关于加强立档单位档案收集工作相关探析

张树起

摘 要：档案收集是档案工作的起点，关系到档案质量和档案管理的有效开展。在档案部门工作中，必须重视档案收集工作，以确保档案资料的完整性、丰富性、准确性，使档案能够满足使用者的需求，为促进档案事业稳步发展奠定坚实基础。本文从阐述档案收集工作的重要性入手，对档案收集工作存在的问题进行分析，并提出加强立档单位档案收集工作的措施建议。

关键词：立档单位；档案收集；档案部门

1 档案收集工作的重要性

（一）档案收集是档案工作的基础

收集相关的资料和文件是档案部门开展档案工作的首要环节，如果原始档案缺失，则会导致后续的档案工作无法有序进行。原始档案收集对档案工作开展的连续性具有直接影响，同时还会影响档案的开发与利用，若是收集的不全面，可能会造成珍贵的资料丢失，由此会产生出不可弥补的损失。对散存于社会上的档案及文献进行征收是获取档案的重要渠道，由此可以对分散的文件和原始资料进行科学规范的管理，从而实现档案收集工作的制度化。收集作为档案工作的基础，它是档案管理体系建立的保障，从本质的角度上讲，没有收集就不会有档案的形成，档案工作的开展也就无从谈起，由此可见，档案收集是开展档案工作的重要基础，对此必须予以足够的重视。

（二）档案收集是保证档案质量的前提

档案收集的全面性、完整性以及档案本身的价值高低，是衡量档案部门档案工作质量的关键指标。档案部门收集的资料和文件越丰富、越珍贵，其历史价值就越高，从而可以为社会提供更多具有参考价值的数据信息。档案的收集是后续工作开展的前提，想要提高档案编研、历史事件研究、史料出版等工作的质量，就必须保证档案的收集丰富、齐全，不仅如此，收集还是提升档案归档质量的有力保证。

2 档案收集工作存在的问题

（一）档案收集制度执行不力

立档单位虽然根据国家发布的档案法和相关工作条例制定了档案收集制度，但是在实际工作中却存在着制度执行不力的问题。尤其在档案移交环节，部分立档单位未能做到及时向档案部门移交有价值的文件资料，导致档案部门无法收集齐全档案资料。

（二）档案收集文件不齐全

立档单位的档案资料缺损严重，一些文件资料有正文无附件、有报告无批复，并且文件材料还存在着错别字、不规范、不校对等问题，降低了文件资料的实用价值。同时，部分档案工作者难以转变被动收集观念，使得档案收集工作往往处于被动状态，坐等立档单位移交文件材料，易造成档案资料收集不齐全。

（三）档案收集载体形式单一

檔案部门重视公文档案、纸质档案收集，忽视其他载体形式的档案收集，如音像、图片、实物等资料的收集，从而导致档案收集门类不全，难以立体、全方位地反映各方面的历史发展情况。同时，档案部门的档案收集手段单一，没有综合运用购买、复制、征集等手段保证档案收集资料的完整性。

（四）档案工作者素质有待提高

档案工作者是开展档案收集工作的主体，他们的素质和专业水平高低直接关系到档案的收集效率和质量。然而，受各方面因素的影响和制约，如档案工作者流动性大、专业知识更新不及时、管理理念落后等等，加之档案部门对相关人员的培训工作重视程度不够，严重影响了档案收集工作的有序开展。如，有的档案工作者在进行档案收集时，工作态度不端正，从而形成了不交不收的情况，导致很多重要的档案资料和文献流失。

3 加强立档单位档案收集工作的建议

（一）健全档案收集规章制度

档案部门应当按照我国现行《档案法》及其实施细则的有关规定要求，并结合本单位的具体情况，对与档案收集工作有关的规章制度加以健全。一方面要制订科学合理、切实可行的档案收集工作实施办法、规定和制度。另一方面应针对档案收集和其它环节的有关措施进行明确规定，如档案收集后的整理、归档、保存、利用等，从而使档案收集工作的开展有制度可依，由此能够减少并杜绝各种文件资料私存不归档的情况发生，有助于档案收集质量的进一步提升。

（二）采用有效的档案收集方法

档案收集要求立档单位及时向档案部门移交档案材料，由档案部门对材料进行整理立卷。但是受立档单位自身因素的影响，时常会出现档案材料移交不及时、不全面的情况，这就要求档案工作者必须提高主动收集意识，采取适当的收集方法，重视对档案材料的跟踪收集。首先，采用专题收集法。档案工作者要根据工作经验，提前预见重要活动、会议等事件可能产生的档案材料，而后明确归档范围、要求以及时间，要求立档单位按照这些要求及时上交档案材料。其次，采用追踪收集法。档案工作者要加强与立档单位的联系，及时了解立档单位运行中形成的各类文件材料，对文件材料进行跟踪收集，提高档案收集的完整性。最后，采用现场收集法。档案工作者要深入到科研课题、项目设计、基建工程竣工验收等活动的现场，对文件材料进行现场收集，并提出验收意见。

（三）拓宽档案收集途径

新时期下，档案部门要调整档案收集思路，根据不同情况采用不同的收集手段，如接收、复制、购买、征集、转让、捐赠等手段，同时还要拓展档案资料收集的门类、载体，确保档案资源的完整性和丰富性。首先，档案部门要做好传统档案的接收工作，包括立档单位移交的档案资料，以及专业档案、科技档案、多媒体档案资料等。其次，鼓励立档单位捐赠档案资料，如档案部门可主动与图书馆、博物馆、科研所等单位加强联系，必要时可采取复制、收购等手段收集重要的档案资料。再次，加大档案征集力度，档案部门要灵活运用法律、行政、经济等手段，征集具有地方特色的档案资料和非公务档案资料，如名胜古迹、风俗民情、名产名牌等方面的档案，确保档案收集工作与社会、现实、生活和档案利用者相贴近，增强档案收集的多样性。再次，扩大档案收集的影响力，档案部门应建立起档案收集网站，提高立档单位对移交档案的积极性，并及时对外公布档案收集工作情况。

（四）建设高素质档案工作队伍

档案工作者是档案收集工作的执行者，为此档案部门要重视高素质档案工作队伍建设，确保档案收集工作有序开展。首先，提高档案工作者的责任意识，要求档案工作者将被动的档案收集观念转变为主动收集，保证档案资料的完整性。其次，落实档案收集工作奖惩激励机制，档案部门要将档案收集工作情况纳入到档案工作者个人的年度考核范围内，重点考核档案资料收集的系统性、完整性、及时性以及准确性，激励档案工作者高质量完成档案收集工作。再次，优化档案工作队伍，积极引进档案专业人才，并对在职档案工作者定期开展专业培训，不断提高档案工作者的理论水平，使其扎实掌握档案收集技能。

4 结论

总而言之，档案部门要按照反映历史、突出主体、丰富资源、体现特色、服务社会的原则做好档案收集工作，全面提升档案管理水平。作为一名合格的档案工作者，必须树立主动的档案收集观念，综合采用多种档案收集方法和手段，最大限度地收集重要的文件材料，确保档案资料齐全完整，充分发挥档案的利用价值，满足各方面对档案信息的需求。

参考文献

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