一卡在手不仅是简单方便

2016-11-17蔡东升

中国石油企业 2016年5期

□ 文/蔡东升

一卡在手不仅是简单方便

□ 文/蔡东升

大庆油田储运销售分公司成品油供销总站负责油田的汽、柴油供应业务。由于机构改革，成品油供销总站扁平化后，人员分流到下面5个中心站，原有的成品油库划归大庆炼化公司管理，原有的自提油系统不能再使用，改为开手工单据方式付油，业务人员工作量因此大增。并且，由于用户每天都需要来办理自提油业务，此种方式也给用户增加了不必要的工作量，同时手工单据增加了造假风险。

目前自提油调拨单据是一式三份，第一张为业务联，第二张为用户提油联，第三张为用户留存联，套印方式，无防伪，由业务人员手写方式开具，因而存在下列风险：一是如果让不法分子了解清楚内部业务情况，极有可能发生利用假单据冒充拉运汽、柴油事件。如果利用假单据拉走一车油品，按20吨计算，那么就会造成10多万元的损失。同时也会给单位造成极坏影响。二是遇到业务人员忙不过来时，也会发生调拨员让用户自己填写自提油调拨单的情况，如果是守信用的用户可能会如实填写拉运数量，但如果遇见不负责任的用户错填数量，或者是不守信用的用户多写了提油数量，结果就是月末对不上账，需要业务人员一笔一笔核对单据。这既增加月末结账工作量，耽误了月末结账时间，也证明管理漏洞存在。

成品油库装油流程是用户持调拨员开具的手工调拨单，去油库办理提油手续，装完油后再回到油库开具实际装油出库单，罐车安检出库，完成一次拉运过程。储运销售分公司各中心站的调拨员，每天要去炼化公司油库取回用户拉运油品出库单，回来登记入账。有时候因拉运出库单取回的不及时，导致积累了几天后，再录入结账系统。如果遇上调价因素，就会造成单据录入时间错误，从而导致结算时价格发生错误。例如，成品油关区中心站在1月份曾发生出库单前后时间录入错误情况，当时把-35号柴油24.999吨（单价5963元/吨），录入到单价5808元/吨数据中，结果导致月末结账时，少付给黑龙江大庆销售分公司成品油款3874.85元。成品油中区中心站也曾把-35号柴油1237.325吨（单价4821.19元/吨），录入到单价5229.19元/吨数据中，导致月末结账时，多付给黑龙江大庆销售分公司成品油款504832.89元。这些错误是在月末结账后，黑龙江大庆销售分公司发现并告知储运销售分公司的，因己经结完账，只能在下个月结账时充回。好在对方也是中国石油企业，但如果是私营企业，恐怕这笔错误资金很难被发现，要回难度也很大。

自提油手工调拨单据存在安全风险还表现在无法及时掌握用户自提油拉运情况上。目前油田自提油拉运方法是油田各二级单位先将油料款存入储运销售分公司账户中，调拨员根据用户存款金额，每天给用户开具自提油调拨单，同时核减用户账户中的资金。因手工调拨单不等于实际拉运数量，且用户也有开完手工调拨单后，因生产发生变化，又没去拉油情况。这种情况用户也不通知调拨员，造成拉运数量和开具调拨单据的数量不一致，再加上去炼化公司油库取出库单不及时，调拨员就不能及时准确地掌握用户自提油数量，也无法准确核减用户账户资金数，造成账实不符，拉多时候会造成赊销问题。

与此同时，因为没有一个很完善的自提油管理系统，月末结账只有依靠人工统计完成。油田每天都要拉运生产用油，单据数据量非常大，为保证数据准确，出库单的数量都需要人工一张张核对，工作量非常大，且人工核对，也极容易发生统计错误。为保证数据准确，结账时都要核对3遍以上，业务量大的中心站，还设置2名业务调拨人员，以方便工作和统计数据准确。为保证5个中心站总合计拉运数量准确，要有专人来额外承担起5个中心站的自提油数量核对工作，将5个区的合计数，与炼化公司、黑龙江大庆销售分公司核对，无差错后，才能同意5个中心站去黑龙江大庆销售分公司结算开发票。

针对手工单据风险、业务人员劳动强度、月末结算及用户工作量增加等诸多问题，储运销售分公司提出上一套IC卡自提油管理系统，并最终确定海门黑大信息工程技术有限公司为该管理系统项目建设服务方。

成品油自提油IC卡管理系统设计建成后，将极大地方便油田自提油管理工作，规避假单据和用户自己填写单据风险，油田自提油用户也不需要每天来开调拨单，自提油款在月初开油时，将一次性输入到用户自提油卡中，用户只需持卡每天到油库拉油就可以了。该系统的建立，不仅能规避风险，还能减轻调拨人员劳动强度，节约岗位设置。调拨员也可随时查询用户提油情况，月末结账时，可直接打印结算单据，方便结账，整个过程无人工参与，完全可以保证数据准确性。