高校学生档案管理工作创新研究

文/江西理工大学 吴洁 李婷

高校学生档案管理工作创新研究

文/江西理工大学 吴洁 李婷

伴随着社会经济的发展和高校工作的进步，传统的学生档案管理工作模式已然无法满足当前高校和大学生的发展需求，加快对高校学生档案管理工作的创新已经是刻不容缓了。文章简单阐述了当前高校学生档案管理工作中存在的不足，并在此基础上就如何加强学生档案管理工作的创新提出了建议。

高校；档案管理；创新

随着信息技术的高速发展，高校也在不断地适应时代的发展和需要，更需要对档案管理的信息化进行不断地摸索和建设。高校的学生档案管理工作在当前仍存在一些不足，需要解决的问题还有很多，但是只要对其进行科学的分析，并积极地寻找有效的解决措施，就能推动高校的档案管理工作，不断突进其数字化现代化进程。

一、 高校学生档案管理工作的现状

（一）档案管理内容简单。当前在高校的学生档案管理工作中，管理内容简单，缺乏规范化是不可忽视的问题。虽然很多高校都会建立自己的档案室，但是与之相匹配的学生档案管理制度却并不规范。高校每年都会产生大量的关于学生的文件资料和各种音像、图片、图表及实物等等，区分不清哪些该收集存档，哪些不在存档之列，造成了应该归档的没有收集，不在归档范围内反而收集齐全的不合理现象。而造成这种现象的主要原因就是由于高校档案管理缺少规范化的制度，使得日常化的工作无法按计划按部就班地完成，很大程度上会造成档案的缺失或者错漏，为以后学生档案的使用也带来了很大的困难。

（二）档案管理方式落后。当前在高校的学生档案管理工作中，管理的方式落后效率低下也是很明显的问题，主要原因就是由于缺乏专业的档案管理人才。当前很多高校的学生档案管理工作人员大都是没有受过专业知识培训的，缺乏一定的专业技能，很多工作人员掌握的依然是传统的档案检索查询和管理的方法。由于受到传统档案管理制度的束缚，工作人员的待遇较低，内部也缺乏足够的竞争机制，档案馆对他们的岗位管理也比较松散，因此很多工作人员都缺少工作的积极性和热情，长此以往就很容易导致学生档案管理人员的综合素质不够强，致使学生档案管理工作处于落后的状态。

（三）档案管理脱离实际。高校档案工作是学校工作的一个重要组成部分，涉及学校管理和教育科研工作，还涉及老师和学生的管理，因此是一项十分重要的工作。当前在高校的学生档案管理工作中，管理工作脱离实际成了最为严重的问题。高校的学生档案管理工作最主要的作用就是为在校学生进行管理工作，便于辅导员和学校了解学生的生活和行为，及时地做好思想道德指导工作。除此之外学生档案也是学生就业的重要凭证，对于那些考取公务员的学生更为重要。但是在现在很多高校中，大部分学生甚至到了毕业都不知道自己的档案存放在什么地方，无法真正发挥出档案的重要作用和价值，因此加强对高校学生档案管理工作的创新是刻不容缓的。

二、高校学生档案管理工作的创新途径

（一）提高档案管理人员的意识。人员永远是第一生产力，档案管理人员的素质是做好档案管理工作的首要任务。要加强对高校档案管理工作的创新，首先就需要提高高校档案管理人员的工作意识，要坚持树立以人为本的思想，将为学生服务作为一切工作的中心，切实发挥出档案在学生学习和工作中的重要作用。因此就需要不断地强化高校档案管理工作人员的素质，增加其主动开展档案收集和管理工作的意识。要定期开展针对档案管理工作人员的培训和考核，帮助他们摆正位置认清工作，激发工作的热情和积极性，增强对学生档案管理工作的精确性和敏锐性，为档案管理工作的顺利有序开展做好基础工作。

（二）加强档案管理工作的时效性。要加强对高校档案管理工作的创新，还需要提高档案管理工作的时效性，建立完善的学生档案归档和管理制度也是当务之急。档案制度主要包含档案的归档时间、范围以及要求这几方面的内容，因此要建立一套行之有效的档案制度首先就需要明确归档资料的范围，避免出现漏存或者错存的现象。其次还需要加强对归档文件资料的管理，实施规范的登记制度，保证档案管理工作的程序化和规范化，便于学生以后的查询和使用。最后还要加强高校档案管理部门同其他工作部门的联系，增加档案使用的有效性，确保高校关于学生的学习和就业工作能够正常运作。

（三）提高档案管理工作的技术性。要加强对高校档案管理工作的创新，还需要进一步提升档案管理工作的技术性，要引入先进的信息化现代化管理方式，最大化地提升高校学生档案管理工作的效率。由于很多高校的学生数量都非常庞大，因此学生的档案管理工作任务也十分繁重，而且学生的流动性也比较快，档案的保存期比较短。因此随着科学技术的不断发展，将电子档案管理引入到高校学生的档案管理工作之中也是大势所趋。在这种情况下，高校就可以充分发挥出电脑和新媒体的先进技术，根据学生的实际情况将档案归档进行管理，无论是学生的基本信息还是学籍的变动或者是转档等都可以进行记录并完整保存。通过这种方式，高校可以建立更加现代化的档案管理模式，实现电脑查询和实体档案的完美结合，真正发挥出档案管理工作的重要价值。

综上所述，加强对高校学生档案管理工作的创新，不仅是学校发展和管理工作的需求，也是适应时代发展潮流的需要。推进高校档案管理工作的信息化管理，不仅能够有效地提升档案管理工作的效率，还能充分地利用档案资源对学生学习和就业，对高校的工作改革和发展起到推动作用的同时，也有利于全社会的发展。因此就需要高校在建设过程中，不断地采取措施进行完善，更好地推进学生档案管理的现代化工作。