秘书有效时间管理策略

张东++余冬阳

秘书每天要面对大量琐事，如果不进行有效的时间管理就会陷入头绪纷繁、处理无序的状态。长此以往，不仅工作效率降低，秘书还要承受极大的心理压力，所以秘书在工作中运用时间管理理论和策略十分必要。

一、“二八”原则

19世纪末20世纪初，意大利经济学家帕累托提出了著名的“二八”原则，又称2/8定律，即20%的目标具有80%的价值，而剩余80%的目标只有20%的价值。这一原则对于那些在工作中喜欢面面俱到、事必躬亲的职业秘书具有重要的启示意义。所以，秘书应该根据每项工作的价值来投入时间，即应该用80%的时间做能够带来最高回报、价值较高的事情，而用20%的时间来做其他价值一般的事情。这一原则的具体应用方法是：首先对工作进行梳理，将每天的工作分条列项列出；然后对工作分类，标明哪些属于价值80%的工作，哪些属于价值20%的工作；最后对每项工作做时间和精力的分配。当然，这是运用这一原则最初时的状况，当这一原则运用熟练以后，秘书应该清楚地将日常事务性工作列为价值不高的工作，这些工作可以运用闲时处理、批量处理或授权他人处理，而集中精力和时间处理那些根据工作经验可以确定为价值高、高回报的事情。

二、ABCD法则

运用ABCD工作法来确定工作的优先顺序，就是根据事情的重要性（纵坐标）和紧急程度（横坐标）两个维度，将事情划分为ABCD四个类型：A类，属于既紧急又重要的工作任务，如人事危机、客户投诉、即将到期的任务、财务危机等；B类，属于重要但不紧急的工作任务，如建立重要的人际关系、新的机会、人员培训、制定预防措施等；C类，属于紧急但不重要的工作任务，如接听电话、应对不速之客、例行检查、参加通报性会议等；D类，属于既不紧急也不重要的工作任务，如陪客人聊天、浏览报纸、喝茶等。

分清类别之后，就要优先处理A类工作，其次处理B类工作，再次处理C类工作，最后处理那些可做可不做的D类工作。这样就可以最有效地利用时间，收到事半功倍的效果。这四类事情的具体处理策略是：对于A类事情应该在第一时间去做，要舍得为它花费大量的时间；对于B类事情，应计划好什么时候开始做，要花费大量时间并付诸持续努力；对于C类事情可以采取马上就做或授权他人处理的方式，但应在尽可能短的时间内完成；对于D类事情，应尽量控制做这类工作的时间，可以在完成了所有重要的、紧急的工作之后，花一点时间去做，甚至根本不去做。要特别重视处理B类工作，因为这类工作重要但不紧急，如果不做的话，会随着时间的推移越来越紧急，直到突破一定的极限变成A类工作，如果B类工作被忽略而一直拖延下去，就会变成突发事件。所以，秘书要加强对这类工作的计划管理。C类工作如果不断地被拖延，随着时间的推移，它也会变得越来越紧急，当越过一定极限以后，C类工作就可能因为失去时机而消失，由此就会遭受一定的损失。

三、计划统筹

“凡事预则立，不预则废。”科学地做好计划是时间管理的重要方法。对时间进行计划管理的关键有：一是系统统筹用时的思想，充分发挥时间效能，规划不足和规划过度都不利于时间管理。秘书一天的时间安排应张弛有序，不要100%地计划，一般情况下计划中所有工作所需时间总计不应超过75%，其余25%用于处理突发事件或做紧急工作的调剂。二是按计划执行，只有认真执行、灵活处理、随时检查、保持弹性才能真正起到计划的作用。做计划就要制作时间表，时间表主要包括年度时间表、每月时间安排表、一周工作计划表和工作日志等。要对未来发生的事件进行梳理并按照轻重缓急排序后填入时间表里，起到备忘、控制和提醒的作用。要记好每天的工作日志，记录每件事情发生的经过、处理中遇到的问题和困难、处理的方式、办理的效果和反思总结，为以后处理同类事情提供宝贵经验。在具体计划安排时要注意三点：一是集中与分散相结合，要集中时间处理同类事务，比如每天排出固定时间集中批量处理电子邮件、信件和紧急程度不高的事情，对于分散的时间要根据逆势操作和变闲为宝等策略合理利用；二是并行与串行相结合，并行即将性质相同或相似的不同任务同步操作运行，串行即严格按照工作程序和步骤安排操作，但应注意任务的系统安排和优化组合；三是例行与变例相兼顾，要妥善安排例行工作，将常态中的例行工作流程化，不断摸索总结秘书工作规律，形成操作规范，减少完成中的不确定性，节约工作时间，对于变例和突发事件要提高反应速度，灵活应对，尽量将处理这类事情的时间缩到最短。

四、制度约束

秘书可以通过制定成文的或者不成文的制度来进行时间管理，这其实是促使自己养成良好时间管理习惯的重要方法。历史学家梅尔·克朗兹勃在办公室里的每个早上都写10封信；杰出的演说学家乔·查伯纳教授要求手下的电话行销人员每个星期一、二都要打13个电话，星期三、四则是12个，星期五则用来打电话给这个礼拜没有联络上的人。很多作家固定在每天某个时段工作，而且在停笔前必须完成一定的字数。这个方法很有效。假如你养成每天写1000字的习惯，连续一个月后，写1000字便易如反掌。接着你可以增加字数到大概1200字，过十几天后，或许可再增加几百字。

在秘书工作中，制定制度来管理时间主要体现在以下方面：规定自己办公桌上的物品放置有序，工具或资料分类放置，用完以后及时归回原位；每次只处理一份文件，每份文件只处理一次；保证办公桌上只有一份正在处理的文件，处理完毕的文件及时归档；根据自己的工作和精神状态每天固定某个时段处理一些同类性质的事件；规定工作的截止时间，甚至规定自己将工作截止时间提前；用制度来主动减少打扰；形成定时汇报 和反馈制度；尽量采用打扰性不强的沟通方式（如便条、电子邮件）；对于常规事项制作简明易懂的书面说明等。

五、日事日清

“日事日毕，日清日高”，这是海尔集团提出的口号，也是重要的管理方法。这是一条可执行的时间管理原则，包含两层意思：一是当天的工作当天必须完成，工作都有截止日，不能无限期地拖延；二是提出了工作目标，在工作质量上每一天都有进步，在工作要求上每一天都要进步。这个方法能够有效根除拖延症，显著提高工作效率。其实这是一种心态或境界。时间管理的方法告诉我们永远要往前看，要看到现在和未来，只考虑接下去怎么做。正如歌德所说：“把握住现在的瞬间，把你想要完成的事物或理想，从现在开始做起。只有勇敢的人身上才会赋有天才、能力和魅力。因此，只要做下去就好，在做的历程当中，你的心态就会越来越成熟。能够有开始的话，那么，不久之后你的工作就可以顺利完成了。”

六、逆势操作

逆势操作是一种重要的时间管理方法，是指在和大多数人不同的时间段里去从事相同的工作，反而能节约时间，提高工作效率。这意味着当别人没有做某件事的时候你就去做，这样可以省下许多等待的时间。比如汽车快递运输，往往利用夜间开展物流运输，因为这个时间段汽车流量较小，道路通畅，运输成本降低，运输效率提升；逆势操作者会在没有人排队的时候去兑现支票、采购，所以他们不会在周五下午去兑现支票，也不会在周五晚上进超市，而会选在晚上11点或早上六七点去逛24小时开放的超市。逆势操作者退房的时间与其他人不同，他们会选择旅馆自动退房的方式：如果你可以在人潮多起来之前退房，你就不应该在早上9点、10点时去排长龙。在办公室里，逆势操作者会在中午大多数职员外出午餐时使用传真或复印机。

七、变闲为宝

秘书要善于利用零星时间，比如通勤时间、旅途时间、等候时间，学习或处理琐事，反思或规划未来工作，做到凑零为整、变闲为宝。这是一种时间管理思想。要根据自己的身体和精神状况在零散的时间里处理相应的事务，但是不应因此而增加精神和情绪压力，把所有时间都利用起来工作和学习也不符合时间管理原则，所以在零散时间里放松和锻炼身体也是一种时间管理的方式。

八、善用工具

注意将传统工具与现代工具相结合，可以方便地随时进行时间管理。可以随身带一个记事本，列出待办琐事和物品清单，让大脑腾出更多空间来容纳更有意义和高创造性的事情；可以利用智能手机里丰富的时间管理应用软件来进行智能管理和智能提醒；可以利用OA系统里的日程安排制作电子日程，并方便地随时更新和管理；可以充分利用现代办公软件和办公设备提高工作效率，使工作生活更加智能化。

（摘自《秘书之友》）