地质科技档案的管理及利用探析

2016-11-25吉林省水文地质调查所孙宁徐秀英

办公室业务 2016年23期

关键词：资料利用档案管理

文/吉林省水文地质调查所孙宁徐秀英

地质科技档案的管理及利用探析

文/吉林省水文地质调查所孙宁徐秀英

随着我国科学技术的发展，地质科技档案管理工作模式也在逐渐发生变化。如何利用现代化科技提高地质档案管理工作的效率也逐渐成为人们关注的焦点。本文先分析了目前我国地质档案管理工作的现状，然后从三个方面阐述了提高地质科技档案管理工作质量的措施。

地质；科技；档案；管理；利用

传统的地质科技档案管理模式过于滞后，且工作效率较低。因而为了实现地质科技档案管理的现代化，工作人员应该充分发挥信息技术的优势，改变传统管理工作的模式，从而实现地质科技档案的数字化、规范化管理，这样才能更好地使其服务于我国地质工作。

一、目前地质科技档案管理中存在的问题

我国经济的快速发展必然会加大社会对地质科技档案的需求。但是地质科技档案属于国家机密文件，具有一定的隐秘性，是无法随意查询的。另外，地质科技档案的管理人员专业素质不强，很可能会导致出现资料丢失、损坏等问题。另外，现代化管理设备的落后也是导致地质科技档案工作效率低下的重要原因。总的来说，地质科技档案管理中存在的问题可概括三方面的内容：一是地质科技档案管理模式落后；二是管理人员缺乏专业素质；三是资源设施等设备落后。

二、提高地质科技档案管理工作质量的措施

（一）充分发挥信息技术的优势。随着我国科学技术的发展，信息技术逐渐被广泛应用在各个行业之中。因而为了地质科技档案管理工作的发展和完善，工作人员也应该充分利用信息技术，改变传统的管理模式，提高资料整合、归档、查询等工作的效率，以保证我国地质科技档案管理工作能够有序地开展。

如完善硬件设施建设，实现装备和技术的现代化，建立健全数据管理和数据备份系统，确保档案管理系统的可持续发展和持续服务的能力。更重要的是信息化管理系统还能够规范电子文档的编制，如能够设置电子文档网上验收机制，在数据信息验收合格后及时入网，从而达到保障电子文档入库的规范性、及时性以及电子文档和纸质文档同步归档的目标。另外，通过信息技术还可以实现地质资料管理的规范化，减少工作量，提高管理效率。如实现不同地质资料的条形码管理和分类入库。在存储电子文档时也可选择本地存储和在线存储，同时将实体库和电子的数据库建立一一对应的关系，方便资料检索和借阅。这样不仅能够实现地质科技档案管理工作的科学化、规范化，还能有效提高档案管理工作效率。尤其是能够实现地质科技档案的有序整理、归档和查询。由此可见，有效结合信息技术和地质科技档案管理是十分重要的。

（二）重视提高工作人员的专业素质。在传统的地质科技档案管理工作模式中，工作人员习惯于手工记录的方法。但是随着信息技术的普及和应用，地质科技档案的信息化管理模式也逐渐受到人们关注。因此，为了全面提高地质科技档案管理工作的效率，管理部门应该加强工作人员的信息化管理培训。

为了实现传统地质科技档案管理模式向现代化管理模式的转变，管理部门应该重视从计算机、网络等方面加强对工作人员的技术培训，使其能够充分了解到信息化管理手段的优势，并认识到地质科技档案管理工作的发展趋势。另外，管理部门还应该重视开展实践活动，真正提高工作人员的信息化管理水平。例如我国地质调查局实物地质资料中心在2016年6月成功搭建了全国实物地质资料大数据框架，形成了具有多节点水平扩展能力的分布式互联数据中心资源池。为了响应国家号召，切实做好地质科技档案管理工作，相关管理部门也应该落实地质科技档案的信息化管理，并提高工作人员的专业素质，以保证地质档案管理工作的顺利开展。

三、地质科技档案的利用

（一）加强地质信息的保护。在传统的地质科技档案管理工作中，地质信息的保存方式主要是以人工记录为主。这样的保存方式不仅容易造成地质信息存储错误的问题，还有可能会导致资料丢失、损坏等问题，极其不利于地质科技档案的长久保存。

在现代化科技背景下，管理部门可以利用信息技术实现地质科技档案的共享和保存，并且地质资料数字化生成的电子数据可以直接提供社会利用。这样既能减少了纸质资料地翻阅查找，也能有效保护纸质地质资料的原件，有利于地质资料的长期保存。另外，利用信息系统还能够充实资源库。如将地质资料数字化和PDF数据整合和转换，实现基础资源充实，从而为地质科技档案管理工作的电子化、数学化奠定基础。总之，在信息技术背景下工作人员应该做好地质信息的保护工作，充分发挥出地质资料的价值。

（二）地质科技档案的二次利用。在地质科技档案的管理工作中，查阅与档案归档、保存同样重要的。查阅是实现地质科技档案二次利用，发挥地质科技档案价值的重要途径。

地质科技档案的管理实质是进行信息数据的管理。实现地质科技档案的数字化管理正是提高地质科技档案管理工作效率的关键。并且数字化管理还方便用户进行查询。在信息化管理中，用户可以根据相关关键词或目录进行电子数据信息的提取，从而提高地质科技档案管理工作的服务质量，为地质科技档案的二次利用奠定基础。尤其是在信息化管理系统被广泛应用的背景下，地质科技档案的快速查询更能促进我国地质工作的顺利开展。