如何凸显档案管理在办公室工作中的地位

文/山东省莱西市第一中学 张文杰

如何凸显档案管理在办公室工作中的地位

文/山东省莱西市第一中学 张文杰

办公室是学校运转管理的核心，而档案工作在办公室建设中，尤其是对学校推进干部教师队伍建设、评优选先、职称评聘等工作提供着重要参考依据，并为学校的干部人事工作提供翔实、准确的资料和依据。

档案；办公室；管理

中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》为档案管理指明了方向，也为档案管理工作提出了新要求。办公室是一个单位工作运转的枢纽和调度中心，档案管理作为办公室的组成单位，起着管理、承办、协调的职能。作为一名档案管理人员，深深体会到档案的管理和建设在办公室的日常工作中尤其是在为领导决策方面已凸显越来越重要的地位。如何才能凸显好自己的作用，为单位的工作提供保障依据，我认为要从以下几个方面入手。

一、以档案管理为抓手，强化档案意识

（一）领导重视。长期以来，领导干部甚至档案工作人员在认识上都存在一些误区，认为档案工作就是收集、归档、保管，只要保住密，能应付检查、调阅就行了。因此，得到领导的重视，便于部门间的横向联系，才能使档案工作得以顺利、有效的开展，只有领导的档案意识增强了，档案管理工作才能适应学校的发展需求。

（二）注重管理人员的配备。档案工作人员大部分人员是兼职，同时在办公室从事其他工作，没有经过专业培训，对档案材料的收集、整理、归档、装订等业务知识不知晓，有时只满足平日将材料收集后，没有及时分类归档，造成档案材料的积压。其次对一些归档的材料的真实性缺乏鉴别，容易给日后的整理造成潜在的影响。

（三）设施配备达标。档案材料大多是纸质的，保存最好有固定的场所、设施，尤其是现在的声像档案对环境要求比较高，设施配备完善，可以有效去湿、防止灰尘、霉变、锈蚀，先进的设备，便于第一手原始材料的留存。

二、重视档案管理工作的作用

（一）直接为教学工作提供真凭实据。目前各级教育管理机构都对学校开展评估活动，检查组成员要分组现场查看学校的各类教学档案，对各项指标进行定量分析，档案不仅可以为评估提供详细的资料，而且可以让学校在围绕上级要求实施的管理思路、教学工作中做出的成绩系统而准确地再现出来，把学校工作中的亮点展示出来，以便专家组客观真实地了解学校的风貌，做出评价。因此，档案材料的详细、齐全、完整在各项检查评估中起着最直接的作用。

（二）直接为教学改革提供参考依据。档案建设的完整，既可以为教学研究提供可靠资料，又可为教学管理和后勤保障尤其是教学质量的提高具有资料储备，便于查找。也可以有效地进行师资管理，便于准确掌握干部教师队伍的基本情况，合理配备教职工人员比例，同时有利于积累教师的工作业绩，为教师的年度考核、评先选优、职务聘任、职称评审提供详细准确的数据。

（三）信息交流和传递的工具。现在各学校的横向交流越来越紧密，学校需要走出去，请进来，借助于档案这一载体，可以供广大师生及其他借阅者快速准确进行资源共享，可将档案室定期向师生、家长开放，既增强档案教育功能，又可成为对外交流的平台，让社会、大众看到学校取得的成绩，达到宣传的目的。

三、档案管理工作要强化三种意识

（一）纪律意识。档案管理人员在工作纪律中要严字当先，要狠抓制度执行，凡是进入档案室的材料，必须有高度的纪律意识，坚持严以修身管理、严于律己管事，对违反制度的人和事坚决纠正，切实维护制度的严肃性和权威性，不断提高档案工作制度化、规范化水平。

（二）责任意识。办公室工作的准确性涉及的方面很多，针对档案来说，就是：收文及时、办文迅速、形成材料要真、归档完整。做到这些，就必须对自己严格要求，责任到位，工作扎实。

（三）服务到位。办公室上情下达、下情上报的这一工作性质，决定了其工作必须服务到位。在档案工作与学校建设的切入点和结合点上，求真谋实，不断凸显档案的重要作用。如，可结合学校记忆，通过创办校园文化展，班级宣传栏评比，利用校刊征文来了解学校沿革，宣传知名校友，解读校徽及校训、校风、教风、学风等，让广大师生在充分享受历史文化气息的同时，增进爱国爱校情感，激发集体荣誉感和奋发有为的精神。也增强了档案文化意识，有效促进学校的建设。

四、档案管理工作应加强自身建设，适应部门新形势的需要

（一）要强化档案意识，培养良好职业道德。争取领导重视，依靠领导抓档案；坚持部门抓与抓部门结合，把档案工作作为办公室的一个有机系统科学谋划，整体推进。档案管理工作程序多、环节多、耗费精力大，且完成工作的时间弹性大，都对档案管理人员的职业道德提出了一定挑战。打铁需要自身硬，办公室领导要加强宣传力度，引导他们树立正确的人生观、价值观，爱岗敬业、严谨务实。

（二）健全考核、激励机制。考核标准可从服务态度、安全保密、业务操作、工作作风等方面设立相应的评分标准，考核过程中，可以从服务对象、领导、内部员工、与之关联的部门员工进行测评，确保评估结果的客观、公正。对做出创新贡献、能力突出的档案人员要给予奖励，鼓励他们立足本职岗位，扎实工作。

（三）进行知识储备，提高业务水平。档案管理业务性强、信息量大。档案工作者必须系统学习业务知识和理论知识，积极参加上级部门组织的培训，及时了解档案在收集、整理、保管、编研过程出现的新要求，将所学知识运用到具体的实践工作，做到理论与实践相结合，解决出现的新问题。尤其是信息化飞速发展的今天，档案工作者应紧跟时代，掌握档案的电子化、数字化管理手段，提高档案管理的规范化。

（四）要加强自身的人文素养。诚心、耐心细致地为查询者提供服务，处处体现人文关怀，让师生切身感受到档案的魅力。

总之，为师生服务是学校档案工作的根本目的和永恒主题，档案部门要立足实质，在办公室管理下找准定位、发挥作用、实现价值。把做好档案工作与服务教学工作、服务师生需要、服务社会需求有机统一起来，发挥档案工作育人的功能作用。