谈中职学校学生电子档案的建立和使用

2016-11-25衡水科技工程学校李霄

办公室业务 2016年23期

文/衡水科技工程学校李霄

谈中职学校学生电子档案的建立和使用

文/衡水科技工程学校李霄

随着办公自动化以及信息网络化的发展，学校中学生的档案也从纸质版向电子版过渡，打破循规蹈矩的存档模式，建立电子版的收集、筛选、检查、保存等流程。加速了整理学生档案的速度，丰富了学生档案的内容，让学生个人档案集图片、声音、文字于一身。更加具体的描述出学生在校期间的学习及思想等情况，使得个人档案更加真实可靠。

中职学校；学生电子档案；建立；使用

所谓电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应。相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。中职学校学生档案是记录每个中职学生在校期间的最重要最具有参考价值的资料，包括了学生的学习情况、参加的各种活动、学生的思想道德情况。而学生电子档案的建立更能全面并且随时记录学生在校的任何突发状况。最重要的是在校领导查询学生档案的时候方便快捷。

一、中职学校学生电子档案作用

1.信息的非人工识读性，相对于纸质版来说筛查信息时电子版的准确率更高，且筛查识读效率更高；

2.查阅信息的方便性。在学生毕业面临就业的过程中，一般需要向就业公司投放自己的简历，其中会包括自己在中职学校的学生档案，而电子版的档案更方便公司的查阅；

3.电子档案的内容丰富。电子档案不仅可以包含文本信息还可以包含图片等，所以使得学生个人档案更加具体。

4.电子档案能更好地保存并伴随自己的一生。在工作中一份完整的个人档案会让自己在更换工作时避免不必要的坎坷，很多中职学生因为在学校期间就没有完整的电子档案，到了工作期间更加不可能完善自己的档案资料，导致自己当档案一直停留在学生时代并且还是不完善的，学生时代的电子档案会伴随该学生的一生，以后的养老金领取也需要经过对自己档案的审核，还有职务和社保等都要以一直伴随自己的档案为依据，比如在自己退休时必须要根据档案中的出生和就业时间来确定退休时间以及确定下来开始缴纳费用的时间来计算自己养老金的金额；学生时代电子档案的建立会让自己培养出完善个人资料的良好习惯，在以后的干部升职过程中起到重要作用。

二、中职学校学生电子档案的建立的几个要素

1.建立档案工作室。档案工作室有专门负责管理的人员，档案室可存储校内各类档案包括纸质版和电子版。校内档案室可保证档案的完整性和安全性。防止档案的丢失。

2.设有专职人员，对于中职学校的学生电子档案的管理应该设有专职人员，以便在校领导或其他需要查阅学生信息的人可以很快找到查询学生档案的途径。负责该职责的人员应接受过专业培训，充分了解档案专业知识，对学生电子档案的收集、整理，编辑、分类、存档等的每个步骤都熟练的掌控好。并且严格遵循党和国家档案工作的政策以及法规，工作之余学习马克思主义毛泽东思想还有邓小平理论以及“三个代表”的思想。热爱工作认真负责。

3.电子档案的收集、规整流程：首先进行扫描和接受，然后形成原始电子文件经过转换到标准电子文件再移交到暂存存储器最后备份。其中在由原始电子文件到标准电子文件的过程中还会经过电子文件登记表包括归档电子文件登记表和归档电子文件然后物理归档、脱机。

4.统一电子档案格式。格式的统一有助于管理者的整理与筛查，更体现出电子档案的重要性，让学生深刻意识到档案的严密性。

5.规范的查阅查找流程.在曾经以纸质档案为主的时代里对于学生档案的查找是件非常困难的事情，需要人工翻阅大量的纸质材料，尤其对于陈旧的资料便更加困难，甚至有时候会因为放置已久纸张破损后者整个材料丢失。然而电子版的学生档案在建立了完善的查找流程后会分分钟让领导看到需要的学生资料。

6.关于档案的安全问题。需要校方对档案室门窗进行着实加固，还要配备消防器材，禁止在档案室防止易燃易爆品，管理档案人员不可轻易带无关人员进入档案室，不可将学生电子档案外泄，保存电子档案的每一台电脑要有不已破解的密码，和严密的防火墙，每一分电子档案都应该与已备份，以防因某些原因导致的病毒入侵使得电子档案丢失。还有用数字时间印章技术可以保障电子档案的原始性与真实性。也就是说如果归档的信息被改变了这份档案在网络上的生成时间是不会改变的。

三、中职学生电子档案的使用

（一）现今学生电子文档的使用情况。当今社会中大部分国人是不重视自己的档案的使用的，很多人的档案在学生时代便面目可憎，更不用说毕业走上职业生涯以后的档案，或许很多人的一生档案只停留在学生时期，这都是因为国民对于个人档案的不重视导致的。而这种不重视的氛围一方面由于当今社会中各个用人单位不严格查验员工的个人档案，一方面是自己意识不到这种一般情况下自己看不见摸不着的东西，生活中用不到就想不到，用到的时候才发现自己已经很久没有完善。

（二）学生自己充分了解自己电子档案的使用流程和使用情况。在校期间经过学校电子档案专职人员的讲解，知道每个阶段都需要在自己档案里所填写的内容，以及什么时候会用到电子档案，学生自己明白了电子档案的重要性自然会充分应用自己的电子档案，并且保持自己电子档案的完整性，在关键时刻不会因档案的确实耽误终身大事。