水库档案管理重要性之我见

2016-11-25广州市黄龙带水库管理处李秀娟

办公室业务 2016年23期

关键词：水库重要性档案管理

文/广州市黄龙带水库管理处李秀娟

水库档案管理重要性之我见

文/广州市黄龙带水库管理处李秀娟

水库档案工作具有重要作用，决定着水利建设的质量，因此，相关部门要对水库档案管理工作，应给予高度的重视，笔者根据多年的档案管理经验，对水库档案管理，进行粗浅分析。

水库建设；档案管理；重要性；分析研究

水库档案能够反映水库相关建设和运行的基本情况，是确保水库安全使用的主要依据。水库档案实行科学、有效的管理，在一定程度上为水库功能的发挥，提供重要的基础保障

一、水库档案管理的重要性分析

（一）水库档案管理工作内容。笔者从事档案管理工作长达17年，其中管理过多种档案，其中包括人事档案，综合档案（包括有8个类别：文书档案、基建档案、设备档案、会计档案、已故人员档案、声像档案、实物档案、专门档案），编研资料等，档案涉及的信息范围较大。首先，水库档案管理，与其他档案有不同，在水库建设前，需要该地区居民转换生活环境，所以，档案管理员应对当地的土地环境、用地、居民信息等信息资料进行搜集整合。其次，要对当地的交通、通信等情况，进行实际勘察，进而综合资料以备查考利用。最后对居民占地的补偿和一些水库施工规划等也要收集归档。这些全部是水库档案管理的工作内容，所以，实行严格、科学、合理的档案管理，是非常必要的。

（二）水库档案管理工作的重要性。目前，我国水利工程项目发展较快，其影响力也随之提升，对此，国家要给予足够的重视，国家需要增加经济投资。在改革开放初期，受一些外部条件影响，我国的水利项目修建，没有得到较高的技术保障，在其质量上，有待加强，但经过相关水利技术人员的努力，如今的水利技术，发生了翻天覆地的变化，并且国家对于施工的要求也更趋严格，进而确保水库修建的安全性，为居民生活和工业发展，提供重要的物质保障。

水库的工作模式，多数是通过影音、表格、文字等形式，对水库的状态，进行综合性评价，在修建前期，对周围地质情况等信息，进行搜集；在修建时，对产生的信息，进行记载，进而能够时刻掌握施工状态；当水库竣工后，对运行状态进行记载。利用水库档案信息，能够更有效地指导水库建设发展，增加经济利益。档案管理贯穿在水库建设、运行、维护中，确保档案收集完整和有效利用是档案工作人员的工作职责。

二、水库档案管理工作中的问题

（一）缺乏合理的工作模式。在水库档案管理中，其管理工作模式较为烦琐，档案信息资料不完善，有时，需要寻找一些资料时，却查找不到。受经济的制约，在水库设计和建设时，未能做到完整搜集档案信息，很有可能出现档案资料不完善、档案缺乏准确性的问题，进而影响水库建设，不能有效助力水库维护。

（二）缺乏严格的管理制度。一些地区对于档案管理工作不够重视，因而造成工作人员的责任意识较低，未能充分意识到档案管理工作的重要性，管理方式较为落后，影响档案有效价值的发挥。

（三）员工综合水平，有待进一步提升。目前我国的水库档案管理者，多数是非专业毕业的，在专业知识和技术水平、管理方法上，有待进一步加强，对档案的工作性质存在认识偏差，单纯地认为其工作内容，只是一些保管工作，这样的思想意识是错误的，同时也是影响水库档案管理工作的因素之一。

三、提高档案管理工作策略

（一）深化管理层档案管理工作意识。档案管理工作的有效性，与管理层的重视是分不开的，因此，只有管理层人员的工作意识提升上来，才能更好地促进水库建设发展，首先，想要做好档案管理工作，需要具备：充足的资金、高水平的人力资源、先进的设备等，这是基本条件，也是必要条件。

（二）健全管理制度。通常情况下，水库工作内容可以分为：修建前期、修建过程、竣工，所以，将这几个环节作为出发点，进行档案管理工作，另一方面，笔者认为还需要实行分工优化，将具体工作落实至个人，健全管理制度，进而保障资料的真实和完整。

（三）根据项目特点，规划归档方式。水库建设过程中，要根据国家相关档案法律法规，开展档案工作前置管理，根据每个部门的工作职能，进行档案的精细化管理。每个部门可根据建设时间节点的不同，实行不同的归档方法。档案管理要符合各阶段的管理要求，最终确保实现集中统一管理，以便为今后水库建设提供基础保障，因此，管理员要对归档和存档的工作，采取精细化管理模式。

（四）引进现代信息技术。水库档案所涉及的范围较大，并且内容众多，传统的管理模式已经不能与现代发展相适应。相对于传统人工档案管理，现代化微机系统管理模式，更为方便快捷，因此要积极引进现代信息技术，建立信息管理系统，通过计算机进行档案管理，以便发挥档案的最大价值。