依法管理医院档案助力医疗改革

文/唐山市中医医院办公室 刘昌岭

依法管理医院档案助力医疗改革

文/唐山市中医医院办公室 刘昌岭

依法管理医院档案是医改工作的必然要求，也是深化医改的重要内容。医院档案管理工作要适应改革需要，围绕建设法治社会的要求，积极探索，不断创新，从多种途径实现新的突破。在医院的各项工作安排中从根本上重视档案工作，建立健全档案管理制度，提高档案人员素质，明确工作目标，实现档案工作与医院日常管理工作的有效对接与相互促进。

档案管理；依法管理；医院；医改

随着医疗卫生体制改革的不断推进和深入，医院档案管理工作作为医院行政管理的重要组成部分，内容更加丰富，作用愈发重要。从医院行政管理、医学学术研究，到医院运行数据采集、质量效益评估，无不依赖于医院档案资料的支持，医院档案的依法管理任务更加艰巨，内涵更加丰富。

一、依法管理医院档案的意义

（一）依法管理档案是法治社会的必然要求。党的十八届四中全会对全面推进依法治国的战略部署，作为与人民群众切身利益息息相关的特殊行业，依法管理、依法行医是医院各项工作的行为准则。医院档案管理工作亦要遵循这一基本要求。在依法治国这个总要求下，档案部门及其工作人员必须依据《中华人民共和国档案法》以及有关档案工作的法规、条例来开展医院的档案管理工作。同时，医院的档案管理部门还要适应医疗体制改革的发展，认真执行国家档案局、卫计委所颁布的《医药卫生档案暂行管理办法》和《医学科学技术档案管理办法》，通过合法手段和方式，对符合规定要求的档案资料、各种形式的文件载体进行规范化、合理化、科学化管理，避免在档案管理过程中违法行为的发生。同时，联系医疗改革体制，制定出本单位的档案管理规章制度，使医院的档案管理工作有法可依、有章可循。

（二）依法管理档案是档案工作发展的必然要求。档案工作有法可依，使人们对档案及其利用过程都要以法律法规为标准，规范了使用，保护了档案的安全与完整。首先，档案内容合法是医院档案工作的基础。在我国法律允许的情况下，档案工作人员应对档案的真实性进行审核和甄别。对一些具有非法性质和有损社会公共利益的信息资源一定要依据法规进行改正。保证涉及医院的设备采购、基建项目、人事财务以及与医务活动相关的操作规范、病历等档案资料都必须符合行业规范标准要求。其次，档案管理模式合法是医院档案事业的关键。实行统一领导、集中管理的医院档案管理模式可以保证医院档案管理顺应医院建设发展，服务患者需求的目的。医院建立档案室统一集中管理医务、护理、财务、总务等部门的资料。利用信息化手段提升档案收集、利用，在保密的前提下实现资源共享。再次，档案管理程序合法医院档案事业的保障。档案材料的收集、鉴定、编目、保管和利用等环节中必须坚持程序合法。在收集、鉴定阶段要把好质量关，因地制宜；在编目、保管阶段要整齐有序，依法行事；在查找利用阶段要依法登记，详尽细致，同时在对外交流时也要掌握科学性、可行性，严防遗失。对于机密，秘密，绝密级的档案，要严格控制使用权限，不能违法公开，任意传播，更不能利用所掌管的机密，秘密，绝密级的档案为个人谋取非法利益。

（三）依法管理档案提高医院工作效率的必然要求。作为城市公立医院综合改革试点医院之一，定期上报，科学采集医院运行监测指标必须依靠完整、齐全的档案资料。医院管理、财务、医疗、教学、科研等工作产生的数据，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图像、声音及其他各种方式和载体的文件利用频率明显增加，档案资料的合法性、完整性成为影响决策的重要因素之一。医院档案工作成为支持医院各部门高效运行，提高工作效率的关键。能否依法管理档案直接关系到医院综合改革的成败和医院现代化建设的进度。医院档案部门依法履职能力的提高同时带动了档案法律法规体系和档案工作规章制度的建设，可以把经过实践证明成熟的、职工反应好的工作方法通过法规、制度固定下来。这样就可以在最大程度上使医院的工作有法可依、有章可循，保障医院医改工作扬帆远航。

二、依法管理医院档案的途径与实践

（一）档案管理工作目标要明确。档案工作要认真落实中央部署，按照党的十八届四中全会对全面推进依法治国的总要求，依法履职，主动作为，努力为建设法治中国做贡献。要紧密联系医疗卫生体制改革，紧紧围绕医院工作中心，创新工作方法，使各个科室人员能够充分了解有关的档案法律知识，能够依法利用各种档案资料，充分发挥档案的作用，更好地为临床医疗工作服务。

（二）档案管理工作制度要健全。依法管理档案的重要措施就是要坚持档案管理工作的制度化和程序化。以《中华人民共和国档案法》为档案工作的基本法，依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和《医院卫生档案暂行管理办法》开展医院档案管理工作，制定医院档案管理规章制度。我院先后出台和实施的档案工作规章制度有：《医院档案岗位责任制度》《医院档案立卷归档制度》《医院档案安全保管制度》《医院档案借阅利用制度》《医院档案保密制度》《医院档案鉴定、销毁制度》等。只有严格按照档案制度进行工作才能保证档案内容的合法性。一要严格档案资料的鉴定审查，从源头杜绝非法和不符合要求的档案材料归档。二要严密档案资料的行业对标，重点关注病历、处方等书写是否符合要求；医疗设备、器械档案资料是否齐全；医院基建项目的图纸和手续等是否完整等。只有严格按照档案制度进行工作才能保证工作程序的合法性。档案材料的收集、整理、移交、编目、统计、保管和利用等环节必须依法依规进行。档案工作主管人员要定期进行检查，确保相关人员在执行程序上做到了相关要求。

（三）档案管理工作方法要创新。推进医院档案依法管理，将医院档案管理提升到一个前所未有到高度和重要位置，档案工作必须积极探索，努力创新，实现档案管理新境界。一是观念创新。由过去档案部门一家主抓档案工作，变成现在全院共同重视档案管理工作。首先医院成立了以院长为首的依法管理档案工作领导小组全面领导和督导医院档案工作。其次依靠医院中层干部宣传和落实依法管理档案的观念和措施。再次定期或不定期对医院相关科室人员进行档案知识培训。二是服务创新。档案部门只有树立起良好的服务意识，档案的价值才有可能最大限度地发挥其作用。利用信息手段不断扩大服务范围，拓展服务领域，力求面向全院职工，最大限度地开发利用档案信息。在传统阅览设施的基础上，加强网络设施建设，建立电子阅览室，利用网络终端使档案利用者享受到方便、快捷、直观的服务。三是科技创新。加快档案存储的数字化。按照清轻重缓急，挑选出急需利用和重点保护的档案先行数字化。使档案工作从传统的收集、分类、编目等工作方式中走出来，从手工操作中脱离出来，将所有馆藏中的原始记录转换成数据，存入数据库，运用计算机进行管理。对新型载体的档案，如声像档案、电子档案等，研究有效保护和保管档案载体的方式、方法，还要深入研究如何保护档案信息内容的安全性、真实性与完整性。

（四）档案工作人员素质要提高。实现档案依法管理的重要途径就是要建立一支素质过硬的档案工作队伍。首先，要设立档案专业技术人员岗位。档案管理专业化是做好医院档案管理的重要举措。通过设立档案专业技术岗位，在医院内部开展公开竞聘，择优聘任优秀的人员充实到档案管理专业队伍。畅通档案技术人员晋升通道，允许符合条件的档案人员评聘技术职务最高至研究馆员岗位。其次，要加强档案人员的专业技术培训。鼓励档案人员在工作中学习、在学习中工作，积极参加档案专业继续教育学习，不断积累工作经验。组织他们参加上级档案行政管理部门举行的各种培训班，到省市内先进档案馆（室）参观学习。再次，要经常灌输依法管理档案的观念。档案工作人员要树立依法管理档案的思想观念，档案管理的整个过程都要严格执行法律法规规定。明确档案管理奖惩制度。对坚持原则，责任心强，工作突出的人员给予相应的奖励；对素质较低，缺乏责任心，出现违规违纪的人员要采取必要的惩罚措施，直至淘汰。

（五）档案管理工作要服务全局。一要服务于医院文化建设。医院档案从不同的角度，全面、客观地反映医院不同历史时期、不同背景条件下所发生的事件、活动、成绩等，是历史的见证，具有重要价值。档案可以最真实、可靠地反映医院的文化积淀，揭示医院发展方向，特别是文化演变的轨迹，因此档案作为历史的记忆，在医院发展中提高医院文化品位具有不可替代的作用。我国中医文化源远流长，我院在充分挖掘档案资料的基础上，成立组建了多个名中医工作室，复活和创新了多种中医药膏方制剂。在中医传承方面，档案具有独特而不可替代的作用。二要服务于医院的日常管理工作。档案管理工作要与人事、财务、设备、总务、医疗、护理、教学、科研及药学等部门密切联系。一方面属于文书档案材料要及时归档，不能遗漏任何有价值的材料，建立医院信息资源的宝库。另一方面要为档案使用者提供最方便快捷的服务，使档案部门成为各部门检索资料信息首选，为他们顺利完成工作任务提供有力支持。三要服务于各类达标评审工作。医院作为特殊行业每年需要接受检查、评审、评价的项目众多。多数情况下都会涉及查阅档案资料或需要提供档案资料以作证明。比如国家中医药管理局对我院进行“三级甲等中医医院”评审，档案室依据《档案法》以及《中医院档案管理条例》，积极主动地为各相关科室快捷准确的提供评审所需的档案资料，为医院顺利通过国家中医药管理局组织的“三级甲等中医医院”评审做出了积极地贡献。又如现阶段正在推进的城市公立医院综合改革，在我院被纳入试点医院之后，医院档案室积极配合医改工作领导小组，依法提供医院真实的文件材料，使我院实际运行与管理情况完整体现，为省市医改工作正确决策提供有力的例证与数据。