关于住房公积金档案信息化的探索思考

李永爱

摘 要：文章在分析了传统管理模式现状的基础上，结合国家档案管理要求和住房公积金具体实践，重点论述了住房公积金档案信息化的推进实施方向。

关键词：住房公积金;档案管理;信息化

中图分类号： G276            文献标识码： A            文章编号： 1673-1069（2016）30-112-2

0  引言

在深入贯彻实施《住房公积金管理条例》过程中，各级各部门对住房公积金引起高度的重视，缴存范围正在扩大，缴存比例正在提高，使用效率正在加强，缴存人员流动幅度逐渐加剧，住房公积金档案管理的信息化程度，深刻影响着人们的日常生活，切实关系到人民群众的切实利益。

1  对住房公积金档案管理信息化的几点认识

档案管理信息化是对现有以纸质为主要载体的档案，通过采取电子扫描等高科技技术手段，对现在库藏的档案进行数字化加工，将纸质档案转化为影像，与电子档案管理系统软件连接建成健全的电子档案数据库，以供有关人员通过局域网、专网利用计算机对档案实现自动化查阅、检索、从而既有利于档案的安全保管，又能提高档案利用效率。根据国家档案局、中央档案室印发的《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》（档发〔2005〕1号）、《全国档案信息化建设实施纲要》（国档发〔2002〕8号）等文件要求，把“加快档案信息化建设”“加快现有档案的数字化进程”列为机关政府、企事业单位信息化工作的主要任务。建立数字综合档案室、实现住房公积金档案管理信息化势在必行。

1.1 住房公积金档案管理信息化是适应时代发展的要求

住房公积金档案作为原生的信息资源，其重要性正日益凸显出来。逐步掌握信息技术为住房公积金档案工作服务，节约档案利用的空间和时间，最完整的保障档案信息的安全，最大化实现住房公积金档案管理的最优，是顺应改革潮流，适应时代发展，为住房公积金档案事业迈上一个新台阶的新举措和新要求。

1.2 住房公积金档案管理信息化是依法管理档案的需要

依据《中华人民共和国档案法》，各级档案馆（室）应当依法保管包括电子文件在内的各种门类各种载体的档案信息资源。住房公积金档案作为与人们生活工作息息相关的一种信息资源，更应当依法建立数字档案馆（室），并以数字档案馆（室）为依托，使住房公积金信息资源真正成为应长期保存的最终集结地。

1.3 住房公积金档案管理信息化是加强档案信息资源建设的需要

成立数字档案室可将住房公积金办理过程中形成的各类电子文件及时接收进馆，与库房档案实现数字整合，大大丰富馆藏档案资源，方便利用。建设住房公积金数字档案馆（室），规范住房公积金电子文件的收集、归档、管理和利用，正是众多技术手段中最行之有效的措施。

1.4 住房公积金档案管理信息化是共享档案信息资源的需要

通过办公平台，逐渐实现办公自动化系统与住房公积金档案系统的无缝链接，对住房公积金管理过程中形成的对国家和社会具有保存和利用价值的电子文件、电子档案等信息资源进行整合，实行集中采集、归档，统一管理，统一提供利用，做到数据规范、安全保密、资源共享，使查阅者可以随时通过软件根据权限调阅、查询住房公积金档案资料，社会公众也可通过互联网访问专用网站查阅部分公开非涉密的住房公积金档案资料，实现住房公积金管理资料信息资源共享。

1.5 住房公积金档案管理信息化是节约管理成本的需要

电子文件相对于纸质文件，其保管条件、运作成本要求较低。2015年，随着住房公积金存量资金释放年终目标任务的完成，产生了成千上万的缴存档案、支取档案、贷款档案，以及日常工作中形成的文件档案，人事档案等等。

1.6 住房公积金档案管理信息化是安全保密工作的需要

对住房公积金档案进行集中统一管理比分散管理更有利于维护电子文件的安全性，有效地防止涉密电子信息的外泄。同时，保管的安全系数进一步增强，可防止住房公积金有关资料、单据的遗失、损毁。

2  实现住房公积金档案管理信息化的几点思考

就目前住房公积金档案管理而言，实现信息化首先要实现既有档案的数字化。要按照规范要求分门别类，采用现代化信息处理手段，以统一规划、分级建设、安全保密、突出特色为方针，以文档一体化、归档文件双轨制为原则，逐步对现有的住房公积金文件资料进行全面电子化处理，建立健全档案目录数据库、现行文件数据库，通过数据接口和档案馆档案管理系统挂接，用先进的数字化档案管理系统提供安全、高效的管理和利用，实现真正的住房公积金档案资源共享。

2.1 住房公积金档案管理信息化需要遵循的标准和规范

在数字化过程中，首先要严格遵循《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《电子文件归档与管理规范》《电子文件管理暂行办法》《文书类电子文件元数据方案》，以及国家档案局《企业档案工作规范》《数字档案馆建设指南》等国家法规和行业规定，就吕梁市住房公积金管理中心而言，还要遵循《山西省档案管理条例》和《住房公积金档案管理规范》等有关管理办法。

2.2 住房公积金档案管理信息化需要遵循的基本原则

首先要确定档案信息化的对象，即要对所有住房公积金档案文献进行确认，将属于归档范围而且属于永久或长期保存的，在工作中社会利用价值高的档案资料列入信息化加工的范围。

2.3 住房公积金档案管理信息化过程中需要注意的问题

①对于大量住房公积金档案的作息化加工工作，如果由外包服务商进行加工，必须要求其有合理的加工工序设置，必须有成熟的生产管理机制，必须有有效的监督管理制度，还必须有严格培训、经验丰富的生产、管理队伍，还要有符合国家规定的保密资质和措施。②在对住房公积金档案信息化加工前，要严格做好档案的有关交接手续，以档案的原始归档号（盒号）为档案标识，作为记录、核对的依据，与外包服务商做好记录台账，相互签字认可，同一批次接收的档案，要同一批次归还，对有破损的档案，要有记录和双方的签字认可。③在对住房公积金档案信息化加工的过程中，要按照《档案著录规则》的要求，规范住房公积金档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行修改。④在对住房公积金档案扫描之前，根据档案管理情况，尽量避免去除装订物，确实影响扫描工作需要拆除时应注意保护档案不受损害。破损严重、无法直接进行扫描的档案，必须先进行专业技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理（压平或烫平等）后再进行扫描。⑤在对住房公积金档案扫描过程中，要进行全过程监控，认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。遇有漏扫、重张，图像黑边、偏斜、折角、不清晰等情况，及时进行重扫或补扫。对扫描出现偏斜的图像应进行纠偏处理，对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应遵循不影响可懂度，展现档案原貌的原则，进行去污处理。⑥扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的规范要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。保证装订牢固，案卷整齐，卷内材料不松动，脱落，保持与原案卷一致。⑦随机抽取样本，以质量标准为依据，检验产品质量，对于质量不合格的生产任务，返回至相应工序，重新加工。质量合格的任务则可以转换格式，制成成品挂接到档案管理软件中。

3  住房公积金档案管理信息化的经济效益分析

3.1 直接效益

通过对住房公积金档案信息化加工过程，加强对珍贵、重要档案的保护，可以极大地提高档案利用的效率和水平，提高档案管理的工作效率。同时，在互联网和政务专网上进行开放住房公积金档案目录的网上查询，逐步实现网上开放档案信息原文的有偿查询，实现增值服务。

3.2 间接效益

对住房公积金档案信息化加工，有利于将档案信息资源转化为生产力，是档案电子政务的重要组成部分，在推动档案数字化的发展等方面有着积极的作用。一是实现7×24小时的实时在线，全系统任何角落的使用者都可以访问自己所需的档案资料，提高了查询速度;二是实现住房公积金档案信息资源的在线接收为各立档单位节约了大量的人力、物力，节约了大量宝贵的时间，提高了工作效率;三是住房公积金档案信息内容更加全面完整，不仅包含档案目录信息，也完整包含了具体的信息内容，利用者不需要再查阅纸质档案，大大延长了住房公积金档案的保存期限，间接经济效益非常巨大。

总之，随着住房公积金事业的进一步发展，建立住房公积金综合数字档案馆（室）、实现档案管理信息化是住房公积金档案事业发展的必然产物，必将为住房公积金事业的健康、稳定发展提供有力的保障和积极的服务。

参 考 文 献

[1] 姜之茂.当前档案工作的走势评析[J].上海档案，2002，3.

[2] 张大伟.关于大双轨制管理概念及其对策研究[J].档案科技与现代化.