关于档案管理数字化建设的思考

文/盐城市水利局 王宏

关于档案管理数字化建设的思考

文/盐城市水利局 王宏

在档案管理中，数字化建设是一个全新的课题，仔细探究档案数字化建设给以往档案管理带来的冲击，积极探讨档案数字化建设所引发的档案工作理论和实际操作的突破与变革。笔者结合多年的计算机工作经验以及档案管理实践，简要阐述了数字化建设是档案管理的必然发展趋势，提出加快实现档案数字化建设及其目标，推进档案事业的全面发展。

档案管理；数字化；思考

二十世纪，尼葛洛庞帝出版了《数字化生存》一书，书中将数字时代给人们的思维方式、工作方法和生活方式带来的冲击进行了详细的阐述，人类社会已经步入一个信息数字化的全新时代。档案是历史的见证、社会的财富。随着计算机技术和网络应用领域的快速发展，数字化已经渗透到各个领域，广大档案工作者面临的全新问题就是怎样应对和处理数字化信息给档案管理带来的影响。目前档案管理的数字化建设已被各级档案部门提到议事日程上来，这是伴随多媒体技术、数据库技术和计算机网络技术而产生的全新档案管理形式，借助数字化的模式将不同地理位置、不同载体的信息资源存储起来，使用网络化的形式将其连接在一起，从而使信息资源实现共享，这也给档案管理工作带来了具有的挑战。

一、目前档案管理现状

我国档案数量众多，以往档案管理全部使用目录式管理或者是柜架式纸张管理的办法，由于档案量巨大，当需要查询档案时，需花费几个小时，甚至一天的时间在档案室查找，耗时、耗力。档案是需要长期保存的物品，要想使其储存环境得到提升，就要注意防虫、防水和防火，每年都要投入大量的资金进行档案保护，由于没有备份，使得小部分档案会出现损失的情况。档案是需要反复查阅的，这就使得原始档案会有遗失或者是损坏的情况发生，给档案管理人员带来了一定的困扰。

从档案管理工作的现状看，一些档案馆（室）已经具备较好的基础，档案管理工作实现信息化与数字化，单位和部门都已经使用计算机管理档案；从档案管理人员的素质看，越来越趋于年轻化、知识化、专业化；从社会发展方向看，现在计算机技术、网络技术、信息处理技术、通信技术等专业水平越来越高，现代化的应用软件、管理软件和办公设备得到了广泛的使用。但同时我们也应看到，如今有的单位已经使用计算机来管理档案了，但是依然处于目录式管理的状态，档案资料全部是纸质的，需要在库房中进行查询和管理。由于传统档案库房分类比较复杂，使得档案手工查询非常困难，使工作效率受到了严重的影响。

二、档案管理数字化建设的含义、作用与意义

档案作为社会信息资源系统的一个重要组成部分，正面临着数字化时代的挑战。档案管理人员一定要抓住这次机会，积极探索档案数字化建设的先进技术，借助网络工具和数字化技术来不断提升档案资料的开发水平和能力，实现档案资源的合理配置，不断满足社会对档案信息的需求，这也是档案事业适应时代发展的必然趋势。

（一）档案管理数字化的含义。档案数字化主要指将以往的录像带、录音带和纸质资料等原始档案资料，借助压缩、扫描和转化等方式将其转变成录像文件、声音文件或者是图片文件，使用文字识别技术将图片文件与其实现有效匹配，使用分级储存的管理办法将索引文字和图片全部都保存在大容量存储介质中，比如磁带库或者是光盘库等，并通过运用高速发展的计算机及网络技术，结合大型数据库系统对数字化档案数据实施全面管理，在查询所需信息的时候，可以实现快速、便捷的查询，从而使工作效率得到快速提高。借助国际互联网、企业内部网、广域网或者是局域网实现信息资料的发布，使档案快速地实现了一体化发展，真正实现了立卷归档、不立卷的归档文件整理的新旧档案规则的无缝连接以及档案的集中统一电子化管理。档案管理数字化的优点主要有四点：第一，查询速度比较快，可以在几秒钟就完成一次查询；第二，可以使档案的保存年限提升100年，使其保真性更高，纸质档案的最佳保持时间在10年左右；第三，内容比较全面，将档案目录信息和具体资料信息全部包含在其中；第四，实现了在线查询，查询者被授权以后可以实现随时随地查询，不受地点限制。

（二）档案数字化建设的作用与意义。21世纪是知识经济的时代。传统纸质档案在实施影像系统管理的时候，会遇到很多问题，比如原件损坏、效率不高、投入成本过大等，手工的文档管理在当今社会越来越受到挑战：第一，文档数量急剧增加。与过去相比，文档数量成爆炸性增长，档案管理无疑成为最需要信息化的工作之一。第二，文档查询速度慢。在浩如烟海的文档中，依靠传统的手工查询越来越不能适应迅速查找资料的需要。第三，信息难以共享。虽然有的档案部门已用计算机来管理档案，但多数是基于目录级管理，文档资料本身仍以纸张形式存在，无法满足信息共享的需求。

因此，如何安全、有效地管理日益庞大的档案信息并能满足快速查询的需求，建立一套现代化、专业性的数字化档案管理系统已势在必行。经过档案数字化建设以后，任何人都可以在不同的地区借助信息网络实现快速、便捷的查询所需信息，从而使档案资料的共享得以全面实现，这对档案工作的长远发展起到了积极的促进作用。使用网络来进行档案查询,使传统的档案查询模式被改变了，使档案管理人员的繁重工作量得到较少，使其可以集中注意力将档案管理工作做好。能够将文件的接收与发放情况在网络上公布，使查询人可以根据自己的需要在网上查询所需信息，还可以将处理意见通过网络及时下发出去，使相关的负责人可以及时进行贯彻落实。在年末进行档案归档的时候，可以根据整理规范对数据进行及时处理，这样可以使档案管理人员的工作量得到有效降低。数字化档案管理实现了在网上对各种类型档案的著录标引、档案整理（立卷归档）及全文检索功能，对提高工作效率和管理水平可以起到事半功倍的效用。

三、探索档案数字化建设进程

档案是指对国家机关、社会组织（团体）和个人在社会上直接形成的有价值信息的历史记载，将人类的活动信息进行了及时的记录，具有较强的延续性和记载价值。经过特定的历史时期形成了档案管理与利用对象的有效档案资源，档案资源在促进社会发展进步、实现档案资源信息共享、国民经济发展和社会信息化中发挥了重要的作用。如何通过优化档案管理系统来提高档案管理的效率也是档案工作面临的一个新的机遇和挑战。从1990年开始，政府办公自动化建设中就将档案计算机管理包括在其中，经过长时间的发展，如今档案计算机管理已经实现了飞速的发展，从过去的单机版和存储系统版逐步发展成了网络版。以前计算机管理只是对手工管理进行辅助，逐步向一件一卷的创新管理模式发展，最终发展成为对绝密档案的有效管理。随着计算机档案管理系统的不断发展进步，档案管理数字化也实现了快速发展，从而促使档案管理工作迈上了一个全新的台阶。

目前，计算机技术、网络技术、人工智能技术以及存储技术的发展日臻成熟，为档案的数字化管理提供了坚实的技术保证。这些先进技术的应用给纸质档案管理带来革命性的变革，档案管理数字化进入了一个崭新的发展阶段。但就我国目前各地档案馆（室）的状况来看，高效的数字化档案建设尚需要一段漫长的过程。人力、物力、财力的严重短缺已成为制约我国档案管理数字化建设的瓶颈。如档案管理人员信息化水平偏低、管理技术落后、标准化程度不高、资金短缺等，如果这些问题不解决，那么档案管理数字化建设就会变成“水中月、镜中花”。

四、档案管理数字化建设面临的任务

档案管理数字化进程中的数据维护和正确使用是一个值得深层次探索的问题，这项工作完成的好坏直接关系到档案管理数字化的实际意义。笔者认为应从以下几方面着手：

（一）实现标准化管理。标准化建设已经成为各行各业发展的必然趋势，信息资源的交换与共享主要是通过信息技术标准化实现的，如果信息技术标准化没有得到应有的重视，就会导致反复返工的事情时有发生。如今档案管理数字化正处于探索阶段和试验阶段，使用的方法也存在着差异，受档案管理标准化程度不高的影响，使得信息资源的共享性和使用范围被严重降低。档案管理数字化建设受标准化程度的直接影响，导致了低水平重复建设的情况时有发生。受法律规范滞后性的影响，使得计算机档案管理系统始终处于辅助管理的地位，无法实现飞速发展。所以在档案数字化建设的过程中，对档案资料进行标准化建设非常重要，也是实现档案数字化建设的有利依托。

（二）提升工作人员的综合能力。档案数字化建设中重要的影响因素就是人才问题，档案数字化管理与新技术、新知识有着直接的关系，因此一定要不断引进新型的专业技术人才。在使用数字化管理平台的时候，数字化设备和数字化信息是主要的管理对象，档案管理者一定要及时的转变工作方法，逐步接受现代化的管理方法，注重提升自身的综合业务水平，对网络管理、数据库管理、信息录入以及计算机操作等技能进行熟练地掌握，同时也要将电子政务管理的规范标准进行熟知。

（三）全面实现信息安全化管理。档案数字化建设的核心内容就是安全问题，档案信息的安全保密性十分重要，有的档案信息在使用的时候是需要加以控制的，因此在档案数字化建设的过程中一定要加大安全保密工作的重视程度。可以使用技术保证和制度管理两种方法来对档案信息进行保密处理，档案数字化建设中要有完善的管理机制，对高深技术要进行自动控制。

（四）严格遵循档案法规。档案提供利用的方式和档案载体是不断变化的，因此档案管理一定要有完善的、符合现实情况的管理机制，同时还要制定出与之配套的法律法规，从而使档案数字化工作得以顺利开展。比如，档案查询时创建联网查询系统，对档案储存室的监督权、使用权和所有权进行明确划分，对档案信息的安全性进行高度重视，对档案信息拥有者的合法权益进行有效保障。

综上所述，档案管理工作如果不重视数字化建设，在网络上未能对档案信息进行有效传递，就会使档案信息化管理受到严重的影响，还会导致被信息社会淘汰的厄运。所以，档案管理者一定要与现代社会发展相协调，与时俱进，积极探索，扬长避短，推动档案管理工作现代化进程。