社保档案管理现状与对策分析

文/固原市劳动就业服务局 樊金珠

社保档案管理现状与对策分析

文/固原市劳动就业服务局 樊金珠

就社保档案而言，其为国内各类档案中极为关键的组成成分，列属于民生档案。我们必须要充分落实对该类档案的管理工作，进一步加强对其的实际管控的力度，并且及时对其管理模式加以有效革新。本论文首先对我国现如今社保档案管理的实际情况进行简要分析，进而结合笔者自身的工作经验，并合理借助现有的档案管理研究成果，提出一些加强社保档案管控力度与实际管理成效的对策，以期能够为业界同行相关工作的开展提供一定的理论参考。

社保档案；管理；现状；对策

国内的社会保障体系分别有“社会救济”“社会福利”“社会优抚”以及“社会保险”这四大类，毫无疑问社会保险是其中最为重要的组成部分，涵盖了与民生相关的各类保险险种。而社保档案即是我国的社会保障体系档案，是相关部门开展各项保障工作的重要依据，在现今电子信息技术高速发展的大背景之下，我们对该类档案的管理已经较为成熟，形成了较为完善的管理体系。然而就该类档案的实际管理现状来看，依旧还有较多的漏洞，这些漏洞不光是给相关部门工作人员各项工作的开展带来了不良的影响，同时还在很大程度上影响了我国劳动就业服务类等人群的切实利益，这对我国社会保障体系的完善与发展是极为不利的。

一、社保档案管理现状分析

根据2012年清华大学发布的《农民工“短工化”就业趋势研究报告》不难得出，现今劳动就业服务类人群的就业已经逐步趋向于“短工化”，他们工作的平均持续时间大约是在2年，同时越到后期这种趋势就越发明显。“3年、7城、10份工”，这不光是农民工魏胜一的工作历程，更是我国劳动就业服务类人群工作现状的真实写照。因此，由于工作的不稳定，他们往往更加依赖于社会的保障，但是由于他们较强的流动性，在对劳动就业类服务类人群的社保档案进行管理时往往容易出现一定的问题，这也是我国大多数基层人民社保档案管理问题的具体反映。

（一）社会保障部门的工作负担较重。劳动就业服务类人群在就业时往往只会带上相应的社保卡，而在他们原先工作单位所存留的纸质档案却还是遗留在了原来企业，并没有伴随着工作关系的变动而迁移。而社保生效的时间是在其失去劳动能力的时候，也就是说只有到了65岁退休时才能够领取到相应的社会保障金。从社保档案生成到领取社会保障金之间存在极为漫长的时间，而由于劳动就业服务类人群的文化素养大多较低，对于社保档案重要性的认知并不明确，因此并未及时将相应的社保档案从原单位带走，进而容易导致档案的遗失。而在等到他们65岁需要领取社会保障金的时候，却往往会由于重要纸质档案的缺失而出现各种问题，这就给相应的社会保障部门带来了极为严重的工作负担。而如果对各类档案的保管时间到期之后，相关部门不能与档案所有人取得联系的话，为保障其合法利益又不能将其直接销毁，因此也就导致了较多数目社保档案的累积，这对社保档案的高效管理是极为不利的。

（二）社保档案的完整性很难得到保障。现今在对劳动服务类人群的社保档案进行管理时，存在着较多的问题。现今的管理模式不能行之有效的劳动服务类人群对社保档案加以统一管理，由于该类人群的流动性极强，因此其任意一个工作地点都有可能会留下社保档案的原始资料。而就书面证明来讲，只有原始的凭证才具有较高的可信度，而由于其工作的流动性，所以其社保档案就会极为分散，很容易出现各类档案的丢失、损坏，不光是社保档案，其他的原始凭证也是如此。一旦社保档案的完整性得不到保障，那么其实际效力就将会大幅度缩减。

（三）社保档案的安全得不到有效的保障。社保档案是我国社会保障体系中极为重要的参考依据，是参保者获取应得合法权益的原始凭证，因此档案中的内容是不能够随意地进行篡改的，关于这一点在相关政策法规中也有明确的标示。但是，由于现今社会保障体系网络技术水平的限制，各个地区网络系统防盗墙的抗侵入能力是不一致的，还没有在全国范围内形成较为完善的网络体系，同时各类硬件设施也存在一定的漏洞，因此，社保档案容易出现各类安全事故。例如，在年龄、工作年限、缴纳金额输入时产生错误，受到电脑病毒的影响，黑客的非法入侵，硬件损坏而导致的数据丢失等等，该类问题都容易给社保档案的保存带来一定的安全隐患，这对社保档案的良好保存与管理是极为不利的。

上文所述社保档案管理现状偏重于劳动服务类人群，同时他们也是对社会保障各项福利依赖最大的人群，而其他各类人群的社保档案管理现状较之于该类人群较好，所存在的问题大多类似，只是程度较轻，本文所述以劳动服务类人群为主。

二、加强社保档案管理力度的相应对策

在我国现代化进程步伐不断加快的大背景之下，我们也必须注重对民生问题的处理，加强对社保档案的管理力度则在此之列。为了进一步保障劳动服务类人群的利用，必须要充分落实对其社保档案的合理管控，国家也必须出台相应的法律法规督促社会保障部门相关工作的开展，同时该部门也应该采用更加科学、高校的社保档案管理模式，充分发挥出社会保障的实际作用。

（一）拟定社保档案管理的法律法规。对社保档案的实际管理水平将会直接影响到国内社会福利及其相关工作的开展，是一项严肃且重要的工作。但是，各地对于社保档案的管理办法都存在较大的差异，同时不具备强制性的效果。针对这一现实情况，以法律手段来规范相关工作人员工作的开展是极为有必须要的。首先可以在相应的政策中对劳动服务类人群档案内容、管理模式、利用标准等做出明确规定，进一步督促相关部门以及各大用工企业加强，对社保档案的管理，为其管理工作的开展提供规范的依据。

（二）优化社保档案管理模式。由于劳动服务类人群工作的实际特性，在对其档案进行管理时必须要选择适当的管理模式，以此来保障其合法利益。可合理参考我国对人事档案的管理模式，在劳动服务类人群在由于工作进行转移的过程中，可以让相应的部门开具行之有效的人员流动文书，将现有的社保档案调入今后工作地点，尽可能的处理好他们社保档案较为分散的现实情况，从而实现对社保档案的统一管理。

（三）提升社保档案管理的信息化程度。伴随着我国现今电子信息技术的不断发展，社保档案管理的信息化程度也越来越高，这虽然给档案的管理带来了极大的便利，但是同时也增加了一些安全隐患。因此必须要充分落实对信息安全的保障，合理投入资金构建起完善的社保档案网络管理体系，进一步加强对防火墙的构建。与此同时，还需要进一步提高工作人员的网络管理水平，并且充分落实其电子档案的归档工作，合理采用各种密钥加密技术，对调取档案端的身份进行有效验证，以此来保障档案的安全。

（四）树立起各界人士的档案意义。档案是原始资料中最为重要的一部分，能够有效地为其身份、费用缴纳情况、年限等各种信息加以证明，在现今社会保障体系越来越规范的现实背景之下，档案的重要性不言而喻。因此，必须合理借助各种宣传方式，树立起各界人士的档案意识，特别是社会保障部门的相关工作人员，促使他们从思想上重视社保档案的管理工作，以此来促进社保档案管理水平的提升。

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