高校二级单位声像档案立卷归档流程研究

2016-11-25贺州学院校长办公室梁骁贺州学院监察处余义文

办公室业务 2016年23期

关键词：数码照片声像流程

文/贺州学院校长办公室梁骁；贺州学院监察处余义文

高校二级单位声像档案立卷归档流程研究

文/贺州学院校长办公室梁骁；贺州学院监察处余义文

本文针对当前高校二级单位声像档案立卷归档存在的主要问题，提出要明确其立卷归档范围、要求，结合实际设计出高校二级单位声像档案立卷归档流程，并对各流程环节的职责分工、标准和要求加以规范。

高校二级单位；声像档案；立卷归档流程

随着我国高等教育的快速发展及现代办公设备的普遍应用，高校二级单位在各项工作中形成的声像档案越来越多，它们直观生动地记载着各项工作的开展情况。然而，由于声像档案在档案管理中较容易被忽视，高校二级单位在声像档案立卷归档方面还存在一些问题，因此探索一个适合高校二级单位实际的声像档案立卷归档流程已刻不容缓。

一、当前高校二级单位声像档案立卷归档存在的主要问题

（一）立卷归档不及时。由于部分二级单位专(兼)职摄录人员甚至有的兼职档案员对声像档案的了解和认识不足，只有文书档案意识，而声像档案意识缺乏，他们所认为的档案就是上级来文、红头文件等，因此对在学校或本单位各项活动中形成的照片、影音录制资料等声像档案则不知道也应该收集和立卷归档，认为谁形成就归谁掌握，将其视为个人的劳动成果。时过境迁之后, 对于个人来说，有些声像资料成为无用资料，失去保存价值，因而被个人随便处理掉，但这些声像档案对本单位或学校来说是珍贵的，却因没有及时立卷归档而造成了无法弥补的后果。

（二）立卷归档不规范。部分二级单位兼职档案员对声像档案整理归档业务不清楚，没有规定统一规范的声像档案立卷归档范围和要求,多按个人习惯进行整理。对已形成的声像档案没有辅以文字说明或文字说明过于简单，以致难以确认声像档案的类别。于是造成有些照片与底片分离，有些录像母带遗失，尤其在面对积存的声像档案整理难度大时，声像档案整理归档毅然被放弃，最终导致声像档案的长期保存和开发利用受到严重影响。

（三）立卷归档不完整。高校中有些二级单位在举行重要会议或开展重大活动时，档案管理意识淡薄，从会议 (活动)筹备到结束没有贯穿始终的档案管理和服务工作。虽然专门安排了摄录像人员，并获得了大量珍贵的声像资料,但归档要求缺乏协调统一性，也未制定相应的控制措施。会议 (活动)结束后，所形成的声像档案资料仍然各归各处，有价值的声像档案丢失无法避免。有的二级单位工作人员从自身工作便利出发,声像档案未交给兼职档案员进行立卷归档，个人私自分散保存。高校发展过程中，二级单位人员调动和机构调整时有发生，人员调动和机构调整后，没有办理声像档案移交手续，导致声像档案或无人控制，或无形流失。最终导致单位声像档案不完整。

上述问题充分说明要改变高校声像档案归档率低、流失大、保护开发利用难的状况，必须从高校二级单位声像档案的立卷归档流程上进行改革。

二、高校二级单位声像档案立卷归档流程研究

（一）明确立卷归档范围。要做好高校声像档案的立卷归档工作,必须有明确的立卷归档范围，只有明确范围，各二级单位收集和立卷归档才能按要求进行。当今高校声像档案立卷归档范围应从以下几方面予以规定:1.体现二级单位主要业务活动和工作业绩和成果的声像档案；2.各级领导和著名人士参加二级单位重大公务活动的声像档案；3.记录本校召开的国际、国内学术会议等各类重要会议、庆典等重活动、重大事件的声像档案；4.历届毕业生集体合影，民主党派、无党派人士、海内外校友活动，博士、硕士论文答辩，学生重要社团活动，历届运动会、军训等的声像档案；5.记录二级单位重大事项的声像档案，包括重大事件、重大事故、异常情况和现象等；6.其他珍贵的声像档案。

（二）确定立卷归档要求。高校各二级单位应集中统一管理自身声像档案，以保证声像档案的完整性、准确性、系统性和安全性。具体要求如下：1. 声像档案应为原版原件，特殊情况下也可是基于原版编辑制作的声像制品；编辑制作的声像制品内容要真实，复制品与原件要一致；2.照片与底片影像应一致，并同时归档。数码照片使用JPEG、TIFF格式采集，其中JPEG格式文件不低于900k，TIFF格式文件不低于10M。3.声像档案保存前应在相应设备上演示或检测，以确保其图像清晰、声音清楚，保存归档时应选用安全稳定的介质，保存的声像档案内容必须完整准确。4.应由承办活动的二级单位编写文字说明，并随声像档案一同立卷归档。若声像档案为单张照片，编写说明则以张为单元，若声像档案为联系密切的一组照片，则可编写组合说明。若声像档案为录音录像带、光盘，编写说明则以盒或盘为单元。5.声像档案文字说明字数一般不超过200字，反映声像档案的全部信息的文字说明要通顺、简洁且具有概括性。（1）照片档案的文字说明包括时间、地点、人物及其职务、事由、背景、摄影者等。如为数码照片,其文件名应包含照片事由、时间、地点、人物及其职务。毕业生毕业证照片应说明二级学院名称、年级、姓名、学号等。如为数码照片,其文件名应包含学院名称、年级、姓名、学号。（2）录像档案要标注事件名称、录制二级单位、地点、放映时长、摄制日期、密级等。如为数码影像,其文件名应包含事由、时间、地点、人物及其职务。（3）录音档案文字说明应包括讲话人姓名、职务、事由，以及讲话录制时间、地点、时长、密级等。如为数码录音,其文件名称应包含事由、时间、地点、人物及其职务。

（三）规范立卷归档流程。1.采集整理。学校和二级单位每次开展活动时，应安排摄录人员对活动的现场情况进行摄录。活动结束后，在五个工作日内，声像档案摄录的执行单位或兼职摄录人员要对本次活动形成的声像资料进行剪辑，其过程为初步筛选、鉴别和整理，在剪辑过程中应选择声音和图像清晰、完整的资料，作为一组声像档案反馈给活动承办单位的兼职档案员。2.精选归档。活动承办单位兼职档案员在接到摄录单位或摄录人员反馈的声像档案后，以声像档案立卷归档范围和要求为基本准则来精选声像档案，精选出的声像档案要有代表性，能体现主题内容、主要人物和场景特色等，转入下一立卷归档流程，对不需归档的声像资料加以剔除。3.编写文字说明。在五个工作日内，活动承办单位兼职档案员对其精选归档的声像档案逐个编写文字说明。主要包括:（1）事由，即事物、活动的情由；（2）时间，即声像档案所摄录活动开展、事物产生或变化的时间及其摄录时间；（3）地点，即声像档案所摄录活动或事物的具体地点；（4）人物，即所摄录声像档案中主要人物的姓名、身份，在声像档案中所处位置(例如: 前排右二)；（5）背景，即影响声像档案主题的背景；（6）声像档案的摄录单位名称和摄录人姓名，即摄影者。文字说明编写完成后，对属于学校级别的活动的声像档案返回摄录单位，由摄录单位转入以下各立卷归档流程；属于二级单位活动的声像档案则由活动承办单位转入以下各立卷归档流程。4.分类归档。声像档案分类标准是载体类别、年度、问题(内容、事由)和保管期限。声像材料的形成有其自然规律，具有成套性特点，彼此间相互联系，因此声像档案进行分类时，应遵循其自然形成规律，保持其有机联系，注意其特点，以便于保管和利用。5.归档组卷。一般来说，声像档案的组卷方式主要按专题或事件、内容进行。照片档案与照片相对应的电子文件和光盘的组卷要一致,并注明参见号，即与照片档案对应的纸质文件材料所保存的档号。建立数码照片文件夹，以专题或事件、内容命名，把一组联系密切的数码照片存放在一起。一些载体声像档案如录音录像带、电影胶片、光盘(含数码照片光盘)等，组卷时则按其相应的载体盒(盘)进行。6.编制档号：按照声像档案分类编号方法编制,按年度—分类—卷(册、盒、盘)—件数编制档号。照片档案的档号按其形成年度的分类顺序排列，其组成要素分别为分类号、保管期限、卷号(册号)、张号；数码照片的档号的组成要素分别为分类号、事件顺序号、照片顺序号，所有照片进行编号，且其编号与文字说明编号必须一致；其他载体声像档案按以下顺序进行编号，即载体类别、年度、保管实体。7.电脑著录：以卷为单位，根据材料内容拟定档号、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限等各著录项目。基于活动承办单位兼职档案员对档案资料完成文字说明著录，属于二级单位的活动的声像档案由活动承办单位兼职档案员将声像资料内容对照必著项逐份录入专用的声像档案管理系统；属于学校级别的活动的声像档案由摄录单位兼职档案员将声像资料内容对照必著项逐份录入专用的声像档案管理系统。8.打印目录：声像档案应分别编制涵盖卷(册、盒、盘)号、内容、制作者、密级、保管期限、参见号、备注等项目的档案目录。照片档案编制目录时应以册为单位，同时每册也要编制目录，即卷内目录；声像载体类档案，如录音录像带、电影胶片、光盘(含数码照片光盘) 编制目录时则以盒(盘)为单位。按永久、长期、短期三种保管期限分别打印目录，卷内目录应一式三份进行打印，案卷目录的打印需一式两份。9.档案装盒：完成上述流程后，将声像档案按保管期限分别装入档案盒中暂存，并对档案盒背脊项目及备考表要进行完整填写。10.移交档案：各二级单位应于次年3月底前，将上年度立卷归档的声像档案目录、声像档案实体一并移交学校档案管理部门。移交前，移交单位要填写一式两份移交目录清单。移交时，根据移交目录，交接双方进行清点核对，移交完成后履行签字手续。在一些重要活动中形成的声像材料，尤其是科研项目、基本建设项目、大宗仪器设备采购项目活动中形成的声像材料，应一同随项目归档移交。11.验收档案:学校档案管理部门专职档案员对各二级单位移交的声像档案实体、声像档案目录及磁盘进行检查验收，主要检查移交的声像档案是否齐全，有无遗漏，页码、档案章、装订、目录及电脑著录是否符合要求。12.档案排架：学校档案管理部门专职档案员将接收的声像档案实体按其档号、排列顺序按从左到右，从上到下进行。13.编制检索工具：学校档案管理部门专职档案员撰写声像档案归档说明，装订声像档案目录，并填写目录夹封面和目录夹背脊项目。

三、规范高校二级单位声像档案立卷归档流程的意义

（一）明确了各流程环节的职责分工，确保归档及时和齐全完整。明确了各单位在声像档案立卷归档流程中职责和分工，简化了操作手续，严格各流程环节的标准和要求，层层审核，严把质量关，确保了立卷质量和归档的及时齐全完整。同时，提高了二级单位对声像档案立卷归档的意识和积极性，有利于二级单位声像档案立卷归档的顺利施行。

（二）统一了二级单位的档案管理工作，提高了工作效率。过去二级单位立卷归档的声像档案，多凭其兼职档案员的主观判断而组成，所移交的声像档案，大多不符合档案管理的要求，学校档案管理部门往往又要拆开再重新整理、装订。规范高校二级单位声像档案立卷归档流程，可使声像档案整理归档时有了一致的标准，归档工作也能进行统一，档案工作效率由此得到提高，声像档案的利用效率同时也得到提高。