加强煤矿企业文书档案管理的信息化建设研究

文/国投哈密能源开发有限责任公司 马丽烨

加强煤矿企业文书档案管理的信息化建设研究

文/国投哈密能源开发有限责任公司 马丽烨

最近几年以来计算技术发展迅速，煤矿企业的办公也逐渐实现了自动化管理，这样一来传统的文书档案管理方式已经逐渐不能满足实际工作所需，必须要对其进行改革和完善，全面加强信息化建设。本文对此进行了深入分析，首先阐述了煤矿企业文书档案管理信息化的意义，其次对目前存在的问题进行了研究和讨论，并提出了几点加强信息化建设的有效措施。

煤矿企业；文书档案管理；信息化建设

技术发展迅速，信息化时代逐渐到来。计算机逐渐渗透进了社会各个领域，煤矿企业也不例外。在这样的社会大环境下，传统的文书档案处理方式已经不能很好地适应时下发展需要，弊端越来越明显。对此，煤矿企业管理人员一定要加强重视，看清眼下形势，在开展文书档案管理工作的时候适当引入计算机技术，对全部档案资料实施信息化管理，加强企业信息化建设，这样才能为企业的健康发展提供有力保障。

一、煤矿企业实行文书档案管理信息化的意义

（一）实现信息互联。将纸质档案转换成电子版后其存储方式发生了巨大的改变，相较于传统档案管理来说占据很大优势。有些企业出现大量的闲置信息，不仅增大了信息查询难度，也导致资源被严重浪费。眼下计算机技术发展迅速，将计算机应用在文书档案管理中，可以建立一个良好的信息互联系统，使得档案管理途径变得更多，信息资源得到了更大的开发，进一步实现了资源共享。为日后工作提供了一定的便利性。

（二）增强管理效果。实施信息化管理之后，计算机技术将会全程贯穿文书管理的每一环节，将档案管理者的工作难度大大降低，同时也缩短了工作时间。如果档案资料需要修改，直接使用计算机操作即可快速找到目标文件，随机完成修改，包括档案的阅览、统计等都可以使用计算机实现，有效节省了时间和精力。

（三）改变信息传输方式。以往在进行档案长距离传递的时候主要是依靠邮政系统，传送时间长，意外情况多发，一旦出现损坏，会给企业带来严重的经济损失。实现电子化管理后，以文件的方式在线传输，在提高传输速度的同时也保证了信息安全。

（四）保证档案储存的稳定性。文书档案实现信息化管理后，档案保存的时间更长，不会受到任何外界环境变化的影响。存储载体多种多样，方便管理、携带与查阅。

二、煤矿企业文书档案管理信息化管理存在的问题

（一）电子文件保密性存在问题。由于网络的特殊性导致电子档案的内容变化多端，稳定性较差，内容很容易被篡改，同时存在黑客攻击、病毒侵入等大量的安全隐患。一旦档案被人恶意篡改，根本不会留下任何痕迹，很难确认档案是否真实。

（二）管理人员上比较缺乏。文书档案管理信息化从根本上来说就是将计算机技术融入进档案管理中，这样在管理人员方面上的要求就变得更高，必须要高素质的复合型人才才能很好地胜任此工作。而对于目前来说，这方面的佼佼者异常匮乏，少之又少，导致很多设备都无法充分发挥自身的使用价值，这样一来档案管理工作也称不上信息化。

三、加强煤矿企业文书档案管理信息化的相关建议

（一）建立文书档案管理部门。煤矿企业必须要根据实际需要建立一个独立的、专业的文书档案管理部门，选派一些优秀的管理人员组建一个文书资料“收集网络”，命其负责整个企业的文书档案管理工作。管理部门也要做好本职工作，严格管理好每天收集到的所有所有档案资料，并做好档案的归纳、整理和分类，同时认真登记，严格核实，保证在需要的时候能够做到“有据可查”。所有资料都要保持完整，完全符合相关规定。

（二）加强网络安全防护力度。企业管理层应该加强管理，在档案信息系统的内网和外网之间做好隔离措施，避免系统受到不法分子的恶意侵入，保证档案信息的安全性。具体措施如下：1.首先设置好路由器，屏蔽一切不需要的IP地址，有选择性的放入IP，保证整个系统的安全性。2.然后设置好防火墙。这样可以对档案数据进行实时监控，将所有的恶意操作全部禁止。同时也可以监控所有的用户访问记录，一旦发现有不法分子侵入立即就会立即发出警报。

（三）建立高素质的管理队伍。要想从根本上实现煤矿企业文书档案管理的信息化建设，首先要做的就是加强档案管理人员的素质建设。定期进行专业培训和职业道德教育，有针对性地设置培训内容，其中包括：计算机技术培训、档案管理技术培训以及设备操作培训等。与此同时领导层也要给予适当的鼓励，引导员工学会自主学习，丰富自身经验，自觉树立良好的终身学习意识，不断提高自身的专业技能和道德素质，以便更好地适应时代发展需要。除此以外，企业也要适当加大硬件设施的投入力度，使得员工能够充分发挥所学知识，从而为企业发展贡献一分力量。

四、结束语

综上所述，眼下网络技术不断发展，以往传统的文书档案管理方式已经逐渐被社会所淘汰，对此煤矿企业必须要加强文书档案管理的信息化建设，适当引入计算机网络技术，做好网络安全维护，同时加强人员培训和教育，从根本上实现文书档案管理的信息化，满足企业发展的实际需求，使文书档案将自身的实用价值充分发挥出来，从而为煤矿企业的健康、可持续发展提供有力保障。

[1]姚凤琴.分析档案管理信息化建设所面临的问题与对策[J].华章,2012,(19):23-25.

[2]王希元.中等教育学校档案管理信息化建设中存在的问题及对策[J].档案与建设,2011,(07):14-15.