加强人事档案管理，促进医院人才选拔

孙燕

【摘 要】人力资源决定着组织内部的工作环境，人力资源质量的高低与工作内容的完成度以及工作效率具有重要的关系。人事档案管理作为医院人事管理的重要组成部分，有助于完善医院内部人才的考察与选拔。本文从促进医院人才选拔的角度出发，探索加强人事档案管理的有效途径。

【关键词】医院；人事；档案管理；人才选拔

人事档案管理作为人事管理的重要组成部分，是医院各个部门进行工作考察的重要依据，是医院人力资源管理的重要凭证和依据。科学有效的档案管理模式可以将医院内部的工作人员资料进行分类性、系统性、全面性地整理，有利于人力资源的有效利用，促进医院的人才选拔，从而能够使各个岗位都能够为患者提供更加全面优质的服务，提升医院的信誉水平和服务质量。

一、加强并创新档案管理意识

不少企业或者组织对于人事档案管理是不重视的，认为整理人事档案无非是将所有人的主要经历、政治面貌、品德作风进行简单的登记保存而已，对于企业或者组织的发展毫无意义，同时还要分配人事档案管理人员，对于组织来说无非是又一项支出。加强人事档案管理的第一步，也是首要环节就是要加强医院内部的人事档案管理意识。

首先，在医院的管理者之间应该达成一致意见：对人事档案管理树立重视意识。这有利于人事档案管理的有效贯彻实施，自上而下地推进人事档案管理工作的开展。对于人事档案管理给予更多的资源，包括人力资源，招聘专门的档案管理人才；物力资源，提供人事档案管理资料室，配备基本的办公用品；财力资源，提供更多款项，为人事档案管理工作的顺利进行提供有效的物质保障。其次，提高全员的档案意识，通过公布文件、通知、公告等，来让医院全员了解认识档案管理的重要性，增强各岗位人员的工作积极性与责任感，提高全员的工作效率。最后，人事档案管理人员应该增强责任意识，确保人员充分履行工作职责；人事档案管理人员也应转变档案管理理念，解放思想，创新观念，开拓思路，寻找一种高效、创新且具有“人性化”的人事档案管理方法。

二、建立健全人事档案管理机制

人事档案管理机制是人事档案管理的重要保障，也是人事档案管理得以顺利进行所需要遵循的依据。人事档案管理机制需要建立健全人事档案管理制度，将人事档案的管理过程规范化、程序化、专门化。通过科学的方法以及利用现代化信息技术管理手段，规定档案更新周期、更新时间、托管人员、可以翻阅人员、可使用人员等，明确职权与分工。对人事档案进行科学性、系统性、全面性地管理。人事档案管理的主要分为“收集信息—整理信息—分类归档”三个主要步骤。建立健全人事档案管理机制需要从人事档案管理的三个主要步骤入手，逐步进行规范，并且对每个步骤的着重点进行总结强调。

首先，收集信息。这是人事档案管理的基础。收集信息能否有效进行关系到人事档案的信息是否全面。收集信息作为人事档案管理的重要环节必须强调细致性和全面性。收集信息需要将档案管理人员按科室进行分工，明确责权，从收集信息的第一步开始到分类归档的最后一步截止，负责该科室档案的人员不能更替，若有特殊情况，一定要做好交接工作，明确档案管理人员的责任意识与保密意识；其次，整理信息。这是人事档案管理的关键步骤。对人事档案信息的整理强调档案管理人员的协作分工，医院各个科室的人事档案最好由专门的人员进行整理，即在档案管理之前所分配的人员。最后，分类归档。人事档案的管理，不仅仅是强调对档案的收集、整理与保管，更重要的是能够有效利用科学的人事档案管理，来促进医院内部的人才考察与人才选拔。所以分类归档时，应该注意档案类别的系统性与档案使用时的便捷性。

三、创新人事档案管理方法

随着社会的不断发展与档案管理模式的不断进步，对人事档案管理也提出了全新的客观要求。传统的人事档案管理办法已经无法适应新的需要。为了提供一个全面、系统、高效且查阅方便的人事档案库，需要人事档案管理人员创新人事档案的管理方法。科学技术的发展为信息化时代创造了有效的载体，人事档案作为医院人才选拔的重要信息依据，可以利用现代信息技术，建立一个人事档案电子信息库，实现一种多元化、全方位的档案管理模式，从传统的纸质档案繁琐的管理工序以及纸张损耗性较大的模式中解脱出来，达到既高效又环保低碳的效果。现代电子科技的使用，利用和完善现代电子科技产品，使档案管理与现代电子同步。为此，需要信息录入人员的核实与检查。为了保证信息真实有效全面，应该保证信息录入的准确性和完整性，为了保证信息的保密性，应该限制该电子档案信息库的登录人员，以及人员的修改权限，防止人员信息的泄露，保证全员的信息安全。最后还要建立一个资源共享平台，这与其保密性并不冲突，而是将传统的档案管理中档案管理人员的角色进行转变，从一个保管者变为一个信息拥有者，通过档案信息共享化，档案室也变成一个信息交流中心，从而体现出信息的重要性。人事部门可以通过资源共享来了解不同职工的技能与他们的价值，从而达到员工合理分配的目的。

综上所述，笔者从加强并创新人事档案的管理意识、建立健全人事档案管理机制以及创新认识档案管理方法三方面对加强人事档案管理的有效途径进行了探索。医院加强人事档案的有效管理有利于人事部门充分掌握医院内部工作人员的真实信息，了解他们的工作能力，为医院内部的工作安排与调动提供了便利。通过加强人事档案的管理，促进医院的人才选拔，有利于充分利用人力资源，有效实现员工自身的自我价值与社会价值。

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