试论信息化背景下高校档案管理制度的建设

2016-11-25宁夏大学民族预科教育学院马伟

办公室业务 2016年23期

文/宁夏大学民族预科教育学院马伟

试论信息化背景下高校档案管理制度的建设

文/宁夏大学民族预科教育学院马伟

档案工作是一项重要的社会性的信息服务工作，它不仅仅是简单地对档案进行管理，而是为了充分开发档案利用的现实价值，从而推动档案工作的发展。目前，高等教育发展进入一个新的发展阶段，将信息技术应用作为中心，也推动了档案管理的改革和发展。本文阐释了在信息化背景下，高校档案管理制度存在的问题，并提出了发展的对策。

信息化背景；高校；档案管理；制度；建设

高校档案管理工作具有多方面的功能，其可以涉及高校教学、科研、后勤管理等各个环节。在信息化背景下，高校的信息化建设是时代发展的必然要求，因此，高校档案管理工作也要紧跟时代的发展步伐，引入信息技术手段和方法，促进高校档案管理工作的信息化程度的提高。目前，在信息化背景下，我国高校档案管理制度建设还存在一些问题，因此，研究者应及时总结经验，推进高校档案管理制度的信息化建设。

一、高校档案管理制度信息化建设中存在的问题

（一）缺乏管理意识，管理观念落后。目前，在高校中，领导者和有关的负责人没有充分认识到档案管理信息化建设的重要意义，因此，在档案管理信息化建设上发展比较缓慢。高校领导者认为这一项工作是由学校档案部门进行负责，因此，忽略了高校档案管理工作。同时，高校档案管理人员对高校档案信息化建设的作用认识不足，仍然按照传统的档案管理的方式和方法，坚持传统的档案管理观念，从而影响了高校档案管理信息化建设的进程。

（二）信息化建设基础硬件设备比落后，缺乏资金投入。在信息化背景下，高校档案管理需要借助计算机和有关软件的支持，才能开展信息化档案建设工作。因此，这就对计算机硬件、软件以及人员的素质提出了较高的要求。但是，这项工作是一个系统性、长期性的项目，比如要不断进行资金的投入，从而用来支持高校档案管理建设。但是，用于高校建设的经费有限，高校大多重视对教学、科研的投入，相对忽视档案管理信息化建设的资金，从而不能持续支持档案管理工作的开展。所以，基础硬件设备和软件也比较落后。

（三）网络安全隐患。随着现代技术的发展，为学校提供了更多发展的契机，计算机技术为档案管理工作提供了极大的便利，但是也加大了档案管理的难度，给档案管理工作带来的挑战。网络具有开放性、包容性。因此，要求公开信息资源，实现资源的共享，而另一方面，也需要保护一些人的隐私，防止被侵害。但是，目前越来越多的信息安全事件也逐渐增加，在高校档案管理的信息中，可能包含着重要的机密，影响着学校的发展。因此，若发生信息泄露的情况，将会严重损害学校的发展。

（四）工作量大，效率低下。高校档案管理工作的任务比较繁重，很多档案都是纸质的档案，在进行分类和校对时，往往需要耗费大量的人力、物力，而且花费的时间比较长，在管理时效率不高。

二、信息化背景下加强高校档案管理制度的对策

（一）高校档案管理模式的优化。高校档案的管理模式可以分为两种，一是纳入管理模式，二是非纳入管理模式。纳入管理模式主要是在本校档案馆中实现对档案的管理。非纳入管理模式具有多种不同的表现形式，由于档案管理的类别不同，因此，管理模式也不同。比如，人事部门负责管理高校的人事档案，教务处负责管理学生档案。在对档案进行管理时，档案管理人员要进行合理的分工，实现档案信息资源的有利共享，提高档案的使用率。

（二）充分认识到高校档案管理信息化建设的重要性。在信息化背景下，高校领导者和管理人员要强化对高校档案管理信息化建设的认识，充分认识到其建设的重要性。转变传统的档案管理的理念，加强档案管理人员的信息化建设的意识，提高他们的自觉意识，使他们不断学习，以便可以更好地开展档案管理工作。

（三）加大档案管理信息化建设资金投入。在高校档案管理制度信息化建设中，需要计算机硬件设备和软件的支持，因此，高校要加大资金的投入，完善相关的硬件和软件设备。同时，高校还要重视加强对档案管理人员的培训，使他们接受新的信息管理的理念，促进他们的整体素质的提高。

（四）完善档案管理的信息安全措施。高校档案具有一定的机密性，其包括了很多重要的机密信息，关系到高校的发展，因此，要加强对档案信息的安全管理。所以，高校可以按照保密性划分不同的等级，然后，可以设置一定的权限，只有确认身份安全之后，才允许获得访问权限。同时，要制定严格的管理流程，促进档案管理制度的标准化、规范化，并且要采取有效的监控手段等，增强网络的安全性。