信息在职能部门内部的有效转换，并获得了预期的成果反馈；第四，确保了信息资源的有效存储。而这里的“信息”不仅指向下行和上行信息类型，也指向了会议议程和决议信息。可见，提升企业管理效率属于一项系统工程。随着“互联网+”时代的到来，有效将会议决议督办系统引入到助力企业管理效率上来，则成了破解当前信息传递问题的技术方式。会议决议督办系统所涵盖的功能要件仍在不断的拓展之中，为了更好地聚焦企业管理效率提升问题，这里着力从目标管理角度下来进行主题讨论。

一、对企业目标管理的内涵解析

在供给侧结构性改革背景下，企业应主要完成两项工作任务，即去除落后产能和优化产能结构，那么围绕着工作任务便可以从以下三个方面来解析企业的目标管理内涵。

（一）目标分解。目标分解的主要任务便是，将企业管理层应对供给侧结构性改革的工作内容，按照企业科层结构进行逐级分解，并在下级对直接上级负责的制度设计下来进行工作内容转换。根据管理学原理可知，目标在层层分解过程中，其工作内容将从指导性意见逐步转变为具有可操作性的工作模式，而将工作内容转换为可操作性模式的主体则是业务部门，业务部门在对工作内容进行细化的过程中，需要建立横向、纵向信息沟通渠道，进而来协调和沟通工作执行细节。

（二）目标协同。随着目标分解任务的完成，紧接着就面临着目标协同事宜，而该事宜主要表现在，企业执行层在工作内容执行和完成过程中相互协调和同步推进过程。这里存在着一个现实问题值得重视，即目标分解在企业权威式管理模式下能够得到较好的执行，而目标协同由于存在着更多的横向协作，所以在职能部门之间的利益封闭性制约下，信息沟通存在着一定的障碍，甚至出现信息沟通的单项反馈现象。可见，影响企业管理效率的关键因素便在于目标协同之中。

（三）成果反馈。建立起目标与成果之间的匹配评价机制，成了衡量企业管理实效的重要环节。在供给侧结构性改革背景下，提升企业管理效率的成果需要在长期中才能显著地呈现出来，而在阶段性成果评价中则时常由于信息不对称现象的干扰，以及人为影响因素的制约，而使得成果反馈信息缺乏完整性和时效性。从而，这就弱化了企业管理层进一步改进决策的效能。

通过以上三个方面的阐述，从中可以发现，信息传递问题和人为造成的执行问题等，都是制约企业管理效率提升的原因。那么，随着会议决议督办系统的引入，以上影响因素将会得到有效和明确的改观。

二、会议决议督办系统助力企业管理效率提升的作用

从现有的使用情况中可知，会议决议督办系统的作用可从以下四个方面来进行解构：

（一）实现功能集成化作用。会议决议督办系统所承担作用，就其本质而言便是信息管理。从上文的目标管理中可知，无论是目标分解、目标协同还是成果反馈，其都包含着丰富的信息管理内容。但在企业传统管理模式中，信息管理的主体是员工个体，其在根据工作任务在进行信息传递和信息沟通时，往往会受到个体主观因素的影响，而臆断或使得信息接收存在漏损现象。甚至在特有的企业组织生态环境下，信息管理绩效还受到部门利益壁垒的影响。因此，这里的功能集成化便能有效解决上述困境。

（二）实现流程规范化作用。当前企业在内部管理中也普遍使用钉钉、微信等公共即时通信工具，并以设立微信工作群为主要形式。但借助这种平台来进行工作任务发布，不仅无法完全满足信息传递的及时反馈要求，也在信息传递流程上缺乏规范。随着会议决议督办系统的引入，通过OA系统来进行工作任务发布，可以做到点到点的信息对接，从而就能避免因客观和主观原因所导致的工作任务不明，或者有意规避工作任务的现象。另外，规范的工作任务发布流程还能增强员工的责任感，并在信息查阅权限下被上级主管监督。

（三）实现任务流推进作用。在目标管理板块中笔者提到，目标协同因缺乏权威式管理机制，以及受到人为因素影响，而使得执行层各部门工作任务完成进度出现良莠不齐的局面。根据短板原理可知，这将严重制约企业管理效率的提升，也使得后期工作难以推进。通过引入会议决议督办系统，在任务流的推进作用下随着每个岗位任务执行时效的结束，又将被系统自动转换到下一岗位来进行执行，这就能明确工作责任，从而倒逼企业员工按时、按量、保质完成岗位工作。

（四）实现成果显性化作用。阶段性成果在传统管理模式下难以被完全理清，而在会议决议督办系统中则可以一目了然。企业管理层可以在系统中全面把握工作成果，并根据预期对下一阶段工作任务做出调整。

三、企业管理融合会议决议督办系统的环境植根性

具体而言，企业管理融合会议决议督办系统的环境植根性可从以下四个方面来认识。

（一）企业组织架构特点。围绕着企业管理层的信息管理，来考察会议决议督办系统的环境植根性问题，首先需要适应企业内部的组织架构特点。组织结构决定着信息分层传递的纵向和横向要求，也决定了督办系统中信息流的流向。以笔者所工作的企业为例，作为资源指向型企业，其组织架构按照内部技术分工呈现出事业部制特点。这就意味着，每个事业部构成了接受下行信息的基本单位，同时又是监管上行信息流的节点。为此，在引入会议决议督办系统时需要重视这一点。

（二）企业组织运行特征。企业组织运行特征决定于企业组织生态环境，也决定于长期企业所形成的行为文化。该资源型企业属于国有企业，在供给侧结构性改革背景下面临着繁重的去除落后产能的任务，这就使得企业组织横向压缩上需要花大力气。随着优化产能结构任务的细化，企业管理层整合了内部的研发资源，并以相对灵活的格局决定了管理部门与生产型单位之间的关系。因此，会议决议督办系统在面对这一运行特征时，需要重视管理部门与生产型单位之间的信息交互管理问题。

（三）企业工作任务导向。企业主营业务是为要素市场提供中间产品，这就决定了引致需求成了决定企业供给的前提。由于受到引致需求的影响，该企业对于终端市场的把控能力受到了限制，销售部门往往根据前期产品产量来被动销售，也缺乏对终端产业链市场信息逆向传递的快速响应能力。为此这就意味着，为了确保会议决议督办系统稳定持续的发挥作用，其主要应用于企业经营战略的实施管控之中，这样才能减少市场环境所带来的干扰。

（四）企业专门人才现状。企业会议决议督办系统是由第三方供应商提供，第三方供应商为企业提供安装、调试和售后服务职能。然而，该系统涉及信息资源备份等涉密工作环节，所以还需要根据企业需要组建专门的人才队伍来对系统进行日常维护。为此，增强第三方供应商的培训职能也是当务之急。

四、实施办法

根据以上所述，具体的实施办法可从以下五个方面来构建：

（一）理性去认识企业管理效率的影响因素。企业管理层在引进会议决议督办系统前，首先需要理性去认识影响企业管理效率的原因。这里的目的主要在于这样两点：第一，该系统在引入和应用中必然会对当前的组织生态造成冲击，而维护组织生态环境的相对稳定将有助于应对政策环境所带来的要求。第二，该系统的引入需要调适当前的组织架构，以及决议信息处理机制，所以应减少对企业目前决策机制所带来的干扰。第三，不能一味地依赖系统来推动工作的开展，根本还是在于提升人的主观能动性。

（二）结合组织架构特点设计系统工作流程。这里需要理清：会议决议督办系统的一般工作流程和具体工作流程两个环节，前者作为通用性的系统流程，符合企业内控管理的通常要求；而后者则主要针对企业的实际需要进行具体化和特殊化改造。为此，企业在引入该系统时应更为关注其的具体化流程，即如何与现有的决议执行监督机制相结合，以及根据现有的组织架构，如何科学设计出信息分层管理的下级决策节点。由于笔者所工作的企业为事业部制结构，所以系统工作流程应在事业部中设计出第二层级决策点。

（三）建立企业舆论导向尽快适应系统性能。提升企业的管理效率，本质在于增进员工的岗位工效，以及提高员工之间分工协作中的信息交互品质。从而，无论会议决议督办系统如何先进，都需要建立在员工的认同和学习使用的基础之上。因此，各单位需要加强系统应用前的舆论引导。舆论引导的方式可以有这样几类：第一，通过操作培训，来增强员工对系统功能的理解；第二，结合企业所面临的生产经营各种挑战，提升他们对系统在挑战应对上特有功能的认识。

（四）突出战略性产品研发生产的系统应用。对战略性产品的研发和生产应对其进行时间和成果管理，即在滚动计划下制订阶段性成果的产生时间，这样才能保证总成果能按期出现。为此，在目标管理下根据企业管理层的战略决策，需要重点对待几个事项：第一，在任务分配中，认真倾听业务部门的意见和建议。关于这一点，则可以借助系统信息交互功能与上级管理者形成时时互动。第二，在任务分解中，需要认真倾听各职能部门的意见和建议。同理，可以在系统信息交互功能上来进行。第三，在任务执行中及时接收下级信息反馈，来对计划方案的更改和微调进行决策。

（五）努力培养系统后台管理优化专门人才。这里的培养途径包括：第一，委托第三方系统供应商来进行培训，并将培训项目和任务考核指标，明确反映在企业与供应商之间的合约中。第二，派遣专门人才前往高校进修，来全面掌握会议决议督办系统的后台管理和优化手段。总之，建立专门人才队伍伴随着系统的引入而同步进行。

综上所述，无纸化会议管理模块实现对企业重要会议（总经理常务办公会、总经理办公会、董事会、党委会、例会等）的议题收集、议题提报、议题审批、议题清单、会议管理及议题权限内共享的固化。通过与OA公文管理、会议管理等模块的集成，将实现：流转公文的自动化关联议题、决策会议发起与议题的自动关联推送、议题讨论顺序排序、会议纪要管理、会议室预订、参会人员提醒等，全面提升管控效率，提升决策效率与效果，节省企业成本。 督办管理模块将建立统一的任务督办中心，对企业各类督办任务（重要会议决议、领导交办、年度重点工作、计划工作、常规工作及其他任务等）的任务明确下达、工作逐级分解、执行协作沟通、执行实时反馈、成果确认等督办管理工作进行全周期管理支撑。

五、小结

本文认为，管理效率的提升蕴含这样几个结果：第一，确保了信息在传递上高效性和真实性；第二，确保了信息在分层接收上的稳定性和连贯性；第三，确保了信息在职能部门内部的有效转换，并获得了预期的成果反馈；第四，确保了信息资源的有效存储。这里的“信息”不仅指向下行和上行信息类型，也指向了会议议程和决议信息。可见，提升企业管理效率属于一项系统工程。对会议决议督办系统具体的引入模式包括：理性去认识企业管理效率的影响因素、结合组织架构特点设计系统工作流程、建立企业舆论导向尽快适应系统性能、突出战略性产品研发生产的系统应用、努力培养系统后台管理优化专门人才等五个方面。

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