总承包单位电力工程档案管理的过程控制分析

文/中国电建集团湖北工程有限公司　江舟

总承包单位电力工程档案管理的过程控制分析

文/中国电建集团湖北工程有限公司江舟

本文分析了目前我国总承包电力工程档案管理的整个过程的问题，主要包括了事前的控制、事中的控制、事后的控制，以期保证总承包单位电力工程档案管理过程的有效控制。

电力工程；档案管理；总承包单位

随着我国电力行业的大力发展，而作为工程建设关键环节的工程建设项目档案管理工作，是电力工程的归集者，承担着记录电力发展足迹的任务，在新形势下，电力工程的档案管理工作愈发显得举足轻重。在总承包单位的档案管理工作中，需要对建设工作的审批、采购、施工、监督、竣工等工作进行如实记录，是工程建设与竣工检查的有效凭证。做好总承包单位电力工程档案管理工作是保证建设质量的关键。

一、事前控制

（一）首先把握好总承包单位电力工程档案管理的过程控制的特点。主要有以下几点：

1.现实性。总承包单位的电力工程档案最基本的特点就是真实性，根据建设工程的细节与步骤如实地记录，以便即使在存档之后，可以为后期的复查检测工作提供便利。另一方面，电力工程档案的现实性也可以为下一个工程的建设工作的制定方案、领导决策等基本的建设工作提供必要的依据。

2.专业性。在对工程建设的过程中，需要许多专业之间紧密地联系，比如通信、管道、电气、土建等专业，各专业之间有明显的分工与合作，对不同专业进行档案管理也要把专业之间的联系与区别有效地区分开来，彼此的档案资料独立也存在相应的联系。

3.反复利用性。在进行一个项目的建设中，往往会依据已有的工程文件与技术方案对工程相关的工作进行制定与开展。随着我国电力工程建设工作的标准化程度越来越高，总承包单位工程的档案管理的通用性也得到了保障，一个优秀的标准设计图纸，可以一定程度上节约下一个工程的人力物力，节约设计的时间，也让工程文件在反复使用的过程中，不断得到改正，不断地提高适用性，充分地得到利用与借鉴。

4.成套性。总承包单位的电力工程的建设是需要各项工作的有效协调，需要各个程序、各个阶段的有机结合，由此可知各种工作的效能形成的文件也同样存在着必要的联系。这就要求电力工程档案的管理过程中，需要建立一个成套的收集整理文件的系统，完整地反映总承包单位工程建设的全过程。另一方面，也对工程档案的保管、利用提供制约与规范的作用。

5.变更性。在进行工程施工的过程中，由于面对的环境因素不尽相同，需要对已经成文的档案文件的相关标准值不断进行改正与修改，而不是一味地单纯复制照搬。要想在工程的生产、设计方面不断得到创新发展，对总承包单位工程档案的补充、修改是必不可少的，是总承包单位工程档案有效正确地反映建设客观变化的过程。

（二）加强档案相关业务的培训力度。众所周知，档案人员的业务知识将对整个总承包项目的档案全过程的管理工作造成影响，所以，加强对档案管理人员的素质就显得刻不容缓。加强相关业务的培训力度对管理人员业务水平的提高起着不容忽视的促进作用。相关的管理人员要每年制定档案业务知识培训的计划，站在企业的角度，实行分阶段分层次的培训办法。二级的承包单位可以对三级承包单位的电力工程的档案管理人员进行一定的业务考核与业务培训，三级承包单位的档案管理者可以依据工程项目的不同分不同阶段来对资料员与技术人员进行业务考核与培训。这个层层递进的培训方式使培训工作与考核工作环环相扣，全方位覆盖了整个企业范围，只有不间断地进行培训工作，才能使培训目的得以实现。

（三）提高档案管理人员相关业务素质。目前，我国的总承包单位电力工程施工技术在不断地发展，总承包单位的队伍也在不断的壮大，需要相关人员加强自身的工作素质，来适应企业的发展需要。但是，从实际的工作中，可以发现相关技术人员与资料员对档案业务知识比较匮乏，致使收集的档案资料不合格或者资料收集不完善等问题出现。这就要求在电力工程档案管理的工作中，需要新血液的注入与吸收，使原有的档案技术人员的业务素质不断地提高，积极补充有专业知识的新进技术人员，防止管理人员档案业务知识缺乏的现象。

（四）重视总承包单位电力工程档案管理的工作。在总承包单位电力工程的建设过程中，承包单位电力工程的档案管理是一个关键的工作环节，档案真实地记录了总承包单位建设的实际工作情况，是在实际工作中逐步形成的重要资料。这就要求工程管理人员必须要加强对总承包单位电力工程档案管理的工作，首先需要各部门的相关领导提高对档案管理工作重要性的认识程度，涉及的部门主要有设计部门、建设部门、工程规划部门，需要在相关的决策上，领导要对档案全程的管理进行科学地分配，保证总承包项目的档案管理上升至一个高度。然后强化相关参与工作的人员对档案管理重要性的认识，由于档案的管理需要对不同的档案资源进行收集，对各个参与项目进行整理，这就需要在相关人员的帮助下，防止相关资料收集与管理的不到位。接着需要档案管理人员自身对自己工作加以重视，档案管理人员的素质将直接对整个总承包项目的档案全过程的管理工作造成影响，同时，管理人员档案的保存与保存的成效也与档案管理人员息息相关，这就需要档案管理人员需要有对工作职责实现的使命感与神圣感。

二、事中控制

（一）明确职责。在进行总承包单位电力工程档案工作之前，总承包单位必须对工程施工过程中，各人员的职责进行必要的梳理。但是，目前在档案管理过程中，往往会出现各岗位职责不清晰的现象，如资料员、技术员、项目总负责人。对职责的不清楚，就会在管理工作中存在空白与漏洞，导致资料不能够及时地完成，出现不良的后果就会导致各相关人员相互推卸责任。由此可知，需要让项目管理人员与工程档案工作者共同商量科学有效的档案管理制度，对总承包单位电力工程的档案完成进度、质量与责任范围进行明确，有利于电力工程的建设质量。

（二）及时形成档案资料。在总承包单位电力工程的建设中，往往会出现工程前期缺乏合理科学的策划，即使制定了计划也没有得到切实的实行等情况。这就给档案管理的技术人员形成一种认为资料完成的时间还早的错误心理，这种懒散与侥幸的思想，也会一直延续到工程验收与质量检查时，此时资料人员便只能亡羊补牢，抓紧对档案资料进行管理。归根结底，这种不良现象形成的原因就是监管机制的缺乏。要想改变这种现状，就必须要健全电力工程档案管理制度，明确档案资料形成的质量与进度要求，并且实行定期检查的机制，严格按照经济责任制开展检查与监督工作。

（三）保证资料的整体性。在总承包单位电力工程的建设过程中，每一项工作项目都存在的一定的联系，这就要求在档案的管理中，要把项目之间的联系有机地结合，有效地把握彼此的特点。其中，工程的档案资料需要与施工项目部、设计单位、生产厂家、监管项目部、业主项目部等部门与单位进行必要的沟通，收集各参与建设单位的独立资料，而档案的技术人员需要站在整个工程的高度，有机地对这些资料进行整合，使这些资料环环相扣。密切联系。一旦与各单位沟通环节没有完善好，就会导致资料在数据或者时间节点上的脱节，犯低级的逻辑错误。比如施工单位与建设单位在工程质量的目标上不一致，项目管理实施规划的时间相对于报表审批时间要滞后、监督规划开工时间与建设管理纲要时间不一致等。

（四）有效监控项目的实施。总承包单位电力工程的档案管理人员要在工程建设过程中，有效地实行管理监督职能，积极融入工程建设工作中。同时，总承包部门在严格监管施工质量与进度之余，也要进一步加大对工程档案的管理工作。监督的主要工作内容包括档案资料整理的质量与资料的完善性的系统检查。针对一些有条件的施工单位，可以在档案管理问题上，实施全过程的信息化管理，将档案信息通过计算机的数据库，创建项目档案编码的系统，在网络化的管理监控中，对管理过程出现的问题，进行及时发现，及时解决，保证档案管理工作的准确性与系统性。

三、事后控制

事后控制主要是做好竣工阶段的总结工作，在工程竣工的阶段，各个参与建设的单位都要书写工作报告，总结单位的工作情况，把工作过程中的问题与解决问题的方法在单位上下得以有效地推广，促进单位的可持续发展。这就要求工程资料的管理工作中，也要把工作总结这一部分有效地实施好，把工程档案的管理过程中出现的不好的地方进行归纳总结，有利于下一次的工作中，可以科学地扬长避短，使档案管理工作越做越好。在进行工作总结的过程中，二级承包单位可以让档案管理者在全企业召开档案管理的工程会议，参与的三级承包单位需要把工作进展进行汇报，交流各自的工作经验，发扬先进的工作办法，推广良好的管理办法，使电力工程的建设质量得到提高。

四、结语

综上所述，总承包单位电力工程档案管理工作作为复杂的一项工程，我们简析了目前随着电力建设水平的提高我国承包单位电力工程档案管理的整个过程的问题，分析和探讨的目的是能够保障总承包单位电力工程档案管理工作更加科学有效地进行。随着电力建设的发展与进步，总承包单位电力工程档案管理工作模式也需要加强和改进，才能更好地为电力工程建设服务。

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