档案信息化管理的重要性与安全管理策略探析

文/河北省唐山市滦县文化广播新闻出版局 李静

档案信息化管理的重要性与安全管理策略探析

文/河北省唐山市滦县文化广播新闻出版局 李静

文博档案管理工作需要不断与时俱进、开拓创新，在确保档案安全保密的基础上，实现档案管理工作信息化。本文在分析档案信息化管理重要性基础上，提出了文博档案信息化安全管理策略。

档案信息化管理；重要性；安全管理策略

档案信息化是利用现代信息技术把文本档案转变成电子档案，也就是将办公期间所产生的纸张、文档、音像等档案资源在管理过程中给予数字化处理，并实现档案资源的传输、操作与利用。但在档案信息化管理的今天，安全问题也变成亟须探究的重点内容。

一、档案信息化管理的重要性

在现今飞速发展的信息化社会，档案信息化管理已成为时代发展的主要选择。根据党与国家的“用信息化带动工业化”要求，至国家档案局给出的“用档案信息化推动档案事业发展目标”要求，档案信息化属于档案信息服务社会的最有效技术手段，实现档案信息化管理相当重要。具体表现为：

（一）可提升检索速度，增强检索准确率。借助档案信息化管理模式特有的智能性与自动化功能，可让复杂的模糊查询得以实现，还能提高档案管理人员工作效率，增强档案管理工作质量。

（二）可增强档案信息利用率。在技术进步、环保观念加强的今天，无纸化办公也备受重视，通过档案信息化管理，能够解决办公数字化与传统纸质档案间的不协调问题，还可为利用者提供更多便利。

（三）更利于信息远程传输。通过档案信息化管理模式的使用，能实现文物档案信息邮件、传真的自由传输与共享，在使用者距离较远的情况下，此种便利性更突出。可见，传统文博档案实体管理体制已彻底转变，档案信息化管理势在必行。

二、档案信息化安全管理策略

（一）及时整理或格式转换电子档案。过去的电子档案形成方面依赖的计算机软硬件技术，势必会伴随新技术的进步逐步被淘汰。也就需要认真关注计算机技术发展新动态，并及时把新的软件与相应档案信息转化相结合，实现档案资源的及时保存，预防安全隐患的出现。

（二）合理使用漏洞扫描技术。借助漏洞扫描技术进行档案管理，不但能更深入地掌握网络的安全设置与应用服务运行状况，第一时间发现安全漏洞，对安全风险等级进行评估，还可结合扫描结果进行安全漏洞与系统错误配置的修复，在黑客攻击前提前进行防范。若防火墙与入侵防御系统属于被动防御手段，那么漏洞扫描即属于一种主动安全的风险防范措施，可有效避免黑客的攻击。

（三）档案信息管理终端使用加密技术。利用加密技术能够保证档案资源更安全，使得档案资源得以最大限度地有效利用，还可促文博档案资源的更新与完善。对档案管理者而言需建构身份验证系统，档案利用只有通过身份验证后方可进入系统，对资源进行访问，未通过身份验证的用户则限制进入该系统，如此能够从源头上避免档案被恶意篡改，保证档案信息化管理的安全性。同时，还可增设除管理人员外，专门针对使用者的访问权限，设定限制用户访问的特定文件或文件组，也可规定文件或文件组被指定的用户访问。唯有满足系统身份认定的特定用户才有权执行电子文件打印、检索、复制等一系列操作。

（四）制定电子档案信息化管理安全制度。无规矩不成方圆，电子档案信息化管理需用政策来约束人、用制度来管理人，建构一套可行的安全管理制度，确保信息化档案管理更规范。同时，档案信息化管理期间需不断强化档案管理人员责任意识，实施必要的继续教育，让档案管理人员在档案信息化管理工作中牢固树立安全防范、安全管理意识。

（五）安装防火墙与入侵防御系统。从现今计算机技术使用情况来看，安全防火墙的使用属于一种可避免计算机信息外漏的主要措施。使用并维护安全防火墙可更好地预防恶意病毒的入侵，以免档案信息资源被恶意篡改、窃取或删除。安装安全防火墙后，不但能够预防源于互联网的攻击，还能够保障档案信息管理网络的安全。此外，还应在档案资源存储的局域网网关位置安装相应的入侵防御系统。此种入侵防御系统的使用可第一时间发现并阻止源于外部非法入侵行为或内部用户非法侵权行为。作为安全防火墙的关键补充环节，入侵防御系统除了可维护内部网络安全，还能够作为收集黑客入侵的最有力证据。实践表明，一个网络化信息系统若要完全不越权操作仍存有一定难度，不过要保证服务日志审计工作的落实，进行系统日志的检查，定期察看来访用户记录，第一时间找出存在的不良越权行为，通过有效补救措施，将损失降到最低是能够做到的。

（六）从硬件管理方面着手完善电子文件与计算机设备保管设施。文博档案信息化管理工作的落实，硬件安全管理也属于相当重要的一环，需及时升级计算机服务器，更换数据库硬件设施，维护数字档案信息数据库在资源传输与保存方面的稳定性与安全性。同时，若要提高档案信息化管理的安全性，除了从硬件管理着手，还需不断升级、完善计算机应用程序，给予必要安全升级设置，也可达到消除安全隐患的效果。

总之，伴随信息技术的飞速发展，信息技术在多领域内均展现出了独特魅力与无法替代的优势。作为档案管理工作的一项重要任务，实现和改进档案信息化管理，相关工作者与部门需正确认识档案信息化管理优势与可能存在着的安全性问题，采取有力措施，确保档案信息化管理工作的深入推进。

[1]韩东.档案信息化建设若干问题研究[D].吉林大学,2011.

[2]陈广群,林慰平.档案管理信息化建设的思考[J].科技广场,2010(04):51-53.