信息化背景下电力企业档案管理面临的问题与对策探析

文/湖北正源电力有限公司 鄢秀清

信息化背景下电力企业档案管理面临的问题与对策探析

文/湖北正源电力有限公司 鄢秀清

现今社会中，各行业都不能够缺少信息技术。信息化的新背景下，电力企业也逐步融入了信息化的整体进程中。针对电力企业而言，档案管理构成了日常管理中的重要部分。信息化在很大程度上减少了纸质档案，引入了信息化的新型档案管理方式。从电力企业本身来讲，有必要明确信息化形势下档案管理现存的问题；结合档案管理的真实状况，探求具体的完善对策。

信息化；电力企业；档案管理；面临的问题；对策

在传统管理中，电力企业保留的档案通常为纸质档案。然而经过较长时间，纸质档案很容易遭受腐蚀，因而在查阅档案时很难辨认档案中的字迹。相比来看，信息化档案具备了显著的技术优势，可以为电力企业节省更多资源，与此同时也增加了日常管理中的便捷性。在信息化形势下，电力企业需要转变认识，明确日常档案管理中的难点和弊端。企业在引入信息化管理的进程中也需要因地制宜，完善各环节的电力档案管理，密切结合档案管理与信息化的进程。

一、现存的问题

在传统管理中，电力企业需要耗费较长时间用来查找档案；与此同时，电力档案的归档以及日常管理都包含了烦琐的流程。进入新时期后，信息化改变了电力档案原有的管理状态。在信息化手段的辅助下，档案管理人员就可以通过扫描档案，把有关的数值和信息存储于硬盘。后期如果需要调取，那么只要遵照特定的检索流程就能够查阅信息。引入信息化的新模式后，企业内部的有关部门也可以分享实时性的档案信息，便于共享档案资源。然而从现状来看，电力企业在信息化形势下的档案管理并没有达到成熟，仍暴露了如下的缺陷：

（一）针对电力档案的信息化管理，有关人员仍欠缺必要的关注度。从认识层面来讲，档案管理的相关人员并没能给予重视，通常觉得引入信息化的手段会浪费电力企业的更多资源，因而持有排斥的心态。从企业本身来看，电力企业也没能投入足够资金用来构建信息化管理，因而很难确保实时性的档案更新。在这种状态下，档案管理就容易暴露很多的缺陷。

（二）信息化虽然给档案管理带来了便利，但同时也威胁到最根本的档案安全性。信息化模式的档案管理有助于简化操作，然而相关人员却很难在根本上保障档案的完整及安全性。某些情况下，档案即便遭到篡改，管理人员也很难查出篡改后的线索。因此，电力企业亟待增加必备的安全防控手段，以此来保障档案内部的信息完整。

（三）电力档案在信息化管理的新形势下，亟待引进新型的管理人才。然而，电力企业现有的档案管理者通常没能熟悉信息化的档案操作流程，无法妥善防控信息化带来的隐患和威胁。企业由于欠缺专门用于管理档案的新人才，因而无法在根源上提升信息档案管理的实效性。

二、探析完善对策

（一）切实转变认识。近些年来，电力行业正在迅速扩展规模，与之相应的电力企业也获得了显著的进步和发展。在新的形势下，电力企业保存下来的档案总数也会变得更多。企业档案记载着珍贵的信息，可以为企业后期的各类决策提供参照。由此可见，电力企业有必要妥善保存并且利用档案，做好实时性的档案管理。完善档案管理，需要借助新式的信息化途径和手段。作为企业内部的档案管理人员，就有必要转变不适当的认识，真正意识到信息化对于电力档案管理的重要价值。只有从根源上扭转了认识，才能够真正接受新时期的信息化档案管理。

（二）保障档案安全。信息化不仅增加了便利，同时也带来了隐患。这是由于，信息化状态下的企业电力档案更容易被篡改或者窃取。为保障最根本的档案安全，电力企业有必要设置安全管理的规程，同时采取必备的防控手段来杜绝安全隐患。针对企业现有的重要档案，管理人员需要给予必要的加密，同时重视查阅档案过程中的监管，杜绝恶意盗取信息的情况发生。

（三）构建优质的档案管理队伍。做好信息化新时期的电力档案监管，关键点就是培育优质的信息化人才。电力企业只有引入了信息化的新型人才，才能有助于完善现存的档案管理。从企业角度来看，就是要为档案管理的有关人员提供必备的培训，让管理人员明确信息化的具体管理措施。提升人员素质，这样做有助于全面防控档案管理中的各种隐患以及风险，同时也健全了档案信息化管理中的相关操作。

三、结束语

从表面来看，电力档案的保存和管理都是较容易的。然而实际上，档案管理涉及了较多繁杂的流程和步骤。电力企业的有关人员如果忽视了细节管理，那么很容易造成电力档案遗失或者破损的发生。面对信息化的时代背景，电力企业应当认可并且接受信息化的电力档案管理，在此基础上更新现存的管理模式。然而截至目前，信息化的档案管理仍没能达到完善，有待长期的改进。未来的实践中，电力企业的相关人员还需要不断摸索经验，从而服务于档案管理综合质量的提高。

[1]韩丽娜.信息化背景下电力企业档案管理面临的问题与对策[J].办公室业务,2012(17):132-133.

[2]张惠芳.探析信息化背景下电力企业档案管理面临的问题与对策[J].黑龙江科技信息,2014(14):150.

[3]乐华民.试论信息化背景下电力企业档案管理面临的挑战[J].经营管理者,2014(35):345.